Дружити не можна сваритись: 11 кроків до успішного офбордингу при звільненні [чек-лист]

Більшість HR-менеджерів приділяє дуже багато часу на онбординг і мало на офбордингу, хоча вплив на HR бренд та імідж компанії обидва процеси мають однаковий. Ми вирішили виправляти ситуацію і розповісти про те, як звільнити співробітника або організувати його відхід за власним бажанням так, щоб потім не було скандалів, образи, гнівних коментарів на DOU, а тільки подяка за отриманий досвід.

Етап 1. Проведіть Exit Interview

Ваша мета, як HRа, - обговорити причини звільнення і дізнатися, з якими враженнями, відчуттями співробітник йде з компанії - негативними чи позитивними. Це важливо, тому що до колеги напевно звернуться потенційні кандидати, щоб дізнатися всю «кухню» організації (а саме її недоліки і підводні камені).

Універсальних відповідей на цьому етапі немає, бо їх контекст залежить від того, співробітник звільняється сам або це рішення компанії. В цілому, їх можна взяти з опитувань залученості, якщо ви їх проводите. Якщо у вас такий заготовки немає, скористайтеся нашою:

Етап 2. Обробіть результати зустрічі

Після exit interview може з'явитися одне з 3 типів рішень: призначення відпустки, перевід колеги в інший відділ і запуск процесу звільнення. Давайте розглянемо всі 3.

2.1. Організуйте відпустку

Буває, що співробітник просто сильно втомився, давно не був у відпустці (в яку не міг піти через великий потік завдань і відповідальності). Якщо є така можливість (невелике навантаження колег, хоча б 7 невикористаних відпускних днів), то відправте його на відпочинок і дозвольте не втягуватися на цей час в робочі процеси.

Після обов'язково повторно проведіть зустріч 1:1, щоб прийти до остаточного рішення - звільненню бути чи ні.

2.2. Обговоріть з ТОП менеджментом перевід колеги в інший відділ

Ще буває, що людина просто емоційно вигоріла на своїй посаді, втомилась від неї і хоче чогось нового. Швидше за все, такий співробітник володіє навичками в іншій області, які хоче розвивати. Тоді доречно організувати щось на зразок іспиту, тестового завдання. Якщо співробітник впорається - сплануйте випробувальний термін або відразу прийміть в команду іншого відділу. Якщо немає - дивіться наступні пункти.

2.3. Повідомте про результати розмови ТОП менеджменту, керівнику відділу

Перш ніж приймати остаточне рішення щодо звільнення співробітника, поговоріть з його керівником (або директором компанії, якщо цей працівник - ТОП менеджер). Поясніть ситуацію, запропонуйте варіанти вирішення.

Зазвичай після такого керівник захоче зустрітися з підлеглим особисто на 1: 1 і повторно все обговорити (і якщо це реально цінний співробітник, спробує його залишити). Далі знову є 2 виходи - колега залишається, але щось в його роботі змінюється (це дуже індивідуально), або звільняється. Якщо приймається друге рішення, то завдання ейчара - поки нічого не говорити іншим співробітникам (особливо якщо вас про це попросили).

Етап 3. Почніть звільнення і допоможіть співробітнику з бюрократичними процесами

Без вас колега, який звільняється, не впорається з такими завданнями:

підписання документів про звільнення;

• розрахунок по заробітній платі та інших виплатах;
• передача основних документів (для податкової та бухгалтерської звітності, якщо співробітник працював не по трудовій книжці);
• передача трудових обов'язків.

Етап 4. Обговоріть конкретні терміни офбордингу і дату  останнього робочого дня

Щоб визначитися з датою останнього робочого дня, вам з керівником і колегою потрібно зібратися і обговорити поточний стан справ:

• актуальні проекти;
• які завдання потрібно завершити і в які терміни він це зможе зробити;
• з чим і що ще потрібно затвердити;
• які в цілому у нього неофіційні правила роботи з іншими співробітниками (в команді, з колегами з інших відділів);
• які бізнес-процеси в його зоні відповідальності.

Це допоможе відразу ж підготуватися до адаптації нового співробітника.

Буває, що співробітник хоче допрацювати ще 14 днів (згідно з трудовим законодавством) і довше ніяк не зможе (навіть якщо не встиг завершити свої проекти, справи). А позиція серйозна, складна і її за 2 тижні точно не закрити. Тому вам важливо подумати (разом з керівником працівника, який звільняється або директором компанії), хто буде виконувати його обов'язки, якщо ви не встигнете знайти заміну.

Є такі варіанти:

• завдання розділяються між іншими співробітниками (і на цей час у них повинна підвищитися з/п);
• завдання забирає на себе керівник (варіант підходить, якщо звільняється не він);
• ви швидко знаходите ідеальну заміну в резервної базі кандидатів і людина встигає вийти на роботу протягом 14 днів (таке буває рідко, але все ж).

