Cykl życia pracownika

Kiedy potencjalny kandydat zmienia się w pracownika, rozpoczyna się nowy cykl – cykl życia pracownika. Każdy z jego etapów to nowe wyzwania, nie tylko dla samego zainteresowanego, ale i dla działu HR.

Co to jest cykl życia pracownika?

Model cyklu życia pracownika może również funkcjonować pod określeniem „droga pracownika”. Będą to następujące po sobie etapy, przez jakie pracownik przechodzi w firmie – od momentu, kiedy pierwszy raz o niej usłyszy, aż do momenty, kiedy się z nią rozstanie.

Jakie są etapy modelu cyklu życia pracownika?

Różne źródła odmiennie podchodzą do określania momentu, kiedy rozpoczyna się obieg cyklu życia pracownika w firmie. Niektórzy za jego początek uznają dopiero dzień zawarcia umowy o pracę – wtedy de facto możemy kandydata już pełnoprawnie nazywać pracownikiem. W najnowszych opracowaniach zwraca się jednak uwagę, że początek cyklu stanowi pierwszy kontakt z firmą, tj. zainteresowanie się ofertą pracy lub samą firmą.

Podążając za nowymi trendami, uznajmy więc, że fazy cyklu życia pracownika to:

• Wzbudzenie zainteresowania przyszłego pracownika (z ang. Attraction) – ten etap powinien zacząć się zanim jeszcze firma zamieści ogłoszenie o wakacie. Na wzbudzanie zainteresowania – czy kuszenie, bo z tym określeniem też możesz się spotkać – składają się wszystkie działania budujące wizerunek pracodawcy, tzw. Employer Branding. Będą to m.in. komunikacja prowadzona przez media społecznościowe, opinie byłych pracowników, pokazywanie wartości firmy oraz objaśnienie, na czym opiera się kultura firmy.
• Proces rekrutacji – to etap, na którym firma wybierze odpowiedniego kandydata. To również etap, na którym kandydat zdecyduje, czy w ogóle zechce przyjąć ofertę. Dlatego niezwykle istotnym zadaniem każdego rekrutera jest przeprowadzenie całego procesu sprawnie, z jednoczesnym zapewnieniem kandydatom pozytywnych doświadczeń – wzmacnianie tzw. Candidate Experience.
• Proces onboardingu – to etap, na którym następuje wdrażanie pracowników do samodzielnego objęcia stanowiska. Tu ogromną rolę odgrywa dział HR, który ma za zadanie zaangażowanie pracowników w życie firmy, przekazaniem im, jakie są podstawowe wartości firmy, na czym zbudowana jest kultura firmy oraz jak będzie wyglądał dalszy rozwój kariery pracownika w firmie.
• Etap rozwoju zawodowego – to kluczowy etap i dla pracownika, i firmy. Po zakończeniu wdrożenia pracownik dostosowuje się do środowiska pracy. Jeśli firma zainwestuje w jego rozwój, wzbudzi w nim chęć dalszego rozwoju i doskonalenia umiejętności – będzie czerpać z tego korzyści. Natomiast pracownik będzie bardziej zmotywowany do wykonywania swoich obowiązków, wiedząc, że jego kariera w tej firmie się rozwinie. Tu znów dział HR odgrywa ogromną rolę, poprzez odpowiednie zarządzanie talentami i zarządzanie wydajnością pracowników, a także planowanie ścieżek rozwoju każdego członka zespołu.
• Etap retencji – to etap, do którego dochodzą pracownicy odczuwający brak wyzwań zawodowych lub ci, którzy nie czują się należycie docenieni przez firmę. Zadaniem HR na tym etapie jest utrzymać pracowników, którzy wnoszą najwięcej do firmy np. poprzez atrakcyjniejsze wynagrodzenie i świadczenia lub poprzez zmianę zakresu obowiązków i postawienie przed pracownikiem nowych wyzwań.
• Etap rozstania (proces offboardingu) – może wiązać się z dwoma sytuacjami: kiedy pracownik odchodzi na emeryturę i w naturalny sposób kończy współpracę z firmą lub kiedy pracownik z innych powodów opuszcza firmę. Na tym etapie dział HR podejmuje szereg działań, by proces przebiegł sprawnie, a odchodzący pracownik rozstawał się z firmą w przyjaznej atmosferze. Te pozytywne doświadczenia na końcowym etapie współpracy mają istotny wpływ na wizerunek pracodawcy. Do najważniejszych procesów na etapie rozstania należą tzw. Exit Interviews – rozmowy końcowe, które wykorzystuje się do poznania doświadczeń pracownika w firmie, a także planowanie sukcesji – reorganizacja stanowiska, przekazanie obowiązków odchodzącego pracownika innej osobie.

