Scorecard rekrutacyjny

Scorecard rekrutacyjny to formularz, który każda osoba prowadząca rozmowę wypełnia po jej zakończeniu, z kryteriami ustalonymi przed startem procesu i skalą stosowaną tak samo wobec każdego kandydata. Zamienia rozmowę z wrażenia w dowód, który ktoś inny może przeczytać, podważyć i porównać.

To operacyjna połowa wywiadu ustrukturyzowanego: struktura decyduje, o co się pyta, a scorecard decyduje, co zostaje zapisane. Bez tego drugiego pierwsze rozpada się z powrotem w swobodną rozmowę mniej więcej w trzy rekrutacje.

Dlaczego to zmienia decyzję

Trzy mechanizmy, wszystkie mało efektowne. Pamięć blaknie i przebudowuje się: do momentu debriefu zostaje głównie początek, koniec i jeden wyrazisty moment. Oceny zapisane przed dyskusją stawiają opór sali: w nieudokumentowanym debriefie najstarszy stażem albo najpewniejszy siebie głos przesuwa wszystkich pozostałych, i nikt tego nie zauważa. A kryteria ustalone z góry nie pozwalają poprzeczce dryfować z kandydata na kandydata, bo właśnie tam pracują efekt aureoli i nieświadome uprzedzenia.

Jest też korzyść drugiego rzędu, która z czasem waży więcej. Scorecardy czynią proces sprawdzalnym: można spojrzeć wstecz na rok zatrudnień i zapytać, które kryteria naprawdę przewidziały sukces. To niemożliwe, gdy całym zapisem są kciuki w górę na czacie.

Co się w nim znajduje

• Cztery do sześciu kryteriów, nie więcej. Wziętych z realnych wymagań roli. Dziesięć kryteriów daje dziesięć czwórek.
• Skala z opisanymi poziomami. Nie abstrakcyjne 1 do 5, tylko opis tego, jak wygląda trójka w porównaniu z czwórką, żeby dwie osoby rozumiały przez tę samą liczbę to samo.
• Pole na dowód przy każdym kryterium. Co kandydat powiedział albo zrobił, że dało tę ocenę. To jedno pole odróżnia scorecard od ankiety.
• Rekomendacja ogólna. Zatrudniamy albo nie, powiedziane wprost i oddzielnie od pojedynczych ocen, żeby wyraźne nie w jednym kluczowym kryterium nie rozpłynęło się w średniej.
• Nic pod nazwą culture fit. Bez definicji staje się społecznie akceptowalnym miejscem na zapisanie, że ktoś wydał się obcy. Jeśli firma ma na myśli konkretne zachowania, trzeba je nazwać i oceniać właśnie je.

Jak to prowadzić

Podziel kryteria między osoby w panelu, żeby każda oceniała dwie albo trzy rzeczy głęboko, zamiast żeby wszyscy przechodzili po wszystkim po łebkach. Przy okazji znika powtarzalność, której kandydaci nie znoszą, gdy cztery osoby pytają o to samo o ten sam projekt.

Składać przed debriefem, a nie w jego trakcie, najlepiej w ciągu godziny po rozmowie. A sam debrief prowadzić od rozbieżności: dwie osoby, które na tym samym kryterium dały 2 i 5, zobaczyły coś, czego nie zobaczyli inni, i ta niezgoda to najbardziej użyteczne dwadzieścia minut całego procesu. Na wyjściu decyzja plus spisany powód, co zarazem umożliwia sensowny feedback przy odmowie bez dorabiania go po fakcie.

Gdzie scorecardy zawodzą

Najczęściej jest to scorecard ceremonialny: wypełniony tydzień później z pamięci, żeby domknąć proces, z oceną dobraną do decyzji już podjętej. Druga sprawa to inflacja, gdy wszyscy stawiają 4 na 5, bo dwójka wydaje się niegrzeczna, i skala przestaje nieść informację. Trzecia to traktowanie średniej jak decyzji, bo wtedy siła w łatwych kryteriach przykrywa fatalną słabość w kluczowym. A czwarta to scorecard, do którego nikt już nigdy nie zagląda, co niszczy cały sens sprawdzalności i zamienia ćwiczenie w papierologię, którą rozmówcy zaczynają szczerze nie lubić.

Scorecardy w PeopleForce

W PeopleRecruit scorecard to wielokrotnego użytku szablon pytań podpięty pod rozmowy, a każda osoba prowadząca dostaje własny egzemplarz dla danego kandydata zamiast współdzielonego dokumentu. Typy pytań obejmują ocenę, wybór, wielokrotny wybór, checkbox i tekst, a każde z nich może być wymagane, więc scorecardu z pustym kluczowym kryterium po prostu nie da się złożyć.

Kluczowy jest moment złożenia. Scorecard zapisuje się jako wersja robocza, dopóki osoba nad nim pracuje, i staje się złożony ze znacznikiem czasu, gdy kończy, co czyni zasadę wypełnij przed debriefem sprawdzalną, a nie życzeniową. Do złożenia potrzebna jest ocena ogólna od 1 do 5, po nim powiadamiani są rekruter i hiring leadzi odpowiednich wakatów, a w historii rekrutacyjnej kandydata pojawia się zdarzenie. Złożone oceny automatycznie składają się na wynik kandydata w skali od 0 do 100 i przeliczają się przy każdym nowym scorecardzie, a całość eksportuje się do CSV z osobną kolumną na każde pytanie, i właśnie tam widać opisaną wyżej inflację: osoba, której oceny nigdy nie opuszczają środka skali, rzuca się w oczy od razu.