Функції та завдання HRM системи управління персоналом

Не секрет, що HR-менеджери виявляють творчий підхід у пошуку талантів і збереженні співробітників. Наприклад, компанія Amazon нещодавно оголосила, що тестує 30-годинний робочий тиждень. А Airbnb щорічно дає співробітникам стипендію в розмірі 2000 доларів на відпочинок. А автоматизація HR бізнес-процесів вже не новий тренд у світовій практиці, однак вона тільки почала зачіпати локальні процеси HR-відділів. За нашими внутрішніми дослідженнями, більшість компаній планують автоматизувати HR-менеджмент найближчим часом, на відміну від статистики за 2017 рік. Саме тому правильний вибір системи для управління персоналом (HRM) є важливим для оптимізації бізнес-процесів у цілому.

Так що ж важливіше за все, коли мова йде про залучення нових талантів і збереженні кращих професіоналів за допомогою HRM-системи? Давайте розбиратися разом.

Що таке HRM?

Human Resource Management (HRM) або Human Resources Information System ( HRIS ) - це CRM-система, яка допомагає працювати не з покупцями, а з власним персоналом. Це комплексна система автоматизації найму, відбору, залучення персоналу, забезпечення орієнтації, навчання і розвитку, оцінки їх роботи, визначення винагороди та надання пільг, мотивації, підтримки належних відносин з кожним членом команди та забезпечення безпеки роботи за рахунок застосування програм для HR і HR-аналітики.

Вибір програми для HR-менеджерів і правильної системи для управління персоналом - важливий процес для компанії. Зараз майже всі успішні компанії незалежно від галузі використовують програми для автоматизації HR. Уже недостатньо мати списки співробітників і їх зарплат, а також Exсel таблиці з відпустками і лікарняними, потрібна більш складна система, в якій можна бачити інформацію по кожному кандидату, співробітнику, відділу або підрозділу, оцінювати залученість, збирати зворотний зв'язок від співробітників для аналізу задоволеності, вести облік по робочих годинах, відпустках і лікарняних в рамках однієї системи.  Сучасні технології змінили ситуацію в управлінні повсякденними HR-процесами, надаючи зручне програмне забезпечення для HR менеджерів та співробітників компаній. HRM / HRIS системи допомагають ефективно позбутися бюрократії  та «згладити» багато організаційних моментів. Обидва фактори, в свою чергу, покращують HR бренд.

Переваги автоматизації HR за допомогою HRM

Зрозуміло, що жорсткий робочий графік з дев'ятої до п'ятої застарів і не допомагає роботодавцям залучити або зберегти талановитих і мотивованих співробітників. Дослідження Global Talent Trends 2019 року показало, що 51% співробітників хотіли б, щоб їх компанія запропонувала більш гнучкі години роботи. Незалежно від галузі, гнучкість дуже важлива, бо вона знижує стрес на робочому місці, підвищує психічне благополуччя і продуктивність праці.

У функції відділу кадрів входить відстеження історії, навичок, здібностей, зарплат і досягнень співробітників. Заміна певних процесів різними рівнями систем HRM для HR може перерозподілити обов'язки з управління інформацією, зокрема:

• управлінням заробітною платою;
• підбором і адаптацією;
• збором, зберіганням і доступом до інформації про співробітників;
• веденням записів відвідуваності і відстеженням прогулів;
• оцінкою ефективності;
• завданнями адміністрації;
• управлінням навчанням;
• самообслуговуванням співробітників;
• плануванням роботи співробітників;
• HR-аналітикою і прийняттям обґрунтованих рішень.

Безпека має велике значення при виборі HRM-системи. Інформація, що зберігається в ній, є дуже конфіденційної, адже мова йде про персональні дані компанії та особисту інформацію співробітників. Для компаній важливо обрати рішення, яке, використовує метод безпечної передачі - такий як SSL, який шифрує дані при відправці через Інтернет.

Внутрішня безпека також має вирішальне значення. Інформація повинна бути захищена паролями, які мають різні рівні доступу в залежності від того, що необхідно для роботи. У той час як більшість компаній в сьогодні дозволяють співробітникам отримувати доступ до частин рішень HRM, співробітники повинні розуміти важливість підтримки цілісності системи і захисту інформації, що міститься в ній (тобто відсутність обміну паролями). Також повинні бути передбачені запобіжні заходи для швидкого заборони доступу звільнених співробітників до систем.