Jakie są metryki cyklu życia pracownika?

Zarządzanie cyklem życia pracownika w HR oznacza jedno – nieustanne przyglądanie się odpowiednim metrykom. Na każdym etapie te metryki będą inne.

• Etap wzbudzenia zainteresowania – opinie na portalach pracy, w serwisach pracy, opinie na portalach społecznościowych, a także ilość otrzymywanych aplikacji na jedno stanowisko, czas do zatrudnienia – pomagają zrozumieć, jak postrzegana jest firma jako pracodawca.
• Rekrutacja – tu znaczenie będą miały wskaźniki takie jak efektywność kanałów rekrutacji, atrakcyjność oferty pracy, jakość aplikacji, koszt zatrudnienia jednego pracownika, czas rekrutacji, współczynnik rotacji u osób z rocznym stażem pracy, koszty rotacji, liczba odrzuceń oferty pracy, koszt błędnej rekrutacji, doświadczenie kandydata. Nie musisz obserwować ich wszystkich na raz – dobierz je do swoich aktualnych potrzeb!
• Onboarding – bez właściwego onboardingu, pracownik nie ma szans na przystosowanie się do warunków panujących w firmie i dalszą wydajną pracę. Wskaźniki do pomiaru onboardingu to m.in.czas do osiągnięcia przez pracownika produktywności oraz rotacja nowych pracowników.
• Rozwój zawodowy – na tym etapie dział HR nadzoruje realizację planów zawodowych, dokonuje ocen pracowniczych, kontroluje osiąganie celów i zapewnia pomoc pracownikom. Istotny wskaźnik na tym etapie to wskaźniki awansów, który pozwala ocenić, czy pracownicy rzeczywiście dokonują progresu w swoich osiągnięciach zawodowych.
• Etap retencji – tu najważniejszą metryką jest wskaźnik retencji, mówiący o tym, ile osób zostaje w firmie w danym okresie czasu oraz wskaźnik zaangażowania – im niższe zaangażowanie, tym niższa retencja.
• Etap rozstania – na tym etapie musisz dobrać metryki do powodów rozstania pracownika z firmą, np. w firmie o wyższej średniej wieku będziesz śledzić wskaźnik przejścia na emeryturę. Inną pomocną metryką będzie wskaźnik ukończenia Exit Interview, który pomoże Ci udoskonalić proces offboardingu.

Korzyści z wdrożenia strategii cyklu życia pracownika

Dlaczego cykl życia pracownika powinien mieć priorytetowe znaczenie dla firmy?

• Wdrożenie tego modelu to przede wszystkim przystępny sposób na na wizualizację pełnej drogi, jaką pracownik przechodzi w firmie.

• Cykl pozwala działowi HR (lub managerowi prowadzącemu) łatwo zorientować się, jakie etapy przeszedł pracownik, a jakie jeszcze go czekają. To z kolei, ułatwia zaplanowanie dalszego rozwoju kariery i ustalanie kolejnych celów do osiągnięcia.

• Dobry plan dla każdego etapu i jego sprawna realizacja pozwalają odpowiadać na bieżące potrzeby pracownika w określonym momencie jego kariery oraz poprawiać doświadczenia pracownika (Employee Experience).

