Integracja PeopleForce z Optimą: dane kadrowe krążą bez eksportu

Integrator uruchamia się z harmonogramu zadań Windows, więc wymiana jest cykliczna, a nie natychmiastowa. Częstotliwość przebiegów ustalamy razem przy wdrożeniu i można ją później zmienić w harmonogramie.

To zależy od kierunku danych. Kartotekę, umowy czy limity zmienia się w systemie, z którego wychodzą — zmiana wprowadzona po stronie odbierającej nie wraca do źródła. W obu kierunkach synchronizują się tylko nieobecności: jeśli ten sam wpis zmieni się po obu stronach między przebiegami, integrator porównuje daty zapisu i zostawia zmianę nowszą.

W tej integracji pracownik nie składa wniosku o zwolnienie — trafia ono z eZUS do Optimy, a stamtąd integrator przekazuje je do PeopleForce jako zatwierdzoną nieobecność. Widać ją w PeopleForce po najbliższym przebiegu integratora, a nie dopiero przy zamknięciu miesiąca; w profilu pracownika widać też łączną liczbę wykorzystanych dni.

Wymiana działa dla osób prowadzonych w Optimie w module kadrowym. Osoby współpracujące w formule B2B bywają zapisane wyłącznie jako kontrahenci w module księgowym — wtedy nie są objęte synchronizacją. Sam PeopleForce obsługuje różne formy współpracy, więc mogą być prowadzone w systemie bez wymiany danych. Przed wdrożeniem warto sprawdzić, jak są ujęte w Waszej instancji.

Wymianę ustawia się między kontem PeopleForce a bazą Optimy, więc przy grupie spółek pracujących na kilku bazach zakres ustalamy przed wdrożeniem — umawiamy wtedy rozmowę z partnerem odpowiedzialnym za integrator, żeby dobrać rozwiązanie do Waszej struktury.

Sam PeopleForce prowadzi podmioty prawne jako osobny wymiar: pracownika i jego stanowisko można przypisać do konkretnej spółki, a podział widać w importach, eksportach i raportach, w tym w raporcie luki płacowej. Tę część włączamy na życzenie — powiedzcie o strukturze spółek na pierwszej rozmowie, a ustawimy ją razem z zakresem wymiany.

Nieobecności i limity synchronizujemy od 1 stycznia bieżącego roku. Saldo jest wtedy poprawne — zawiera przeniesienie z roku poprzedniego — a zamknięty rok pozostaje w Optimie. Katalog umów przenoszony jest wraz z historią i aneksami, bo pracownicy korzystają z niego na bieżąco.

Dopasowanie idzie dwoma krokami: najpierw po numerze PESEL, potem po atrybucie „PeopleForceId” zapisanym przy pracowniku w Optimie. Jeżeli żaden krok nie znajdzie osoby, integrator zakłada nową kartotekę — dlatego przy starcie na istniejących bazach uruchamiamy najpierw mapowanie po PESEL, żeby nie powstały duplikaty.

Nie — w tej integracji folder wskazany na paski wypłat, rachunki albo PIT-y nie może być jednocześnie folderem, z którego dokumenty idą do e-teczek w Optimie. Dla każdego kierunku wskazuje się osobny folder; to ustawienie robi się raz, przy konfiguracji.

Do każdej nowej wersji Optimy przygotowywana jest odpowiadająca jej wersja integratora; aktualizacja polega na podmianie plików w jego katalogu. Przed podmianą zatrzymuje się zadanie w harmonogramie i zachowuje plik konfiguracyjny integratora — to w nim są wszystkie ustawienia i mapowania, więc po aktualizacji wraca na swoje miejsce.

Tak. Osobie z biura rachunkowego można nadać konto z ograniczoną widocznością — zobaczy tylko to, co jest jej potrzebne, na przykład wnioski od menedżerów i dokumenty do przygotowania. Zakres uprawnień ustalacie Wy, a my pomagamy go skonfigurować.

W PeopleForce wejdź w Ustawienia → Integracje → Optima i skontaktuj się z zespołem, albo napisz wprost do swojego opiekuna. Pierwszym krokiem jest rozmowa, na której ustalamy wersję Optimy, dostęp do serwera i zakres mapowań.