Integracja z enova365: miękki HR w PeopleForce, kadry i płace po stronie ERP

Wymianę zawsze inicjuje enova365: na liście pracowników PeopleForce ustawia się datę, od której interesują nas zmiany, i uruchamia synchronizację — wtedy dane pracowników trafiają do enova365, a limity wracają do PeopleForce. Eksport nieobecności oraz wysyłka pasków i PIT-11 to osobne działania na zaznaczonych rekordach. Kto i jak często je uruchamia, ustalamy przy wdrożeniu.

Tylko wnioski o statusie „Zatwierdzony”, których typ został zmapowany i nie został oznaczony jako pomijany. Wniosek odrzucony nie jest przekazywany, a wycofany — usuwany po stronie enova365. Dzięki temu w systemie kadrowym nie pojawiają się nieobecności, które nigdy nie doszły do skutku.

Po identyfikatorze pracownika z PeopleForce, zapisanym w enova365 jako cecha. Przy pierwszym uruchomieniu integrator dopasowuje osoby po numerze PESEL albo po kodzie pracowniczym i pobiera identyfikatory automatycznie. Jeżeli dla kogoś dopasowanie się nie uda, cechę uzupełnia się ręcznie — lista takich przypadków jest w logach.

W tej integracji zwolnienie nie jest składane jako wniosek — informacja o nim trafia do enova365 z eZUS (import e-ZLA), a integrator przekazuje ją do PeopleForce. W profilu pracownika widać wykorzystane dni.

Nową pozycję trzeba zmapować, zanim zacznie się przenosić. Słowniki pobiera się ponownie z PeopleForce i wskazuje odpowiadającą im definicję w enova365. To ta sama czynność co przy uruchomieniu, tylko dla jednej pozycji.

Dział przypisywany jest po nazwie. Jeżeli integrator nie znajdzie odpowiednika, umowa trafia do działu domyślnego wskazanego w konfiguracji mapowania — dane nie zostają w zawieszeniu, a rozbieżność widać od razu.

Wymiana działa w obie strony, ale każdy obiekt ma jedno źródło prawdy: zmiany danych pracownika wprowadza się w PeopleForce, a limity, naliczone wynagrodzenia (listy płac) i dokumenty płacowe prowadzi enova365. Jeżeli w Waszym procesie część zmian kadrowych powstaje po stronie enova365, omówmy przed startem, jak połączyć to z tym podziałem.

Dodatek jest budowany pod konkretną wersję enova365, więc przy podniesieniu systemu potrzebna jest jego nowa wersja. Cykliczne aktualizacje wtyczki są częścią subskrypcji za integrację — dostarcza je partner odpowiedzialny za dodatek, a zgłoszenia prowadzi Twój opiekun po stronie PeopleForce. Planowane przerwy techniczne warto zgłaszać z wyprzedzeniem, a w trakcie aktualizacji nie uruchamiać synchronizacji.

To częsty układ. Dodatek instaluje i utrzymuje ten, kto administruje enova365 — czyli biuro rachunkowe — a Twój opiekun po stronie PeopleForce pozostaje jednym punktem kontaktu dla zgłoszeń. Warto z góry ustalić, kto wykonuje prace po stronie enova365 i na jakich zasadach je rozlicza, bo zwykle wykracza to poza standardową obsługę kadrowo-płacową.

Rozbieżności zdarzają się najczęściej przy limitach nieobecności albo przy danych, które przeszły częściowo. Dane pozostają po tej stronie, z której wyszły, więc da się ustalić, co zawiodło, i przenieść brakujący fragment ponownie. Przebiegi integratora są logowane po stronie enova365.

Dla firmy średniej wielkości zwykle około miesiąca, licząc od ustalenia zakresu do pracy na produkcji. Największa część to przygotowanie danych po stronie PeopleForce — pola i polityki nieobecności — oraz mapowanie słowników w enova365. Osoba techniczna po stronie enova365 jest potrzebna przy instalacji i mapowaniach, a później przy nowej wersji dodatku i mapowaniu nowych pozycji; bieżąca obsługa to działania w zwykłym interfejsie enova365.

W PeopleForce wejdź w Ustawienia → Integracje → enova365 i skontaktuj się z zespołem, albo napisz wprost do swojego opiekuna. Integrację uruchamia Twój opiekun razem z partnerem odpowiedzialnym za dodatek — nie włącza się jej samodzielnie w ustawieniach. Pierwszym krokiem jest rozmowa, na której ustalamy pakiet enova365, osobę z uprawnieniami administratora po Waszej stronie i zakres mapowań. Integrator ERP rozliczany jest osobno od abonamentu za moduły.