Rzeczywiste koszty utraty pracownika

W obecnych czasach na kształt biznesu wpływa wiele zmiennych – praca hybrydowa, praca zdalna, zespoły wielokulturowe, zatrudnianie pracowników pochodzących z różnych krajów. Jeżeli chcesz, aby Twoja firma rosła i rozwijała się, musisz zrozumieć, jak ważne jest nie tylko samo zatrudnianie, ale przede wszystkim – zatrzymywanie pracowników. Dla małych firm i organizacji non-profit może stanowić to szczególne wyzwanie. Nie tylko muszą się one mierzyć z konkurencją w postaci korporacji o wysokich budżetach, ale też często nie posiadają kompetentnych polityk i strategii utrzymania pracowników.

Niezrozumienie powodów, dla których pracownicy – zwłaszcza nowi – opuszczają firmę, może mieć katastrofalne skutki dla jej rozwoju. Brak strategii angażowania pracowników zmniejsza szanse na zdrową komunikację między pracodawcą a pracownikiem. Firmy często uświadamiają sobie ten błąd zbyt późno, ale jeszcze częściej – nie rozumieją, jak szkodliwe mogą być konsekwencje utraty pracownika w okresie adaptacyjnym.

W tym artykule przeanalizujemy, dlaczego rotacja pracowników ma znaczenie, w jaki sposób może szkodzić marce i reputacji organizacji oraz jakie strategie można zastosować, aby jej zapobiec.

Dlaczego rotacja pracowników ma znaczenie?

W 2020 roku Anthony Klotz po raz pierwszy użył określenia „wielka rezygnacja”, przewidując masowe zwolnienia w Stanach Zjednoczonych z powodu skutków pandemii COVID-19. Od tego czasu termin ten zyskał popularność – co więcej, przewidywania Klotza zaczęły się spełniać. W 2021 roku Apple odnotowało, że 59% pracowników na całym świecie było mniej zadowolonych ze swojej firmy i warunków pracy, a 56% było niezadowolonych z równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Szczególnie widoczne jest to w takich branżach jak usługi profesjonalne i biznesowe, produkcja i handel detaliczny.

Takie wskaźniki dobrowolnej rotacji pracowników negatywnie wpływają na wszystkie procesy w organizacji

Z danych Deloitte wynika, że 70% menedżerów wyższego szczebla jest zmęczonych i wypalonych i chciałoby odejść z pracy. Tak znaczące liczby pozwalają uświadomić sobie, dlaczego rotacja jest wyzwaniem we współczesnym świecie korporacyjnym. Wskaźniki dobrowolnej rotacji pracowników negatywnie wpływają na wszystkie procesy w organizacji.

Rotacja wpływa na atmosferę w zespole

Jedną z pierwszych zauważalnych zmian po utracie pracownika jest spadek morale pozostałej kadry. Jeśli wskaźniki rotacji wzrosną, pozostali pracownicy mogą również rozważyć odejście.

Z badań OfficeVibe wynika, że dla 70% pracowników posiadanie kolegów w pracy jest najważniejszym elementem szczęśliwego środowiska pracy. Co więcej – 50% pracowników, którzy mają w pracy najlepszego przyjaciela, podało, że czują się przez to bardziej związani ze swoją firmą.

Jeśli więc odejdzie jeden pracownik, może to poważnie wpłynąć na zaangażowanie pozostałych członków zespołu i ich rolę w firmie.

Rotacja zmniejsza efektywność zespołu

Utrata pracowników prowadzi do spadku wydajności pracy, ponieważ po prostu masz już mniej osób mogących realizować zadania. Zespół będzie zmuszony, nie tylko znaleźć nowego specjalistę, ale przejąć obowiązki po pracowniku, który odszedł, aby nadrobić pracę. Poziom stresu tych pracowników, którzy będą zmuszeni wykonywać dodatkowe zadania – wzrośnie.

Poza tym spadek wydajności pracowników to również finansowy cios Twojej organizacji. Raport HubSpot pokazuje, że utrata produktywności może kosztować firmę od 30% do 200% wynagrodzenia pracownika. Bez względu na to, jak obliczysz utratę produktywności, firma nadal będzie tracić pieniądze.

