Analityka HR

Czym jest analityka HR?

Analityka HR stanowi część analityki danych i odnosi się bezpośrednio do informacji o sile roboczej w firmie, którą stanowią kandydaci oraz pracownicy. Pomaga kierownictwu w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących zatrudnienia, rozwoju kadry, zmian w zarządzaniu talentami i kulturze korporacyjnej itd. Wykorzystując analitykę HR specjaliści mogą powiązać decyzje dotyczące talentów, z rozwojem całego biznesu. Jest więc ona niezwykle ważna w kontekście nie tylko usprawnienia cyklu życia pracownika, ale także podniesienia poziomu efektywności firmy.

Analityka HR daje szersze spojrzenie na wydajność zespołu i dostarcza konkretnych przykładów, które pozwalają lepiej zrozumieć różne kwestie związane z HR. Może np. pomóc poznać przyczynę nagłego wzrostu rotacji pracowników lub zidentyfikować role, w których pracownicy najszybciej doświadczają poczucia wypalenia zawodowego.

Bez analityki HR nie da się prowadzić firmy o wysokim poziomie profesjonalizmu.

Przykłady zastosowań analityki HR

• Rotacja pracowników (Employee turnover) – wskaźnik rotacji powinien być regularnie monitorowany, aby nie doszło w firmie do drastycznej utraty personelu. Pokazuje on, jak skuteczne są procesy HR w firmie – od zatrudniania i onboardingu po zarządzanie zadaniami, rozwój pracowników, komunikację wewnętrzną i inne. Obserwowanie wahań tego wskaźnika może pomóc specjalistom HR określić, w których obszarach pojawiają się problematyczne kwestie, trudne do zauważenia na pierwszy rzut oka – np. przeciążenie zadaniami, toksyczność relacji w zespole itd.
• Koszt zamknięcia wakatu (Cost-per-hire) i czas do jego zamknięcia (Time to fill) – to wskaźniki efektywności rekruterów i całego działu HR. Im krótszy czas zamknięcia i niższy koszt, tym większa efektywność pracy. Na tym etapie analityki widać, jak duży wpływ na przebieg procesu ma czynnik ludzki, zwłaszcza jeśli dany rekruter zarządza wieloma otwartymi stanowiskami.
• Czas do zatrudnienia (Time to hire) – to kolejna metryka, która mierzy jakość pracy zespołu rekrutacyjnego. Liczy się ją od momentu wejścia kandydata do procesu do akceptacji oferty. Na wartość wskaźnika wpływa m.in. obciążenie działu HR i opóźnienia w komunikacji. Śledzenie tej metryki pozwala uniknąć negatywnych doświadczeń kandydatów (Candidate Experience).
• Średni wiek pracownika (Average Employee Age) – to wskaźnik, który warto obserwować zwłaszcza w firmach zatrudniających osoby dojrzałe. Ma on znaczenie w kontekście planowania sukcesji, obliczaniu kosztów świadczeń pracowniczych i organizacji kolejnych naborów. Wartość wskaźnika może – ale nie musi – wpływać na tempo pracy zespołu, komunikację i atmosferę w firmie.
• Zaangażowanie pracowników (Employee Engagement lub Employee Net Promoter Score) – to wskaźnik, który łatwo śledzić dzięki przeprowadzaniu ankiet w zespole. Systematyczne ankietowanie, z wykorzystaniem oprogramowania HR (np. funkcjonalności systemu HRM), pozwala ustalić, które wewnętrzne czynniki wpływają na wydajność pracowników.
• Satysfakcja pracowników (Satisfaction rate) – to wieloaspektowa metryka, która pozwala określić stopień zadowolenia pracownika z jego pracy i środowiska pracy. Na wartość wskaźnika mają wpływ elementy takie jak: komunikacja z przełożonymi i/lub podwładnymi, wysokość wynagrodzenia, jakość i rodzaj dodatkowych świadczeń pracowniczych, otrzymywane wsparcie, przydział zadań, kultura organizacyjna firmy.

Jak analityka HR wpływa na firmę?

Analityka HR wspiera profesjonalne podejście do problemów pracowniczych, przez co istotnie wpływa na procesy biznesowe firmy. Zapewnia też firmie szereg innych korzyści, m.in.:

• wprowadza jasną strukturę talentów i potencjałów wszystkich pracowników;

• ułatwia zidentyfikowanie „blokerów”, które utrudniają organiczny rozwój pracowników;

• dostarcza danych, które pomagają firmie rozwiązywać problemy pojawiające się na różnych etapach cyklu życia pracownika;

• pomaga identyfikować źródła problemów – np. przyczynę stresu lub powód narastającego poczucia wypalenia zawodowego u pracownika – i minimalizować ich wpływ;

• kształtuje ustrukturyzowaną strategię zarządzania i rozwoju siły roboczej, co przekłada się na strategię biznesową firmy.

Jak oprogramowanie HR może zautomatyzować analitykę kadrową?

Wyspecjalizowane systemy HRM zapewniają sprawną i zautomatyzowaną analitykę oraz raportowanie. Większość współczynników i obliczeń w takich systemach wykonywana jest w czasie rzeczywistym, bez zbędnych opóźnień. Jeśli nagle zajdzie potrzeba pozyskania najnowszych danych HR, wystarczy zalogować się do takiego systemu i pobrać potrzebne informacje, np. w postaci wykresów.

Moduł HR Analytics w PeopleForce to ponad 40 gotowych raportów o liczbie pracowników, rotacji, stażu, wieku, płci, luce płacowej, nieobecnościach, rekrutacji (time to hire, time to fill, źródła kandydatów, lejek) i efektywności. Dane aktualizują się automatycznie z Core HR, Recruit, Perform i Time, a każdy raport można filtrować według działów lub lokalizacji i eksportować do XLSX lub CSV.

Analityka HR a RODO

Dane pracowników to dane osobowe, więc analityka HR podlega RODO i art. 22¹ Kodeksu pracy, który określa, jakie dane pracodawca może zbierać. Dane muszą być przetwarzane w określonym celu, z ograniczonym dostępem, a dane o zdrowiu wymagają szczególnej ochrony. W analizach warto w miarę możliwości korzystać z danych zagregowanych lub zanonimizowanych.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest analityka HR?

To analiza danych o kandydatach i pracownikach, która pozwala podejmować decyzje kadrowe na podstawie faktów, a nie intuicji.

Czym różnią się wskaźniki HR od analityki HR?

Wskaźniki to pojedyncze miary, np. współczynnik rotacji. Analityka to proces łączenia tych miar, szukania przyczyn i decydowania, co zrobić.

Od jakich wskaźników zacząć?

Na początek wystarczą rotacja, time to hire, absencja i zaangażowanie. Później można dodać wskaźniki kosztów, równości wynagrodzeń i efektywności.