Метод матриці 9 boxes: ростимо сильну команду і оцінюємо ризики

Успішне планування бізнесу багато в чому залежить від процесу виявлення як ефективних співробітників, вірних компанії, - ядра команди, так і майбутніх лідерів, здатних вже зараз переходити на новий рівень. Якщо налагодити цей процес правильно, він стане потужним інструментом, який допоможе оцінити, чи всі таланти в компанії знаходяться на своєму місці. Так HR-ам і керівникам з 9 boxes буде простіше дізнатися, кому необхідна підтримка, і хто перебуває в зоні ризику через розбіжності потенціалу з поточними завданнями, через вигорання або з інших причин, в яких важливо розібратися.

Тут і виникає питання, як швидко та без зайвих витрат виявити лідерів, оцінити стан колективу і побачити можливі ризики і вигорання? Використання матриці 9 boxes - простий та потужний спосіб подивитися, хто з членів команди демонструє високу продуктивність (ефективність на робочому місці) і потенціал до зростання, а кому потрібна допомога і складання нового плану розвитку.

9 boxes: як це працює. Оцінка за потенціалом та ефективністю

Матриця або таблиця 9 boxes - це матричний інструмент, який використовується для оцінки кадрів компанії на основі двох факторів. Найчастіше - ефективності та потенціалу. Зазвичай за горизонтальною віссю оцінюється ефективність, яка вимірюється за результатами аналізу продуктивності співробітника за певний період. За вертикальною віссю вимірюється «потенціал», що позначає бажання та можливості до зростання і розвитку на своїй позиції і всередині компанії.

Нижня ліва частина таблиці відображає низьку ефективність з низьким потенціалом зростання, а верхня права частина - високу продуктивність і високий потенціал.

Етапи побудови матриці 9 boxes

Скласти список тих, кого будемо оцінювати

Перший крок в будь-якому робочому циклі оцінки - скласти список тих співробітників, які будуть оцінюватися. Це може зробити керівник, при бажанні спільно з HR-менеджером, щоб переконатися, що охоплені всі співробітники, яких необхідно розставити по осередках і відстежити ефективність і потенціал.

Оцінити співробітників

Для спрощення створення матриці, все критерії оцінки можна звести до показників «Низько», «Средньо» і «Високо».

Якщо Ви відразу не можете визначитися, до якого з них віднести потенціал і ефективність співробітника, скористайтеся шкалою - наприклад, від 1 до 5. Припустимо, що 1-2 - це низький показник ефективності і потенціалу, 3 - середній, а 4-5 - високий.

Проставте в списку навпроти кожного фахівця оцінку. Так вам буде простіше визначитися, низький, середній або високий показник проявляється.

Якщо у Вас немає спеціалізованої системи, яка зможе провести оцінку і скласти матрицю 9 boxes автоматично, перед виставленням оцінок переконайтесь, що:

• Для ефективності (продуктивності) - зібрали і розглянули всі показники по співробітниках за період, включаючи закриті ними завдання і досягнуті цілі.
• Для потенціалу - спілкувалися зі співробітниками, зустрічалися з ними на 1-on-1 зустрічах, цікавилися їхніми успіхами і можете дати об'єктивну оцінку.

В результаті ваш список доповниться візуальним відображенням за позитивними, середніми і негативними оцінками. Можете присвоїти їм певний колір.

Проаналізувати результати

Припустимо, що у Співробітника N стоять одиниці з ефективності та потенціалу. Це означає, що за обома показниками він демонструє низький рівень. Для наочності пропишіть співробітнику N в наступній графі

Низька ефективність / Низький потенціал

Аналогічним чином пропишіть кожному співробітнику його показники.

У Вас вийде розбити співробітників за 9 критеріями. Це і є Ваша матриця. Для візуального відображення можете скласти таблицю і внести співробітників у різні блоки. За методом 9 boxes співробітник з Високим потенціалом / Високою ефективністю попадає в категорію 1А. А наш приклад, співробітник N, розташовується в блоці 3С. Скористуйтесь підказками у наступному розділі, щоб правильно співвіднести співробітників з місцями в таблиці.

Різні типи співробітників, які визначає матриця

• 1A. Високий потенціал / Висока ефективність - Майбутній лідер / Лідер / Зірка. Люди, які повністю справляються з поточною роллю і готові до наступних викликів і досягнень.
• 1B. Високий потенціал / Середня ефективність - Потенційна зірка / Потенційний лідер / Високий потенціал. Цінний член команди, у якого є можливості для вдосконалення, якому необхідно поступово ставити перед собою завдання домогтися більшого.
• 1C. Високий потенціал / Низька ефективність - Проблемний геній / Потенційно цінний. Співробітники, яких необхідно навчати, щоб розвивати впевненість і підвищувати мотивацію.
• 2A. Середній потенціал / Висока ефективність - Високопродуктивний / Переважаючий очікування. Слід направляти для просування по службі після розвитку певних навичок.
• 2B. Середній потенціал / Середня ефективність - Основний співробітник / Основа команди / Ядро команди. Співробітник, який постійно виправдовує очікування. Можливо, є потенціал для збільшення відповідальності за рахунок плану розвитку.
• 2C. Середній потенціал / низька ефективність - Непостійні гравці / В зоні особливої уваги. Співробітники, що потрапили в цей осередок, демонструють деякий потенціал, але їм заважає низька продуктивність. Тут в центрі уваги має бути розвиток навичок або план підвищення ефективності.
• 3A. Низький потенціал / висока ефективність - Надійний співробітник / Надійний виконавець / На своєму місці. Малоймовірно, що ці співробітники перейдуть на більш високу посаду, але тим не менше це сильні виконавці. Цим людям може знадобитися стимул, щоб залишатися залученими.
• 3B. Низький потенціал / середня продуктивність - Рядовий виконавець / Рядовий співробітник / В зоні особливої уваги. Це стабільні гравці, які, тим не менш, повинні залишатися під наглядом з боку керівника і HR-менеджера. Необхідно обговорити плани розвитку і можливе вигорання.
• 3C. Низький потенціал / низька ефективність - Неефективний співробітник / В зоні ризику. Людина, просто не виправдовує очікувань. Можливо, потрібно підвищити кваліфікацію або перевести його на іншу роль. У деяких випадках припинення співпраці може бути єдиним виходом.

