Nagana

Nagana to formalna, udokumentowana kara porządkowa. Zapisuje konkretne naruszenie obowiązków, wskazuje, co ma się zmienić, i uprzedza pracownika, że powtórka będzie miała cięższe konsekwencje. W odróżnieniu od rozmowy tworzy ślad, na który mogą powołać się obie strony.

W wielu krajach obowiązuje nieformalna drabina: rozmowa, ostrzeżenie ustne, ostrzeżenie pisemne, ostateczne ostrzeżenie, zwolnienie. W polskim Kodeksie pracy drabiny nie ma, jest zamknięty katalog trzech kar porządkowych: upomnienie, nagana i kara pieniężna, ta ostatnia tylko w ściśle określonych sytuacjach. Wszystko inne, co firma nazywa ostrzeżeniem, nie jest karą w rozumieniu przepisów. Nie znaczy to, że jest bezużyteczne, ale różnicę trzeba znać.

Co musi znaleźć się w zawiadomieniu

• Rodzaj naruszenia obowiązków i data jego popełnienia. To wymaga Kodeks pracy wprost, a ogólników typu nieprofesjonalna postawa nie da się obronić przy sprzeciwie.
• Naruszona zasada. Punkt regulaminu pracy, zakresu obowiązków, kodeksu postępowania lub regulaminu wewnętrznego.
• Pouczenie o prawie wniesienia sprzeciwu i o terminie. Jego brak jest jedną z najczęstszych wad formalnych.
• Stanowisko pracownika. To, co powiedział podczas wysłuchania, zapisane także wtedy, gdy go nie uwzględniono.
• Co ma się zmienić i do kiedy. Rzeczy obserwowalne, z datą przeglądu zamiast bezterminowego oczekiwania.
• Wsparcie, jeśli jest oferowane. Szkolenie, zmiana grafiku, inny projekt. Jego brak zauważa się w pierwszej kolejności.

Kodeks wymaga też, żeby przy wyborze kary brać pod uwagę rodzaj naruszenia, stopień winy i dotychczasowy stosunek pracownika do pracy. To jest miejsce, w którym nagana wobec osoby z czystą kartą po dziesięciu latach wygląda inaczej niż wobec kogoś, kto ma za sobą trzy podobne sytuacje.

Terminy i sprzeciw

Kara nie może być zastosowana po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu ani po upływie trzech miesięcy od jego popełnienia, a przed jej nałożeniem pracodawca musi pracownika wysłuchać. To najkrótszy termin w całym prawie pracy i najczęstszy powód, dla którego oczywiste sprawy upadają.

Pracownik ma siedem dni na wniesienie sprzeciwu. Jeśli pracodawca go nie odrzuci w ciągu czternastu dni, sprzeciw uważa się za uwzględniony, co oznacza, że milczenie działa na korzyść pracownika. Po odrzuceniu sprzeciwu pozostaje mu czternaście dni na wystąpienie do sądu pracy o uchylenie kary. Jeśli w zakładzie działa organizacja związkowa reprezentująca pracownika, jej stanowisko trzeba rozważyć przy rozpatrywaniu sprzeciwu.

Karę trzeba usunąć z akt

Po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a zawiadomienie o ukaraniu usuwa się z akt osobowych. Pracodawca może też uznać karę za niebyłą wcześniej, z własnej inicjatywy albo na wniosek organizacji związkowej, i jest to niedoceniane narzędzie: osoba, która się poprawiła, widzi, że zostało to zauważone.

Firmy, które trzymają w aktach każde ostrzeżenie z ostatnich lat, działają przeciwko sobie na dwa sposoby. Po pierwsze łamią obowiązek usunięcia. Po drugie menedżer, który eskaluje na podstawie nagany sprzed trzech lat, musi wyjaśnić, dlaczego dwa dobre lata pomiędzy nie liczyły się wcale.

Zachowanie i kompetencje to dwa różne problemy

To rozróżnienie decyduje o wyborze narzędzia. Zachowanie dotyczy decyzji: spóźnienia, złamana zasada, niesubordynacja, rozliczenie wydatków, których nie było. Kompetencje dotyczą możliwości: ktoś się stara, a efekt jest za słaby.

Nagana działa na to pierwsze i nie działa na to drugie. Słabe wyniki wymagają planu naprawczego z celami, wsparciem i realnym oknem czasowym. Ukaranie kogoś za to, że czegoś nie potrafi, nie zmienia wyniku i osłabia pozycję firmy przy ewentualnym wypowiedzeniu.

Gdzie nagany zawodzą

Pierwsza pułapka to ogólniki: postawa, profesjonalizm i sposób komunikacji to wrażenia, a nie czyny, i nie da się wobec nich poprawić. Druga to zasadzka, gdy miesiące niewypowiedzianego rozdrażnienia wysypują się w jednym dokumencie. Trzecia to niekonsekwencja między ludźmi, która zamienia pojedynczą sprawę w spór o dyskryminację. Czwarta to dokument żyjący wyłącznie w skrzynce menedżera, który nigdy nie trafia do akt osobowych.

Jak wystawić ją w PeopleForce

Dokument wygenerowany z szablonu zaciąga dane pracownika prosto z profilu, więc imię i nazwisko, stanowisko, numer kadrowy i daty pochodzą z ewidencji, a nie z przeklejonego pisma sprzed roku. Gotowy dokument trafia do folderu na profilu osoby, z własnymi uprawnieniami dostępu, więc akta dyscyplinarne widzi HR i właściwy przełożony, a nie każdy, kto ma wgląd w katalog pracowników. Każdy rekord przechowuje, kto go utworzył i kto zmieniał jako ostatni.

Pytanie o doręczenie zamykają stany podpisu w dokumentach i podpisie elektronicznym. Dokument przechodzi przez żądanie, dostarczenie, otwarcie wiadomości i otwarcie dokumentu, zanim zostanie podpisany, a każdy stan ma znacznik czasu. Osobny stan odrzucenia waży tu bardziej niż gdziekolwiek indziej: pracownik, który nie chce podpisać, zostawia udokumentowaną i opatrzoną datą odmowę, a nie dokument, który po prostu znika. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest dostępny przez integrację z Autenti, więc zapoznanie z karą nie wymaga papieru i działa przy pracy zdalnej. Roczny termin usunięcia kary z akt i datę przeglądu najlepiej prowadzić jako zadanie z terminem i właścicielem w workflow, a nie w pamięci jednej osoby.