25 najlepszych metod screeningu przed zatrudnieniem

Czasami, jako HR-owcy, stajemy nie tylko przed problemem znalezienia i wyselekcjonowania talentów na wolne stanowiska, ale także przed koniecznością szybkiego i sprawnego przeprowadzenia pre-screeningu.

Pre-screening to wstępna ocena specjalistów, z którymi przyjdzie nam (być może) współpracować. Tej ocenie poddajemy kwalifikacje zawodowe i/lub umiejętności twarde. Można jednak rozszerzyć jej zakres, np. jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o przeszłości potencjalnego współpracownika.

Wykorzystując metody oceny personalnej poznasz przeszłość zawodową wybranego specjalisty, ocenisz jego zainteresowanie dziedziną Twojej działalności, lojalność wobec Twojej firmy oraz przekonasz się, czy ta osoba będzie pasować do Twojego zespołu.

Jak wybrać metodę oceny i kiedy konieczne jest przeprowadzenie pre-screeningu?

Ocena kandydata to Twoja dodatkowa szansa na znalezienie wymarzonego pracownika. Dzięki niej Twój HR może:

• zdobyć więcej informacji o kandydacie – dane mogą zostać zapisane w firmowej bazie na przyszłość na wypadek, gdyby kandydat nie spełniał wymogów danego stanowiska, ale miał odpowiednie kompetencje, aby objąć inny wakat;
• budować angażującą relację z kandydatami – wywrzeć na kandydacie wrażenie, że firmie zależy na pracownikach już od pierwszego kontaktu (działania employer brandingowe);
• odsiać kandydatów, którzy nie pasują do profilu kompetencji zawodowych firmy;
• zainteresować kandydata aktualnymi sprawami firmy i zaangażować go w poszukiwanie rozwiązań, które mogą być wykorzystane w przyszłości;
• ochronić firmę przed potencjalnie nieodpowiednimi osobowościami, takimi jak toksyczni kandydaci – takie osoby wykazują się niedostateczną komunikatywnością podczas procesu rekrutacji.

Jeśli więc chcesz osiągnąć wszystkie powyższe cele albo po prostu – chcesz lepiej poznać kandydata i upewnić się, że będziecie „nadawać na tych samych falach”, to potrzebujesz pre-screeningu.

Istnieje kilka metod pre-screeningu i można je stosować zarówno sekwencyjnie wedle etapów, jak i punktowo na potrzeby konkretnych celów. Poniżej zebraliśmy 25 metod na ocenę kandydatów przed ich zatrudnieniem. Pomogą Ci one prześwietlić swoich przyszłych pracowników „od A do Z” – korzystaj z nich śmiało!

Metody oceny kandydatów podczas rekrutacji

Ocena wstępna

1. Analiza treści CV

Potraktuj tę metodę jako sposób na dogłębne badanie życiorysu kandydata. Zwróć uwagę na chronologiczny porządek informacji o miejscach nauki, spróbuj zrozumieć, dlaczego kandydat zmienił zainteresowania, jakie ważne decyzje życiowe podjął.

Podczas analizy uwzględnij również poniższe elementy:

• wskazanie konkretnych zadań i obowiązków kandydata, poza nazwą stanowiska, czy pełnionej funkcji – sprawdź, czy kandydat podał, za co dokładnie był odpowiedzialny, co robił, czy ma jakieś osiągnięcia, o których można mówić w liczbach, powiązania z projektami itp.;
• kontakty do osób, które mogą udzielić kandydatowi rekomendacji;
• lista umiejętności twardych i miękkich;
• link do portfolio kandydata;
• linki do sieci społecznościowych;
• dodatkowe informacje o gotowości do relokacji / życzenia dotyczące harmonogramu pracy itp.

Nawet jeśli nie uda Ci się zdobyć kompletu informacji podczas analizy CV, te zdobyte posłużą Ci one jako pretekst do rozpoczęcia rozmowy na etapie kontaktu osobistego.

Wskazówka od nas: Sprawdź, czy na stronach z ofertami pracy kandydata zamieścił swoje CV i porównaj dokumenty ze sobą. Być może wyłapiesz jakieś różnice.

