Integracja Comarch Optima z PeopleForce: kadry i płace

Możliwości

Co zmienia się w codziennej pracy

Dane wpisywane są raz — po tej stronie, po której faktycznie powstają — a druga strona dostaje je gotowe.

Kartoteka pracownika zgodna z wymogami ERP

Przy uruchomieniu dodajemy do profilu pracownika pola kadrowe wymagane w polskich płacach — dane identyfikacyjne, adresowe, ubezpieczeniowe i podatkowe — wraz ze słownikami oddziałów NFZ, oddziałów ZUS i urzędów skarbowych. Na start pola wypełniają się danymi z Optimy, więc nikt nie przepisuje ich ręcznie.

Wnioski urlopowe rozpatrywane w PeopleForce

Pracownik składa wniosek, menedżer go zatwierdza, a zatwierdzony urlop trafia do Optimy. Saldo urlopu prowadzi Optima, więc korekty wprowadzone w niej przez dział kadr widać także w PeopleForce.

Paski płacowe i PIT-y w folderze pracownika

Wydruki z Optimy trafiają do folderów pracowników w PeopleForce. Pliki mogą być zabezpieczone hasłem. Pracownik przestaje pisać do kadr z pytaniem, gdzie jest jego pasek.

Zwolnienia lekarskie z ZUS trafiają także do PeopleForce

Gdy dział płac pobierze e-zwolnienia z eZUS do Optimy, trafiają one automatycznie do PeopleForce. Nieobecność widać po stronie HR bez czekania na zamknięcie miesiąca, a w profilu pracownika — liczbę wykorzystanych dni.

Mechanika

Co i w którą stronę się synchronizuje

Każdy rodzaj danych ma swój system macierzysty: zmiany wprowadza się w jednym miejscu, a drugi system na bieżąco się z nim zgadza. Wymiana odbywa się regularnie — harmonogram i zakres przenoszonej historii ustalamy przy wdrożeniu.

Co się przenosi	Kierunek	Kiedy	Zakres danych
Kartoteka pracownika Dane identyfikacyjne, adresowe, ubezpieczeniowe i podatkowe	PeopleForce Optima	cyklicznie	PESEL, adresy, numery kont, oddział NFZ i ZUS, urząd skarbowy, NIP
Umowy i aneksy Katalog umów wraz z historią	PeopleForce Optima	cyklicznie	rodzaj umowy, okres, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, stanowisko, dział
Dodatki do wynagrodzenia Premie, prowizje, inne składniki	PeopleForce Optima	cyklicznie	nazwa składnika, kwota, okres obowiązywania
Nieobecności Urlopy, a także praca zdalna i delegacje	PeopleForce Optima	cyklicznie	typ nieobecności, daty, pracownik
Dokumenty pracowników Trafiają do e-teczek w Optimie	PeopleForce Optima	cyklicznie	plik dokumentu w e-teczce pracownika
Limity nieobecności Aktualne saldo pracownika	Optima PeopleForce	cyklicznie	limit na bieżący rok z przeniesieniem z poprzedniego
Zwolnienia lekarskie E-zwolnienia (L4) z ZUS	Optima PeopleForce	cyklicznie	daty i liczba wykorzystanych dni
Paski wypłat, rachunki do umów zlecenie i PIT-y Wydruki z Optimy, opcjonalnie zabezpieczone hasłem	Optima PeopleForce	na żądanie	pliki PDF w folderze pracownika

Przy pierwszym uruchomieniu integracja łączy każdego pracownika w PeopleForce z jego kartoteką w Optimie, więc nikt nie zostaje zdublowany. Kartoteki, których nie uda się połączyć, oznaczamy do potwierdzenia przez Wasz zespół.

Wszystkie integracje PeopleForce

Katalog gotowych połączeń oraz API do własnych integracji

Zobacz integracje

Uruchomienie

Dwa etapy startu

Najpierw jednorazowy import, potem regularna wymiana. Przez oba etapy prowadzi Was dedykowany Customer Success Manager.

Etap 1

Import początkowy

Dodajemy do profili w PeopleForce pola kadrowe wymagane w polskich płacach i jednorazowo uzupełniamy je danymi z Optimy, więc zaczynacie od kompletnych kartotek. Przy konfiguracji dopasowujemy Wasze typy nieobecności, rodzaje umów, składniki wynagrodzenia i działy do ich odpowiedników w Optimie — raz, razem z Waszym zespołem.

Etap 2

Regularna wymiana

Od tej pory dane płyną w kierunkach z tabeli powyżej, zgodnie z harmonogramem ustalonym przy wdrożeniu. Nikt nie musi już przepisywać danych między systemami.

Warunki pracy integracji

Które wersje Optimy są obsługiwane, co zostaje po stronie Optimy i kogo obejmuje wymiana danych.

Integracja działa przez dodatek po stronie Optimy

Połączenie zapewnia certyfikowany dodatek po stronie Optimy, przygotowany i utrzymywany przez naszego autoryzowanego partnera, który dostosowuje go do kolejnych wersji Optimy. Integracja działa z Optimą w wersji stacjonarnej oraz w Chmurze Enterprise; Optima w Chmurze Standard nie jest obsługiwana. Wymagania techniczne przekazujemy na etapie wdrożenia.

Naliczanie płac zostaje w Optimie

PeopleForce zbiera dane i prowadzi procesy: wnioski, akceptacje, onboarding, zmiany wynagrodzeń. Optima nadal nalicza płace i rozbija wynagrodzenie na składniki, a do tego pozostaje źródłem prawdy dla limitów urlopowych, pasków i deklaracji podatkowych.

Wymiana obejmuje pracowników z modułu kadrowego

Synchronizowane są osoby prowadzone w Optimie jako pracownicy. Współpracownicy B2B bywają zapisani wyłącznie jako kontrahenci w module księgowym — wtedy pozostają poza wymianą, choć w samym PeopleForce można je prowadzić jak każdą inną formę współpracy. Jeżeli Wasza grupa pracuje na kilku bazach Optimy albo część zespołu współpracuje w formule B2B, ustalmy zakres przed wdrożeniem.

Integrację włącza zespół PeopleForce

Integracja wymaga dodatku Integrator ERP. Konfigurujemy ją razem z partnerem i z Wami, więc nie musicie niczego ustawiać samodzielnie. Wasz opiekun jest jedynym punktem kontaktu — od uruchomienia po aktualizacje.