Що таке рекомендації (references)?

У HR-контексті рекомендації — це думки та інформація про кандидата, надані його колишніми роботодавцями, керівниками, колегами або іншими особами, які мали з ним професійний контакт. Рекомендації можуть бути письмовими (офіційний документ із описом досвіду роботи) або усними (зустріч чи телефонна розмова з рекомендодавцем).

Рекомендації не є обов’язковою частиною рекрутингового процесу, проте їх часто вимагають або рекомендують під час найму на керівні посади, вузькоспеціалізовані ролі або позиції з високим рівнем відповідальності (наприклад, доступ до даних, робота з клієнтами чи управління бюджетом).

Що таке перевірка рекомендацій (reference check)?

Перевірка рекомендацій — це етап рекрутингового процесу, під час якого рекрутер зв’язується з колишніми роботодавцями кандидата або особами, зазначеними ним як рекомендодавці, щоб підтвердити інформацію з резюме та отримати глибше розуміння професійних якостей кандидата.

Зазвичай під час такої розмови ставлять кілька стандартних запитань, зокрема:

Якими були основні обов’язки цієї людини на посаді?
Як би ви оцінили рівень залученості та якість її роботи?
Чи найняли б ви цю людину знову? Якщо ні — чому?

Залежно від посади та контексту, також можуть ставити запитання про роботу в команді, рівень самостійності або здатність працювати під тиском.

Чим перевірка рекомендацій відрізняється від background check?

Background check передбачає перевірку фактів із професійної та особистої історії кандидата. Залежно від вимог посади, це може включати підтвердження досвіду роботи, освіти, наявності/відсутності судимостей, водійського стажу або кредитної історії.

Перевірка рекомендацій (reference check) зосереджується на зборі думок людей, які працювали з кандидатом. Вона дає уявлення про стиль роботи, професійні взаємини, рівень залученості та soft skills — аспекти, які неможливо підтвердити лише за допомогою документів. Рекомендації часто є частиною ширшого процесу оцінювання кандидатів, особливо для ролей, що вимагають високого рівня довіри.

Чи варто перевіряти рекомендації кандидатів?

Рекомендації надають додатковий контекст і допомагають краще зрозуміти стиль роботи кандидата, рівень його залученості та професійні взаємини. Вони особливо корисні під час найму на позиції, що потребують високого рівня самостійності або розвинених навичок співпраці.

Водночас варто пам’ятати, що думки колишніх керівників чи колег завжди є суб’єктивними та можуть містити упередження — як позитивні, так і негативні. Те саме стосується письмових рекомендацій, ініційованих самим кандидатом: часто вони мають загальний характер або є виключно позитивними й не завжди відображають реальний рівень компетенцій.

Тому рекомендації слід розглядати як додатковий інструмент, а не основний критерій оцінювання. Їхня цінність зростає у поєднанні з іншими елементами рекрутингу, такими як співбесіди, практичні завдання або тести на компетенції.

Юридичні обмеження, пов’язані з перевіркою рекомендацій

Перевірка рекомендацій є формою обробки персональних даних. У більшості країн вона вимагає:

згоди кандидата на звернення до третіх осіб;
дотримання принципів прозорості та пропорційності (кандидат має знати, хто збирає інформацію, коли і з якою метою);
обмеження обсягу запитів лише релевантними для рекрутингу даними (наприклад, професійний досвід, компетенції або стиль роботи).

У деяких країнах, зокрема у США та Австралії, діють додаткові вимоги, які часто регулюються місцевими або штатними законами про захист персональних даних.

У країнах Європейського Союзу, де застосовується GDPR, рекомендації вважаються персональними даними. Це означає, що:

має існувати правова підстава для обробки даних, наприклад згода кандидата або законний інтерес роботодавця;
обробка має бути цільовою та мінімально необхідною (лише ті дані, які потрібні на відповідному етапі рекрутингу);
увесь процес має бути прозорим (кандидат повинен знати, хто обробляє його дані, з якою метою та протягом якого часу).

Варто пам’ятати, що GDPR не скасовує додаткові національні вимоги. Деякі країни (наприклад, Німеччина та Франція) запроваджують більш суворі правила — зокрема вимогу письмової згоди на надання рекомендацій або обмеження щодо обсягу даних, які можуть бути розкриті.

Чи варто користуватися сервісами перевірки рекомендацій?

Аутсорсинг перевірки рекомендацій може бути виправданим у таких випадках:

під час найму на позиції з високим рівнем відповідальності (наприклад, CFO, CTO, Country Manager);
у межах міжнародних рекрутингових процесів, коли потрібна підтримка для контакту з іноземними роботодавцями;
за необхідності зберегти нейтральність і об’єктивність (наприклад, у конфліктних ситуаціях або під час внутрішнього рекрутингу);
за відсутності внутрішніх ресурсів для проведення професійної перевірки рекомендацій.

Сторонні провайдери перевірки рекомендацій зазвичай надають послуги з дотриманням вимог GDPR. Вони можуть діяти як обробники персональних даних від імені контролера даних (роботодавця) та забезпечувати належний рівень безпеки й відповідності законодавству.

Як використовувати HR-платформу для перевірки рекомендацій

Якщо ви плануєте включити перевірку рекомендацій у свої рекрутингові процеси, варто скористатися можливостями HR-платформи, зокрема такими, які пропонує PeopleForce. Це допоможе ефективно організувати весь процес і водночас забезпечити відповідність вимогам законодавства.

На платформі ви можете:

додати етап «перевірка рекомендацій» до рекрутингової воронки, зробивши його видимим для рекрутерів і hiring-менеджерів;
зафіксувати згоду кандидата на звернення до рекомендодавців;
безпечно обробляти дані відповідно до вимог GDPR із можливістю відстежувати, хто і коли мав доступ до інформації;
прикріплювати отримані рекомендації безпосередньо до профілю кандидата у вигляді файлів або нотаток;
ділитися рекомендаціями з обраними особами (наприклад, hiring-менеджерами), не передаючи дані за межі системи;
додавати власні нотатки або підсумки після розмов із рекомендодавцями.

Завдяки інтеграції з кваліфікованими інструментами електронного підпису всі згоди кандидатів можна отримувати в цифровому форматі. Це підвищує надійність документації та спрощує дотримання вимог GDPR.

Підсумок: чому перевірка рекомендацій має значення

Перевірка рекомендацій дає змогу отримати інформацію про результати роботи та поведінкові особливості кандидата, які можуть бути критично важливими під час оцінювання його відповідності команді та посаді. Серед переваг включення цього етапу до рекрутингового процесу:

більш точні рішення щодо найму;
зниження ризику невдалих наймів;
скорочення витрат, пов’язаних із плинністю кадрів;
швидше закриття вакансій;
краща документація процесу, особливо за підтримки HRM-системи.

Водночас це корисний, але чутливий інструмент, застосування якого потребує обережності, оскільки GDPR та інші регуляторні вимоги можуть обмежувати обсяг і спосіб збору інформації. Непродумані процеси — наприклад, перевірка рекомендацій без згоди кандидата, постановка нерелевантних запитань або неналежне поводження з даними — можуть наражати організацію на юридичні ризики та підривати довіру кандидатів.

Саме тому варто впроваджувати прозорі процедури та, за потреби, звертатися по юридичну консультацію або передавати цю задачу зовнішнім провайдерам, якщо у вас бракує відповідних ресурсів чи досвіду.

Зміст: