Zautomatyzuj comiesięczne naliczanie premii dzięki formularzom wniosków

Managerowie i kierownicy działów są zobligowani regularnie przekazywać działowi HR pewne informacje o pracownikach. Niestety z realizowaniem tego obowiązku bywa różnie – niektórzy się spóźniają, a innym trzeba nawet kilkukrotnie o nim przypominać. Brzmi znajomo?

W tym miejscu do akcji wkracza platforma PeopleForce! Teraz możesz zautomatyzować okresowe przesyłanie formularzy i dowolne aktualizacje danych pracowników dzięki nowym opcjom w formularzach wniosków. Dzięki temu wyeliminujesz konieczność wysyłania przypomnień i zawsze będziesz ze wszystkim na bieżąco.

Nowe rozwiązanie usprawni przepływ informacji w powtarzalnych zadaniach, takich jak naliczanie premii, korekty wynagrodzeń czy modyfikacje tytułów stanowisk przy ocenach wyników. Dzięki temu współpraca między działem HR a managementem będzie przebiegać sprawniej i bez zbędnych opóźnień.

Dowiedz się więcej w naszym wideo (z polskimi napisami).

Wyzwanie dotyczące przekazywania danych

Brak płynnego przekazywania danych może mieć różne przyczyny, np.:

❌ Managerowie są zbyt obciążeni pracą lub mają do wykonania wiele zadań jednocześnie.

❌ Wykorzystywane narzędzia HR nie mają odpowiednich przypomnień ani systemów powiadomień.

❌ W organizacji wdrożono nieefektywne systemy HRM, które nie oferują opcji ułatwiających zarządzanie zmianami danych.

Opóźnienia wywoływane przez managerów powodują, że działowi HR przybywa niechcianych obowiązków, takich jak wysyłanie kolejnych przypomnień czy ręczne korygowanie błędnych lub niekompletnych wniosków. Czy u Ciebie jest podobnie? Pora z tym skończyć!

Stwórz formularz i zaprojektuj odpowiedni proces

Jako przykład posłuży nam proces naliczania miesięcznych premii.

1. Zacznij od skonfigurowania formularza wniosku o zmianę danych pracownika. Dostosuj pola, aby dodać typ wynagrodzenia, datę rozpoczęcia, kwotę i walutę, wybierając zmienną "Dodatki do wynagrodzenia". Możesz to zrobić w ustawieniach podstawowych.
2. Przejdź do konfiguracji procesu, czyli ustawienia sekwencji zadań.

📌 Ważne! W PeopleForce możesz korzystać z przepływów pracy, czyli ustrukturyzowanych procesów, złożonych z serii zadań i działań, które muszą zostać wykonane w określonych terminach. Pomagają one sprawnie realizować ważne zadania, np. comiesięczne aktualizacje wynagrodzeń lub oceny wyników. Umożliwiają również:

• automatyzację powtarzalnych zadań,
• konfigurację proaktywnych planów działań,
• budowę wydajnego systemu powiadomień,
• wygodne śledzenie postępów w realizacji zadań.

1. Aby wykorzystać workflow do automatyzacji naliczania premii, utwórz proces cykliczny, który będzie uruchamiać się co miesiąc lub co kwartał. Skonfiguruj reguły, które będą uruchamiać proces i określ, którzy pracownicy będą brani pod uwagę przy dodatkowym przeglądzie wynagrodzeń. Możesz wskazać pracowników według działu, zespołu, stanowiska, współdzielonego przełożonego lub innych warunków.
2. W razie potrzeby możesz również zastosować dodatkowe naliczenia premii dla wybranych pracowników.

1. Wybierz opcję "Nowe działanie procesu" i dodaj formularz wniosku do utworzonego wcześniej procesu, czyli swojego cyklicznego miesięcznego przepływu pracy.
2. Ustaw konkretne daty wymagalności i typ odbiorcy dla żądania formularza. Dzięki temu odpowiedzialny manager otrzyma powiadomienie o aktywacji procesu naliczania premii oraz przypomnienie przed upływem terminu. Gdy żądanie formularza zostanie uruchomione i przypisane do każdego managera, otrzyma on wiadomość e-mail i powiadomienie w aplikacji.
3. Po przesłaniu naliczenia premii, informacje automatycznie pojawią się na karcie "Wynagrodzenie" w profilu pracownika oraz w miesięcznym raporcie płacowym jako dodatki do wynagrodzenia. Dla większej wygody wszystkie informacje możesz również wyeksportować jako plik Excel lub CSV.

Korzyści płynące z automatyzacji

Właściwie zaprojektowany formularz w połączeniu z procesem i sekwencją zadań, pomogą Twojemu działowi HR:

✔️ usprawnić wprowadzanie miesięcznych premii,

✔️ zwiększyć przejrzystość i dokładność naliczeń,

✔️ poprawić komunikację z managementem.

Szybsze i efektywniejsze procesy oznaczają także redukcję nadmiaru zadań i oszczędność czasu, co pozwoli zespołowi HR skupić się na tym, co naprawdę ważne: wspieraniu pracowników i osiąganiu sukcesów organizacyjnych.

⚠️ Więcej szczegółowych informacji na temat praktycznego wykorzystania formularzy wniosków w procesach znajdziesz w bazie wiedzy PeopleForce.