2. Wyszukiwanie po nazwisku/danych w sieci

To dość niedoceniany sposób, który jednak może dostarczyć wielu informacji o kandydacie. Czasem kandydaci z różnych powodów nie wskazują projektów, w które byli zaangażowani. Jeśli dysponujesz danymi osobowymi kandydata, możesz przeszukać internetowe zasoby, aby dowiedzieć się:

• czy ktoś wspomniał o kandydacie jako prelegencie/ekspercie,
• czy kandydat uczestniczył w wydarzeniach,
• czy pisał o branży powiązanej ze stanowiskiem oferowanym przez Twoją firmę.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, czy kandydat opublikował jakieś artykuły naukowe, sprawdź Google Academy.

Wskazówka od nas: Jeśli szukasz kandydata na wysokie stanowisko w firmie, poszukaj opinii opisujących go jako menedżera lub lidera. Negatywne recenzje pomogą Ci odsiać nieodpowiednich kandydatów.

3. Przeglądanie portali społecznościowych

Chociaż portale społecznościowe zazwyczaj zawierają bardziej osobiste informacje i nie odnoszą się do umiejętności i zdolności kandydata, pomogą Ci poznać go od prywatnej strony. Sprawdzisz, jakie ma hobby, zainteresowania, czy buduje online swoją markę osobistą.

W przypadku zawodów kreatywnych sprawdzenie mediów społecznościowych będzie świetną okazją do weryfikacji, jak dana osoba tworzy treści wizualne, pisze teksty czy dzieli się pomysłami.

Wskazówka od nas: Koniecznie sprawdź stronę kandydata na LinkedIn. To profesjonalna platforma społecznościowa, której nie wypada pominąć, przy poszukiwaniu pracy w 2023 roku. Jeśli szukasz osoby na stanowisko kierownicze, brak strony LinkedIn lub nieaktualne informacje na niej możesz traktować jako sygnał ostrzegawczy – coś, co warto zbadać bardziej szczegółowo.

4. Sprawdzenie kandydata w rejestrach służb publicznych

Jeśli status prawny kandydata to istotna informacja dla Twojej firmy, warto przeszukać zasoby służb publicznych pod tym kątem i zweryfikować, czy dana osoba nie jest zadłużona lub, czy aktualnie nie toczy się przeciwko niej postępowanie karne. Jedynym z takich miejsc może być Krajowy Rejestr Dłużników.

Pierwszy kontakt z kandydatem

5. Pytania w opisie stanowiska pracy

Screening można zaplanować już na etapie tworzenia opisu stanowiska pracy. Zapisz na końcu kilka ogólnych, standardowych pytań, aby kandydaci mogli przesłać Ci CV z odpowiedziami.

Wskazówka od nas: Pamiętaj, że pytań powinno być nie więcej niż 5. Możesz zapytać kandydatów o możliwości relokacji, życzenia dotyczące środowiska pracy, harmonogramu, obowiązków, oczekiwań dotyczących wynagrodzenia itp.

6. List motywacyjny

CV kandydata może powiedzieć Ci wiele o jego umiejętnościach, doświadczeniu itp. Jeżeli chcesz wiedzieć więcej, poproś dodatkowo o list motywacyjny jako załącznik do aplikacji. Określ, jakie elementy powinien zawierać taki list motywacyjny. Może to być przykładowo:

• opinia kandydata na temat firmy i stanowiska, obowiązków wymienionych w opisie stanowiska, wizja pracy;
• mocne strony kandydata, które mogą być wykorzystane na danym stanowisku;
• 3 najważniejsze pomysły, które kandydat chciałby zrealizować na tym stanowisku.

Pamiętaj, aby poprosić kandydata o list liczący nie więcej niż 1-2 strony tekstu. Nie skupiaj się na szczegółowym opisie zalet kandydata, ale spróbuj spojrzeć szerzej – na sposób jego myślenia, pomysłowość, chęć osiągania wyników z zespołem. Jeśli interesuje Cię kreatywna strona kandydata, list motywacyjny będzie doskonałym materiałem do badania stylu.

7. Kontakt w korespondencji mailowej lub przez komunikatory

Dobrą praktyką jest pisemny kontakt z kandydatem, jeszcze przed osobistym spotkaniem. Można w tym celu wykorzystać sieć kontaktów zawodowych i przesłać kandydatowi wiadomość e-mail, skontaktować się przez portale pracy, portale społecznościowe lub wymienić korespondencję używając jakiegoś komunikatora. Nie zapomnij przedstawić siebie i firmy, wspomnij o dostępnym stanowisku i złóż propozycję kontaktu telefonicznego w dogodnym dla kandydata terminie.

Jeśli zdecydujesz się wysłać kandydatowi oficjalny list z zaproszeniem na rozmowę telefoniczną, nie zapomnij dołączyć w liście opisu stanowiska i zaoferuj możliwość zadania wszelkich pytań przed pierwszą rozmową, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Wskazówka od nas: Jeśli kandydat w CV wspomniał i preferowanej formie komunikacji, uszanuj jego życzenie. Być może nie chce przechodzić rozmowy telefonicznej, a np. chce od razu wykonać zadanie testowe. Jeśli w Twojej firmie nie jest to ściśle uregulowane, rozważ kompromisy i ustępstwa. Pamiętaj, że kandydat może być introwertyczny, zdenerwowany lub po prostu zagubiony w rozmowie.

8. Rozmowa telefoniczna

To będzie Twój pierwszy bezpośredni kontakt z kandydatem, dlatego warto mieć wcześniej przygotowany scenariusz. Ponieważ rozmowa telefoniczna nie jest pełnoprawną wersją rozmowy o pracę, skrypt nie musi być zindywidualizowany – na tym etapie ważniejsze jest przesłuchanie kandydatów w ten sam sposób.

Podczas tej rozmowy warto jasno sprecyzować pewne zagadnienia:

• opisz firmę (krótko), jej obszar działań oraz dział, w którym kandydat będzie pracował;
• wypunktuj wymagania dotyczące stanowiska;
• zwięźle nawiąż do CV kandydata i zapytaj o ostatnie doświadczenia zawodowe;
• wyjaśnij, czy kandydat rzeczywiście ma umiejętności do wykonywania pracy na dostępnym stanowisku;
• zapytaj o życzenia dotyczące harmonogramu, lokalizacji i ewentualnie wyjaśnij szczegóły oferty relokacji;
• zapytaj o oczekiwania dotyczące wynagrodzenia;
• opisz ofertę pracowniczą firmy i dodatkowe korzyści / bonusy;
• określ dogodny sposób dalszej komunikacji.

Wskazówka od nas: Wprowadź wszystkie dodatkowe informacje udostępnione przez kandydata do jego karty w bazie kandydatów Twojej firmy. Otaguj je, aby mieć pewność, że będą widoczne w systemie jako najnowsze.

Prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej

9. Wywiad ustrukturyzowany

Wywiad ustrukturyzowany to standardowa rozmowa kwalifikacyjna – spotkanie z kandydatem, podczas którego opracowane wcześniej pytania są zadawane w określonej kolejności. Kiedy spotkacie się bezpośrednio, offline lub za pośrednictwem wideo, w trakcie rozmowy porusz tematy stanowiska oraz umiejętności kandydata – od ogółu, do szczegółu. Istotne rzeczy, które należy ująć w wywiadzie ustrukturyzowanym:

• umiejętności twarde i miękkie kandydata;
• umiejętności, które zdobył w poprzednich miejscach pracy;
• jak kandydat wykorzystywał swoje umiejętności i jakie były tego wyniki;
• z jakimi ludźmi chciałby pracować, co jest dla niego ważne w kwestii pracy zespołowej oraz czy chce poświęcić czas na indywidualną pracę nad osobistymi projektami;
• oczekiwania kandydata dotyczące wynagrodzenia.

Wywiady ustrukturyzowane zapewniają jasną formę i plan rozmowy. Korzystając z tej metody wysłuchasz kandydata, a na podstawie wyników rozmowy –  wystawisz mu wstępną ocenę.

Wskazówka od nas: Jeśli nie korzystasz z oprogramowania ze zintegrowaną funkcją przyznawania punktów kandydatowi biorącemu udział w procesie rekrutacji, samodzielnie stwórz skalę ocen. Zanotuj, ile punktów kandydat zdobył na różnych wskaźnikach. Kolejna omawiana metoda również będzie stosować taki system punktacji.

10. Rozmowa panelowa

Ta metoda oceny personelu podczas zatrudniania jest przeprowadzana po pierwszym spotkaniu, jeśli kandydat i firma są dla siebie odpowiedni, a wymagana jest ostateczna ocena przez kilku pracowników.

Do rozmowy panelowej wybiera się wcześniej współpracowników, którzy będą mieli bezpośredni kontakt z nowo zatrudnionym: kierownika działu, kierownika liniowego, przyszłego partnera itp. Format takiej rozmowy to krótkie pytania dotyczące twardych umiejętności, które należy wyjaśnić przed podjęciem decyzji. Poproś kolegów z zespołu zatrudniającego o wcześniejsze przygotowanie.

Po rozmowie panelowej zespół zatrudniający przyznaje również kandydatowi ocenę, a kierownik działu kadr lub system HRM automatycznie podsumowuje wyniki.

11. Wideorozmowa

Metoda ta jest stosowana w sytuacji, kiedy chcemy zobaczyć, jak dana osoba zachowuje się na wizji. Kandydatowi wysyła się pytania i prosi o przygotowanie odpowiedzi na nie w formacie wideo. Kandydat wysyła wideo do menedżera, a zespół zatrudniający ogląda wynik i podejmuje decyzję.

Wskazówka od nas: Nie zapomnij określić wymagań technicznych dotyczących wideo. To nic skomplikowanego: określ rozdzielczość – najlepiej HD, poproś o światło dzienne oraz czysty dźwięk – bez szumów i zakłóceń. Aby kandydat czuł się swobodnie, niech ubierze się casualowo.

Testowanie kandydatów

12. Pre-test

Pre-test zatrudnieniowy, zwany też testem przesiewowym, jest skutecznym narzędziem do sprawdzania kandydatów na każdym etapie rekrutacji. Może on zawierać:

• pytania dotyczące wyników zawodowych;
• zadanie lub przypadek do rozwiązania wyznaczony przez firmę;
• zadania próbne na logikę i inteligencję;
• pytania dotyczące kandydata.

Testy przesiewowe stały się popularne wraz z rozwojem systemów HRM, posiadających obecnie szeroką funkcjonalność w zakresie tworzenia ankiet na etapie zatrudniania. W każdej chwili możesz poprosić kandydata o wzięcie udziału w dodatkowej ankiecie i wysłać mu link lub formularz do wypełnienia.

13. Zadanie testowe

To popularna metoda sprawdzania kompetencji zawodowych kandydata. Idealne zadanie testowe zawiera:

• proste i jasne wymagania, które opisują problem, sytuację lub zadanie;
• odwołania lub przykłady, jeśli są dostępne;
• linki do podobnych zadań lub projektów w firmie;
• termin realizacji;
• osoby, z którymi można się skontaktować w sprawie zadania testowego.

Wskazówka od nas: Zanim Ty albo inny rekruter zlecicie kandydatowi zadanie testowe, warto ustalić wcześniej, czy dane zadanie będzie odpłatne. Dlaczego? Pamiętaj, że zadanie testowe, którego wykonanie trwa dłużej niż godzinę oraz/lub wymaga dodatkowego czasu na zapoznanie się z zawiłościami pracy firmy, może postawić kandydata w trudnej sytuacji dotyczącej jego praw autorskich (np. gdy zostanie poproszony o stworzenie wizualnego dodatku do kampanii reklamowej). Odpłatność za takie zadania to dobra praktyka, która pomaga budować pozytywny wizerunek pracodawcy.

14. Testy poznawcze

Testy predyspozycji poznawczych są zalecane przez psychologów jako rodzaj prognozy przyszłych wyników kandydata. Pokazują, jak dobrze dana osoba dostosowuje się do środowiska pracy, czy potrafi podejmować decyzje i czy wykazuje się zdolnościami pracy pod presją czasu.

Wskazówka od nas: Testy poznawcze lub testy CCAT (Criteria Cognitive Aptitude Test) opracowuje się indywidualnie na potrzeby firmy, często we współpracy z praktykującym psychologiem, który pomaga w doborze pytań.