Ключові міркування при розгляді варіантів HRM

Фактори, які слід враховувати при виборі HRM:

• Пам'ятайте, що навіть якщо у вашій компанії сьогодні лише кілька людей, в майбутньому їх число може збільшитися вдвічі або навіть в 10 разів. Тому виберіть систему, яка може рости разом з вашим бізнесом.
• Інший ключовий фактор, який ви повинні враховувати, полягає в тому, що багато HRM здатні виконати тільки частину того, що вам потрібно для автоматизації. Не варто міняти незліченні таблиці і документацію, на безліч систем для вузьких завдань. Необхідно переконатися, що все, що вам потрібно, є в одній HRM платформі, всі компоненти реалізовані і працюють бездоганно.
• Не дивіться тільки на дизайн, намагайтеся оцінити функціонал HRM комплексно. Продумайте кейси використання системи; задумайтеся, де вам потрібна додаткова кастомизация; дізнайтеся чиє в платформі те, що вам необхідно, наприклад, база знань або додавання власних полів. Отримавши відповіді на всі свої питання, ви можете сміливо робити вибір, але не забувайте обов'язково протестувати систему перед покупкою.
• Перевірте також, які види навчання доступні для вашого персоналу. Це ж стосується і технічної підтримки. Ви також повинні переконатися, що обіцянки консультанта з продажу щодо навчання та подальших дій після покупки прописані прямо в вашому контракті. І зв'яжіться з іншими організаціями, щоб переконатися, що обрана вами компанія є надійною.

У пошуках підходящої HRM

Знайти HRM, яка відповідає вашим потребам, можна швидко і легко з PeopleForce. PeopleForce - це платформа для HR автоматизації, яка полегшує і оптимізує роботу HR і рекрутинг відділу.

В цілому, система автоматизує 5 основних HR-процесів:

• PeopleHR - це основна частина платформи, в якій зберігається вся інформація про кожного співробітника, робоча документація, регулюється і ведеться звітність по відпустках, можна систематизувати онбордінг і офбордінг співробітників, вести внутрішню комунікацію, бачити календар всіх подій: свят, відпусток, днів народжень.
• PeopleRecruit - для рекрутерів і HR фахівців, хто працює з резюме і кандидатами, формує вакансії і координує процес найму.
• PeoplePulse - цей модуль доповнює PeopleHR і дає можливість відправляти опитування співробітникам, щоб дізнатися їх задоволеність і оцінити ситуацію в компанії. Питання можна створювати самим або використовувати готові шаблони з системи, задавати динаміку відправки і бачити всі результати у вигляді зведеного графіку.
• PeoplePerform - цей модуль допомагає оцінити ефективність роботи компанії за допомогою OKRs, 1-на-1 зустрічей, 180 та 360-градусного зворотного зв'язку. Ви можете легко ставити цілі і оцінювати ступінь їх досягнення по кожному співробітнику, команді або компанії, стежити за статусом виконання цілей і за зміною результатів, щоб команда була більш ефективною та успішною.
• PeopleTime - цей модуль теж доповнює PeopleHR і допомагає відстежувати час роботи кожного співробітника або проекту і вести облік продуктивності.

Серед інших переваг:

• адаптація платформи під будь-які бізнес-процеси і завдання;
• єдина система, яка дозволяє управляти всім спектром HR-процесів (CRM для HR), а не окремими блоками - моніторинг і статистика від відгуку на резюме до всього життєвого циклу співробітника;
• локалізація інтерфейсу на російську, українську та англійську мови, що важливо для локального ринку;
• індивідуальний підхід до кожного клієнта;
• доступність (ціна в рази нижче будь-яких західних конкурентів за більший функціонал) і гнучкість (можливість покупки модулів окремо).

Ми позбавимо вас від зайвого клопоту, виконавши всю важку роботу за вас і надамо вам короткий список сумісних рішень оптимального та ефективного управління персоналом. Спробуйте вже сьогодні!