• Modelowanie cyklu życia pracowników to zapewnianie im spójnych doświadczeń zawodowych.

• Gromadzenie i analizowanie danych, które pojawiają się na każdym etapie cyklu pozwala na wydajniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi oraz lepsze rozumienie rozwoju pracowników.

Jak zoptymalizować cykl życia pracownika

Etapy cyklu życia pracownika, jak wszystkie inne procesy, można optymalizować z wykorzystaniem technologii HR. Jak to zrobić?

• Etap wzbudzenia zainteresowania – zaplanuj content odnoszący się do wartości firmy, dziel się nim regularnie poprzez media społecznościowe. Możesz wykorzystać do tego opcje automatyzacji na platformach społecznościowych – większość z nich posiada już funkcję planowania contentu z wyprzedzeniem.
• Rekrutacja – zautomatyzuj proces rekrutacji wykorzystując system ATS – stwórz szablony ogłoszeń o pracę, ustaw integracje z portalami pracy, automatycznie zbieraj CV w jednej wspólnej bazie. Oszczędzisz czasu rekruterom, którzy nie będą musieli ręcznie uzupełniać danych w systemie i zawsze będą mieć wgląd w najbardziej aktualne informacje o kandydatach. Możesz też zaplanować cały schemat komunikacji, wykorzystując wzory odpowiedzi, remindery, szablony rozmów kwalifikacyjnych oraz ankiety i testy przesiewowe. To wszystko pozwoli Ci zapewnić każdemu kandydatowi ten sam poziom doświadczeń.
• Onboarding – w systemie HRM możesz zaplanować również przebieg procesu adaptacji nowego pracownika, m. in. ustawić poziomy dostępów do wybranych materiałów informacyjnych, dostarczać kolejne informacje dzięki automatyzacji komunikacji wysyłki maili (np.: w pierwszym dniu pracy – „Kultura firmy i wartości firmy”, w drugiem – „Twój rozwój kariery w naszej firmie”, w trzecim – „Nasi obecni pracownicy – poznaj swój nowy zespół” itd.), informować o kolejności szkoleń do ukończenia itp.
• Rozwój zawodowy – automatyzacja HR z wykorzystaniem systemu HRM na tym etapie to np. wykorzystanie ankiet eNPS, planowanie i realizowanie ocen pracowniczych, ustalanie i monitorowanie OKR/KPI, zarządzanie wydajnością. Świetną opcją jest również ewidencja czasu pracy w systemie oraz automatyczna wniosków kadrowych.
• Etap retencji – automatyzacja może pomóc Ci również utrzymać pracowników – zbierając dane z ankiet trafniej zaplanujesz ścieżki rozwoju, wynagrodzenie i świadczenia, odpowiadające aktualnym potrzebom zespołu. Nadzorowanie w systemie wskaźników takich jak wiek pracownika, pozwoli zawczasu na planowanie sukcesji na kluczowych stanowiskach.
• Etap rozstani a – na tym etapie automatyzacja pomoże przyspieszyć proces offboardingu – możesz stworzyć schemat komunikacji i przypominać mailowo o konieczności wykonania kolejnych kroków, takich jak uzupełnienie odpowiedniej dokumentacji, zdanie sprzętu służbowego, przekazanie obowiązków itp. Na tym etapie również możesz zbierać dane z ankiet.

Podsumowanie

Różnorodność pracowników w firmie sprawia, że zarządzanie talentami to nie lada zadanie. W ulepszeniu tego procesu pomoże sprecyzowanie faz cyklu życia pracownika w firmie, wdrożenie optymalizacji w postaci automatyzacji zadań oraz ustalenie metryk HR dla każdej z faz. Dbanie o pracowników na każdym etapie zatrudnienia pozwala firmie utrzymywać zaangażowanie oraz wydajność członków zespołu na optymalnym poziomie.