15. Ocena zdolności uczenia się

Ocena zdolności uczenia się to sprawdzenie kandydata pod kątem tego:

• jak szybko przyswaja nowe umiejętności oraz wiedzę;
• czy uczy się od współpracowników;
• ile czasu potrzebuje, aby poznać produkt lub usługę firmy,
• w jaki sposób przejawia się jego kreatywność oraz czy generuje on nowe pomysły.

Możesz opracować test za pomocą prostego kwestionariusza w swoim systemie HRM lub poszukać opcji w Internecie.

Wskazówka od nas: Możesz skorzystać z przykładowego testu typu Learning Agility Inventory, dostępnego na tej stronie .

16. Test sytuacyjne

Test oceny sytuacyjnej (ang. Situational Judgement Test) mierzą umiejętności trafnej oceny sytuacji, z jakimi kandydaci teoretycznie mogą się spotkać w pracy. Kandydat musi wybrać jedno z kilku proponowanych rozwiązań, które rozwiąże napotkane problemy.

Wskazówka od nas: Test sytuacyjny zwykle jest opracowywany pod kątem indywidualnych warunków pracy w zakresie działalności firmy.

17. Ocena wiarygodności

Wszyscy chcą zatrudniać uczciwych i rzetelnych pracowników. Jednak pojawia się pytanie – jak to sprawdzić w praktyce przed zatrudnieniem? Jeśli kwestia etyki pracy jest dla Ciebie priorytetem, możesz przeprowadzić test na uczciwość / test etyki zawodowej i dzięki nim ocenić wiarygodność kandydata.

Wskazówka od nas: Możesz zainspirować się przykładowym testem Integrity and Work Ethics Test, dostępnym na tej stronie.

18. Testy osobowościowe

Chcesz urozmaicić proces rekrutacyjny ciekawym testem? Wypróbuj test osobowości Meyer-Briggs. Zachęć kandydata do wypełnienia testu i poproś o podzielenie się uzyskanym wynikiem.

Wskazówka od nas: Jeśli zapoznasz się z naszym opracowaniem, jak pracować z wybranym typem osobowości, będzie Ci łatwiej odpowiednio przygotować się do dalszej komunikacji z kandydatem.

Kreatywne metody oceny kandydatów

19. Blind screening

Blind screening, inaczej „ślepa” selekcja, to metoda stosowana przez firmy w celu bezstronnego (lub minimalnie stronniczego) wyboru przyszłego pracownika. Jak to działa? Firma celowo rezygnuje z pozyskiwania określonych informacji na temat kandydata, tj.:

• z CV usuwane są dane dotyczące płci, wieku i pochodzenia;
• usuwa się zdjęcia i wszystkie inne dane osobowe;
• do każdego CV lub zadania testowego przypisywany jest unikalny identyfikator w losowej kolejności;
• zespół rekrutujący skupia się wyłącznie na umiejętnościach kandydata, aby ocenić, czy jest on odpowiedni na dane stanowisko;
• specjaliści oceniają każdą aplikację przy użyciu wcześniej zdefiniowanych kryteriów.

Aby obiektywnie ocenić CV kandydatów, testy wstępne lub zadania testowe, kierownik działu HR musi wykluczyć się z zespołu oceniającego i upewnić się, że nikt z zespołu zatrudniającego nie wie, do kogo należą identyfikatory zadań.

20. Case study

Metoda studium przypadku (ang. case study) może być stosowana zarówno online, jak i offline, na etapie rozmowy kwalifikacyjnej. Kandydat otrzymuje do zapoznania się i przeanalizowania faktyczny przypadek (case), z jakim mierzy się firma lub fikcyjny – oparty na prawdziwym doświadczeniu.

Celem tej metody jest ocena, jak szybko kandydat może odnaleźć się w sytuacji i zaproponować rozwiązanie problemu. Czasami studia przypadków są wykorzystywane do zainicjowania „burzy mózgów” i sprawdzenia, czy kandydat potrafi generować wysokojakościowe pomysły lub proponować alternatywy.

21. Gamifikacja

Metody oceny personalnej na etapie rekrutacji nie muszą być poważne i formalne. Możesz wykorzystać elementy gamifikacji czy nawet edurozrywkę (ang. edutainment), jeśli wybrałeś kilku kandydatów i chcesz im przybliżyć firmę.

