Integracja enova365 z PeopleForce: kadry i płace

Możliwości

Co zmienia się w codziennej pracy

Dane powstają tam, gdzie i tak toczy się proces — w formularzu preboardingu, we wniosku, przy zmianie wynagrodzenia — i trafiają do systemu kadrowo-płacowego bez przepisywania.

Zatrudnienie bez arkusza pośredniczącego

Dane nowej osoby zbiera formularz preboardingu, a nie plik, który ktoś potem wprowadza ręcznie do enova365. W profilu pracownika dodajemy pola odwzorowujące kartotekę wymaganą przy zatrudnieniu — wraz ze słownikami oddziałów NFZ, oddziałów ZUS, urzędów skarbowych i kodów zawodu.

Wnioski urlopowe i o pracę zdalną

Do enova365 trafiają tylko zatwierdzone wnioski — odrzucone nie wychodzą poza PeopleForce. Limit pozostałych dni potwierdza enova365, więc korekty wprowadzone tam przez dział kadr widać także w PeopleForce.

Paski płacowe i PIT-11 w folderze pracownika

Paski płacowe i PIT-11 z enova365 trafiają do wskazanego folderu w profilu pracownika; pracownicy widzą go, gdy administrator udostępni im folder. Pliki mogą być zabezpieczone hasłem. Zamiast wysyłki mailem — jedno miejsce, w którym pracownik znajdzie wszystkie wysłane mu paski i PIT-y.

Offboarding prowadzony z jednego miejsca

Zakończenie współpracy zaznaczane jest w PeopleForce, a dane o zakończonej umowie trafiają do enova365 razem z resztą kartoteki. Formalności kadrowe — wyrejestrowanie z ZUS i świadectwo pracy — pozostają po stronie enova365 i działu płac. W PeopleForce rusza proces: zdanie sprzętu, ankieta wyjściowa i rozmowa podsumowująca.

Mechanika

Co i w którą stronę się synchronizuje

Każdy rodzaj danych ma swój system macierzysty: dane pracowników zmienia się w PeopleForce, a limity, listy płac i dokumenty płacowe prowadzi enova365. Zmiany wprowadza się więc w jednym miejscu, a drugi system na bieżąco się z nim zgadza. Wymiana odbywa się regularnie — harmonogram i zakres przenoszonej historii ustalamy przy wdrożeniu.

Co się przenosi	Kierunek	Kiedy	Zakres danych
Kartoteka pracownika Dane podstawowe, adresowe, ubezpieczeniowe i podatkowe	PeopleForce enova365	cyklicznie	PESEL, adresy, oddział NFZ i ZUS, urząd skarbowy, NIP
Umowy O pracę, zlecenie, o dzieło i B2B	PeopleForce enova365	cyklicznie	rodzaj umowy, okres, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, stanowisko, dział
Dodatki do wynagrodzenia Premie, prowizje, inne składniki	PeopleForce enova365	cyklicznie	nazwa składnika, kwota, okres obowiązywania
Wnioski urlopowe i o pracę zdalną Po zatwierdzeniu	PeopleForce enova365	cyklicznie	typ wniosku, daty, pracownik
Numery kont bankowych	PeopleForce enova365	cyklicznie	numer konta, bank, waluta
Dokumenty Umowy i aneksy podpisane elektronicznie	PeopleForce enova365	cyklicznie	plik dokumentu przypisany do pracownika
Limity urlopowe Aktualne saldo pracownika	enova365 PeopleForce	cyklicznie	limit na bieżący rok z przeniesieniem z poprzedniego
Dodatki i potrącenia Aktualnie przypisane składniki	enova365 PeopleForce	na żądanie	dodatki i potrącenia pracownika
Historia umów Przenoszona na start	enova365 PeopleForce	jednorazowo	historia umów w profilu pracownika
Nieobecności z enova365 W tym zwolnienia chorobowe	enova365 PeopleForce	na żądanie	daty i liczba wykorzystanych dni
Paski płacowe i PIT-11 Gotowe wydruki, opcjonalnie zabezpieczone hasłem	enova365 PeopleForce	na żądanie	pliki PDF w folderze pracownika

Przy pierwszym uruchomieniu integracja łączy każdego pracownika w PeopleForce z jego kartoteką w enova365, więc nikt nie zostaje zdublowany. Kartoteki, których nie uda się połączyć, oznaczamy do potwierdzenia przez Wasz zespół.

Wszystkie integracje PeopleForce

Katalog gotowych połączeń oraz API do własnych integracji

Zobacz integracje

Uruchomienie

Dwa etapy startu

Najpierw jednorazowy import, potem regularna wymiana. Przez oba etapy prowadzi Was dedykowany Customer Success Manager.

Etap 1

Import początkowy

Podłączamy enova365 do Waszego konta PeopleForce i przenosimy dane pracowników. Przy konfiguracji dopasowujemy Wasze typy nieobecności, rodzaje umów, składniki wynagrodzenia i działy do ich odpowiedników w enova365 — raz, razem z Waszym zespołem.

Etap 2

Regularna wymiana

Od tej pory dane płyną w kierunkach z tabeli powyżej, zgodnie z harmonogramem ustalonym przy wdrożeniu. Na co dzień pracujecie w PeopleForce i w znanym interfejsie enova365.

Warunki pracy integracji

Czego potrzebujecie, kto uruchamia integrację i jak wygląda start.

Integracja działa przez dodatek po stronie enova365

Połączenie zapewnia certyfikowany dodatek po stronie enova365, przygotowany i utrzymywany przez naszego autoryzowanego partnera, który dostosowuje go do kolejnych wersji enova365. Wymagany jest pakiet złoty lub platynowy enova365. Wymagania techniczne przekazujemy na etapie wdrożenia.

Integrację włącza zespół PeopleForce

Integracja wymaga dodatku Integrator ERP. Konfigurujemy ją razem z partnerem i z Wami, a Wasz opiekun jest jedynym punktem kontaktu — od uruchomienia po aktualizacje.

Start na bazie testowej, dopiero potem produkcja

Standardem jest uruchomienie integracji na kopii bazy produkcyjnej: tam sprawdzamy, czy dane i limity się zgadzają, i dopiero wtedy przełączamy wymianę na środowisko produkcyjne. Przed startem spisujemy też zakres wymiany dla Waszej firmy.