Етап 5. Повідомте про рішення офбордингу співробітника команді

Звичайно, ви можете це зробити відразу після прийняття рішення про звільнення, але, як показує практика, робітник просить відтягнути цей момент на останній тиждень і повідомити на загальних зборах.

Вам, як ейчару, важливо чесно озвучити причину відходу, звільнення або попросити це зробити «винуватця торжества». Це допоможе уникнути чуток, пліток і несприятливої атмосфери в команді. Тільки попередньо обговоріть формат, в якому це буде:

• повідомлення в загальному чаті / на електронну пошту колег в останній робочий день;
• новина на загальних зборах в останній робочий тиждень;
• під час обіду в останній тиждень, інше.

Головне - не промовчати і не повідомляти про звільнення після звільнення працівника (а до цього). Це може дуже погано позначитися на мотивації та емоційному стані всієї команди (особливо, якщо колишній колега пропрацював мінімум півроку).

Етап 6. Підготуйте опис вакансії і запустіть процес найму

Цей етап повинен проходити паралельно з підготовкою документів для звільнення, якщо вам не вдалося знайти заміну в резервної базі.

Також перед складання опису вакансії, можливо, варто переглянути структуру організації, прорахувати окупність такого співробітника. Буває, в процесі приходить розуміння, що така посада поки не актуальна і її можна розділити між іншими співробітниками (звичайно, підвищивши їм з/п).

Якщо розумієте, що посада дуже важлива, підготуйте опис вакансії в PeopleRecruit, налаштуйте інтеграцію з job-порталами і чекайте на відгуки.

Вам також може бути цікава стаття: 12 помилок, що заважають провести якісне опитування залучення персоналу

Етап 7. Організуйте прощальне захід (goodbye party)

Можете зробити це самі, можете залучити до процесу колег (особливо тих, з ким співробітник дружив). Це буде вечірка з подарунками або без - вирішувати вам, але краще з якимось goodbye pack, якщо співробітник був реально хорошим, ефективним, цінним кадром, довго працював і вплинув на розвиток компанії.

Можливі формати вечірки:

• goodbye lunch (прощальний обід всім разом);
• вечірка після робочого дня (або за 1-2 години до його закінчення) з вином, солодощами і т.д. в офісі;
• вечірка після роботи в закладі (за рахунок компанії або співробітника - вирішуйте між собою);
• 30 хвилин на обійми в кінці робочого дня.

Захід краще проводити в останній робочий день співробітника, який йде.

Етап 8. Перевірте ситуацію з технічною безпекою даних компанії

Це треба зробити в останній робочий день співробітника. Видаліть його облікові записи, пошту, його з чатів, закрийте доступ до важливих файлів і баз даних. Проконтролюйте процес передачі робочої техніки, пропусків на територію офісу.

Етап 9. Залиште фідбек про співробітника і обговоріть можливості щодо подальшого ділового спілкування

Звичайно, краще залишити позитивний, щирий фідбек, якщо це реально.

Формат може бути будь-яким:

• відгук в LinkedIn;
• листівка з побажаннями на майбутнє;
• відео команди з побажаннями;
• рекомендаційний лист.

Натомість можете попросити співробітника залишити фідбек (позитивний) про компанію на DOU після офбордингу. Але краще, щоб він зробив це сам.

Також повідомте, чи можна до вас звертатися, якщо новий роботодавець просить контакти для надання рекомендацій про співробітника. Якщо так, то зберіть в один файл або одне повідомлення всіх можливих контакти.

Етап 10. Залишайтеся на зв'язку ще мінімум місяць

Це важливо, адже зазвичай мінімум перший місяць після звільнення доведеться звертатися до співробітника по допомогу з якимись завданнями або для уточнення деталей, які ви забули чи не встигли обговорити раніше.

Етап 11. Проаналізуйте свій процес офбордингу

Оцініть, наскільки легко вдавалося переходити від одного етапу до іншого, було це у визначені терміни або з запізненнями. Проаналізуйте, як відреагували колеги на звільнення співробітника, як він відгукнувся про вас, чи не було претензій у фінансовому (забули щось виплатити або недорахували преміальні) або технічному (колишній співробітник хотів забрати з собою ноутбук або іншу техніку, бо вважав її своєю ) плані і подумайте, як могли б їх виправити.

Цей гайд - лише можливе керівництво до дії і помічник, якщо у вас невелика плинність кадрів, організація офбордингу трапляється рідко і ви не знаєте, як працювати зі звільненнями. Етапи можуть бути в іншій послідовності, або об'єднані, пропущені - експериментуйте і шукайте свою ідеальну схему. І нехай процес офбордингу буде грамотний, легкий і на позитивній ноті.

А щоб наш гайд був у вас завжди під рукою, ми оформили його в красивий чек-лист, який можете завантажити собі.