Rotacja powoduje dodatkowe wydatki

Wzrost dodatkowych kosztów finansowych to prawdopodobnie największy problem związany z rotacją pracowników. Wynika on z konieczności pozyskania i przeszkolenia nowych pracowników, aby zastąpić tych, którzy odchodzą. Badania pokazują, że za każdym razem, gdy firma zastępuje pracownika, wydaje na znalezienie nowego pracownika środki stanowiące równowartość 9 miesięcy jego wynagrodzenia. Przykładowo, w przypadku menedżera zarabiającego 60 tys. dolarów rocznie, koszt rekrutacji i szkolenia to aż 45 tys. dolarów!

Co składa się na rzeczywisty koszt utraty pracownika?

W artykule o retencji Josh Bersin, z organizacji Bersin by Deloitte, podaje kluczowe metryki, które wpływają na rzeczywisty koszt utraty pracownika.

Do tych metryk należą:

• Koszty rekrutacji. Wliczamy do nich bezpośrednie koszty rekrutacji nowego pracownika, koszty zamieszczania ogłoszeń na portalach pracy, koszt komunikacji, koszty testów itp.
• Koszty adaptacji. Obejmuje one koszty zatrudnienia pracownika, w tym zasoby szkoleniowe.
• Utrata produktywności. Nowy pracownik może potrzebować od sześciu miesięcy do dwóch lat, aby osiągnąć poziom wydajności obecnego pracownika.
• Utrata zaangażowania i wpływ na morale pracowników. Kiedy zespół boryka się z dużą rotacją pracowników, spada jego zaangażowanie i wydajność, co wpływa na morale.
• Błędy w działaniu. Nowi pracownicy dłużej wykonują swoją pracę i często są mniej profesjonalni.
• Koszty szkoleń. W ciągu 2-3 lat firma może być zmuszona zainwestować w szkolenia od 10% do 20% wynagrodzenia pracownika albo i więcej.
• Utrata kluczowej wiedzy. Gdy odchodzą wysoko wykwalifikowani lub długoletni pracownicy, Twoja organizacja traci zgromadzony zestaw umiejętności, wiedzę na temat produktów lub usług oraz doświadczenie pracowników.
• Wpływ na kulturę organizacyjną. Za każdym razem, gdy ktoś odchodzi, inni mają okazję zakwestionować, czy wartości wyznawane przez firmę są aktualne i czy sami przełożeni je pielęgnują.

Dlaczego pracownicy rezygnują z pracy?

Istnieje wiele powodów, które mogą sprawić, że pracownik opuści swoje obecne stanowisko. Do głównych przyczyn rotacji pracowniczej należą:

• brak możliwości rozwoju kariery zawodowej,
• brak zaangażowania pracowników,
• słabo rozwinięta kultura korporacyjna,
• brak lub niski poziom świadczeń dla pracowników,
• niskie wynagrodzenie,
• nieporozumienia ze współpracownikami lub przełożonymi,
• brak jasnych celów i kierunków biznesowych.

Jakie strategie utrzymania pracowników można zastosować?

Wdrożenie systemu świadczeń

Zapewnienie pracownikom benefitów to świetny sposób na zwiększenie retencji. Jakie świadczenia warto rozważyć w pierwszej kolejności?

• Tradycyjne ubezpieczenie zdrowotne jest w dzisiejszych czasach koniecznością i powinno uwzględniać konkretne wymagania pracowników.
• Umowa o zwrot kosztów leczenia jest popularną opcją wśród organizacji. Jest elastyczna i generuje stosunkowo niskie koszty, a zapewnia pracownikom zwrot kosztów opieki medycznej, rutynowych kontroli lekarskich, badań itp.

Wdrożenie systemu premiowego

Oprócz kosztów leczenia możesz zaoferować swoim pracownikom różne dodatki i bonusy. Zapewnienie takich korzyści zwiększa zadowolenie zespołu, co z kolei zmniejszy rotację pracowniczą.

Rozważ następujące możliwości:

• świadczenia dla pracowników, którzy pracują zdalnie,
• pomoc edukacyjna lub zwrot czesnego, np. pokrycie kosztów dodatkowych kursów zawodowych lub studiów MBA,
• świadczenia związane z poprawą zdrowia psychicznego,
• płatny urlop – jeśli masz już w firmie politykę urlopową, usprawnij ją i rozszerz ją o dodatkowe opcje (na przykład dzień wolny w urodziny lub nagłe nieobecności w razie nieprzewidzianej sytuacji itp.),
• elastyczny harmonogram pracy.

Optymalizacja okresu adaptacyjnego

Okres adaptacyjny jest najważniejszym okresem w cyklu życia pracownika. Wtedy właśnie pracownik rozważa wszystkie za i przeciw, wiążące się z kontynuacją pracy w Twojej firmie.

Jeśli okres adaptacji jest źle zorganizowany, tzn. poszczególne etapy nie zostały odpowiednio opracowane, nie ma wyznaczonych zadań do wykonania lub co gorsza, nie ma osoby odpowiedzialnej za adaptację nowych osób – to może być powodem, dla którego nowy pracownik złoży wypowiedzenie. To z kolei wiąże się z negatywnymi konsekwencjami dla pracodawcy.

Utrata nowego pracownika stwarza dla firmy zagrożenie poprzez:

• Negatywny wpływ na markę pracodawcy . Nowy pracownik, który dobrowolnie rezygnuje z pracy w trakcie lub po okresie adaptacyjnym, może podzielić się swoim wrażeniem z innymi osobami. Kilka takich wypowiedzi może stworzyć negatywny obraz Ciebie jako pracodawcy.
• Negatywne oddziaływanie na reputację firmy. Jeśli marka pracodawcy cierpi z powodu złej komunikacji i niedociągnięć organizacyjnych, to wiąże się to z ryzykiem reputacyjnym. Jeśli firma również jest w złym położeniu (potoczenie mówiąc – „dołku”), może to poważnie wpłynąć na dalsze sukcesy w rekrutacji i zatrudnianiu, powodując straty i negatywne wzmianki w prasie.
• Straty reputacyjne dla specjalistów od HR. Kiedy duże zasoby zostały wydane na poszukiwanie pracownika, ale z jakiegoś powodu opuścił on firmę wkrótce po zatrudnieniu, winny może być dział HR i jego specjaliści. Dlatego menedżerowie HR powinni pracować nad optymalizacją okresu adaptacji pracownika równolegle ze strategiami retencji.

Jak zoptymalizować onboarding i adaptację?

Okres adaptacji może trwać nawet do 2 lat – błędem byłoby więc sądzić, że czas ten nie musi być przedmiotem naszej kontroli. Optymalizując adaptację, HR manager pozytywnie wpływa na zaangażowanie pracowników i zmniejsza ryzyko dobrowolnej rotacji.

System przepływu pracy, czyli workflow, który można spotkać w najnowszych wersjach zaawansowanego oprogramowania HR, pomaga zoptymalizować onboarding oraz inne procesy. Workflow może obejmować większość działań w firmie, niezależnie od tego, czy będzie o przygotowanie miejsca pracy pracownika w biurze, czy złożenie pracownikowi gratulacji z okazji jakiejś rocznicy.

Za najprostszy przykład zastosowania workflow możemy uznać właśnie onboarding. Wykorzystując workflow zaplanujemy z wyprzedzeniem wszystkie zadania, które musi wykonać nowy pracownik, zaoferujemy dodatkowe wideoporadniki, zdjęcia, dokumenty, szablony i wszystko, czego potrzebuje nowicjusz.

Im szybciej nowy pracownik zapoznaje się z produktem lub usługą firmy i jej wewnętrznymi zasobami, tym bardziej się angażuje i interesuje swoją pracą.

Podsumowanie

Rotacja personelu i utrata pracowników przyprawiają o ból głowy działy HR w wielu firmach. Trzeba zająć się tymi problemami i rozwiązać je, zanim pojawią się konflikty. Równolegle z wykorzystaniem oprogramowania HR, które pomoże wyeliminować ryzyko, pomyśl o następujących rozwiązaniach:

• opracuj etapy zatrudniania i wybierz pracowników, którzy pasują do ducha korporacyjnego firmy,
• określ, jakich dodatków i świadczeń potrzebują nowi pracownicy,
• ustal jasne cele i oczekiwania wobec pracowników,
• wytycz jasne ścieżki kariery z możliwościami rozwoju,
• stwórz i pielęgnuj kulturę firmy,
• nagradzaj pracowników na podstawie ich wyników.

Im więcej uwagi poświęcisz problemowi utraty pracowników na wczesnym etapie planowania, tym lepiej Twoja firma będzie w stanie sobie z nim poradzić.