Як приймати рішення та інвестувати в співробітників, використовуючи 9 boxes?

Ось у Вас вже є таблиця матриці, і Ви бачите перед собою співробітників, розбитих за різними осередкам. Тепер необхідно приймати рішення, в розвиток, навчання і подальше просування кого потрібно інвестувати в першу чергу, щоб домогтися зростання лідерів всередині команди - нашої початкової задачі. Це може бути складно, якщо Ви недооцінюєте деякі ролі.

Тому керівники іноді використовують такий метод. Уявіть, що у вас є $100, і Ви повинні розділити їх так, щоб профінансувати зростання всіх співробітників. Як Ви розділите їх з урахуванням, що неефективні співробітники, які займають лівий нижній кут, теж повинні отримати свою частку, в той час як зірок у правому верхньому куті потрібно оцінити по достоїнству. Показуємо на таблиці нижче.

Такий розподіл має сенс з точки зору ресурсів і стратегії - Ви хочете інвестувати в співробітників, які забезпечують найбільшу віддачу. Інвестування в неефективних і мало зацікавлених співробітників забирає ресурси у тих, хто хоче досягти більшого.

9 boxes в оцінці за методом Performance Review

Матриця може бути використана в циклах оцінки Performance Review як частина оцінювання співробітника за певний період. При цьому, якщо Ви проводите регулярне оцінювання штату, логічно включати оцінку потенціалу та ефективності в кожен цикл, щоб відстежувати прогрес колег.

Якщо Ви проводите Performance Review вручну, оцінюєте потенціал і продуктивність по матриці, а потім готуєтеся до спілкування зі співробітником, скористайтеся наступними підказками. Відповівши на питання, зможете допомогти собі в плануванні завдань для співробітника.

• У чому співробітник може стати кращим?
• Які його наступні кроки?
• У якій сфері людини потрібно розвиватися?
• У разі незадовільних результатів, чи пов'язані вони з організаційними обставинами або цілком залежать від співробітника?
• Чи очікуємо ми, що цей співробітник зможе стати наступником свого менеджера через кілька років?
• У якій комірці матриці повинна бути ця людина в наступному році?
• Які навички їй необхідно розвинути?
• Якщо даний співробітник має право на підвищення по службі, чи можемо ми запропонувати йому наступний крок, і яким він буде?

До речі, щодо порівняльних таблиць. Метод 9 boxes добре поєднується з оцінкою 180 градусів, коли співробітник оцінює свій потенціал і ефективність, а потім ці ж показники оцінює його лінійний керівник. У результаті виходить додаткова аналітика, яку варто використовувати під час прийняття рішень для співробітника. Дуже добре, якщо Ви зможете провести оцінку з використанням 9 boxes автоматично.

Матриця 9 boxes в PeopleForce

• Система складе таблицю, покаже розгорнуту аналітику співробітників і співвіднесе їх із осередками матриці, грунтуючись на середніх показниках між оцінкою менеджера та самооцінкою.
• У режимі реального часу Ви відразу зможете подивитися, хто з працівників, в яку категорію потрапив.

Матриця 9 boxes в PeopleForce

• У Вас буде можливість відстежити прогрес співробітників - усі результати зберігаються в системі.
• З кожним співробітником, а особливо з тими, хто знаходиться у зонах ризику, можна автоматично запланувати зустріч 1-on-1 після оцінювання, щоб обговорити результати, в тому числі потенціал та ефективність.

Матриця 9 boxes - відмінний інструмент для планування і розвитку команди. Головне - це один із прозорих і доступних аргументів в побудові комунікації зі співробітниками. Спираючись на нього, можна приймати рішення не тільки щодо підвищення і перекладу, а й для з'ясування слабких місць у команді. Матриця покаже, де в команді не вистачає робочих сил або навпаки, потрібна додаткова мотивація, коучинг або підтримка з боку керівництва.

FAQ за статтею:

Що таке 9 boxes?

Інструмент управління талантами в команді, за результатами оцінки якого співробітники діляться на дев'ять груп у залежності від їх продуктивності (ефективності) та потенціалу.

Як створити матрицю 9 boxes?

Виконати три кроки: створити список співробітників, вибрати критерії оцінки та шкалу, оцінити потенціал і ефективність.

Для чого можна використовувати метод?

Як аргумент під час прийняття рішень про підвищення, зміні компенсацій (інвестуванні), основи для зростання лідерів і контролю за слабкими та сильними сторонами співробітників, департаментів і компанії в цілому.