Wskazówka od nas: Poświęć trochę czasu na nagranie wideoporadnika dla swoich kandydatów, na temat poszczególnych etapów rekrutacji. Dołącz film do slotu spotkania, aby kandydat miał czas na jego obejrzenie i zainspirowanie się. Jako alternatywną opcję gamifikacji możesz zaprosić kandydatów do poszukiwania bonusu ukrytego na firmowej stronie internetowej. Kiedy będą szukać danej informacji, będą przy okazji mogli przeczytać treści opisujące pracę firny itp..

22. Rozmowa grupowa

Jedną z najtrudniejszych metod oceny kandydatów jest sytuacja, w której kilku kandydatów jest umówionych na rozmowy kwalifikacyjne w tym samym czasie i musi wykazać się umiejętnościami komunikacji, autoprezentacji i rozwiązywania problemów będąc w tym samym pomieszczeniu z innymi kandydatami. Stosuj tę metodę tylko wtedy, gdy jesteś pewien, że możesz kontrolować przebieg rozmowy.

23. Symulacja pracy

Zaproś kandydata do przyjścia do pracy na jeden dzień. Możesz też zaprosić go na prawdziwe spotkanie zespołu, ale najpierw poproś współpracowników, aby zwrócili uwagę na nowicjusza i spróbowali zaangażować go w produktywną dyskusję. Wiadomo, że nikt nie jest idealny, a kandydat może różnie zachowywać się w warunkach stresowych, ale może też okazać się, że ta osoba będzie pasować do Ciebie w 100%!

24. Hackathon

To jedna z najdroższych metod oceny kandydatów, ale też jedna z najatrakcyjniejszych. Jeśli jesteś przedstawicielem dużej firmy, która jest gotowa inwestować w projekty i nie szczędzi środków na eksperymenty, zaproponuj zorganizowanie hackathonu projektowego, czyli wspólnych jedno- lub dwudniowych warsztatów, podczas których kandydaci będą opracowywać, planować i prezentować projekty na zadany temat.

Najlepszym z najlepszych zaoferuj grant i pracę, a reszcie daj możliwość zaprezentowania swoich pomysłów, które zostaną zrecenzowane przez jury. Kto wie, może w przyszłości któreś z tych rozwiązań zostanie wdrożone przez Twoją firmę?

25. Płatny projekt próbny

Widzisz, że dany kandydat odpowiada Twoim wymaganiom pod każdym względem, ale on nie jest do końca pewien, czy powinien wybrać właśnie Ciebie? Zaproponuj mu indywidualny projekt, za który zostanie wynagrodzony. Przy okazji zaangażuj nowicjusza do zespołu, przedstaw mu firmę i pokaż jej zalety.

To sytuacja, w której obie strony wygrywają. Ty otrzymujesz przygotowany i przemyślany projekt, a kandydat ma szansę lepiej poznać firmę i upewnić się w swojej decyzji. Nie zapomnij tylko o umowie o zachowaniu poufności, która będzie regulowała Wasze interakcje na czas trwania projektu.

Dlaczego ocena kandydatów przed zatrudnieniem ich jest ważniejsza od oceny po dokonaniu zatrudnienia?

W rekrutacji na dane stanowisko możesz wykorzystywać różne metody oceny kandydatów. Pozwolą Ci one oszczędzisz sobie sporo czasu, ponieważ:

• zyskasz pewność, że wybrana osoba poradzi sobie z zadaniami, które będzie musiała wykonać w okresie próbnym, bo starczy jej do tego wiedzy i kompetencji;
• unikniesz konieczności ponownego otwierania tego wakatu.

Odpowiednia selekcja wstępna pomoże Ci też stworzyć silny zespół. Lepiej odsiać toksycznych i pozbawionych skrupułów pracowników przed ich zatrudnieniem, niż zmagać się z sytuacjami kryzysowymi i nieporozumieniami w pracy.

Wykorzystaj system HRM, aby w każdej chwili mieć pod ręką różne możliwości oceny. Jeśli chcesz oceniać kandydatów w sposób przemyślany, nie spiesz się z wyborem metody – skonsultuj się z zespołem zatrudniającym i skorzystaj z naszych wskazówek.