Автоматизуйте подання щомісячних бонусів із формами запиту

Щомісячні заявки, що їх вимагають від менеджерів та керівників відділів можуть стати справжнім головним болем для HR команди. Чому так? Бо неминуче половина з них забуде, а декому ще знадобиться друге чи навіть третє нагадування. Ми ж всі знаємо про кого йде мова, чи не так?

Ось тут на допомогу приходить PeopleForce. Тепер ви можете автоматизувати періодичне надсилання форм і оновлення даних за допомогою наших нових дій для форм запиту через воркфлоу. Позбавтесь від клопоту мануальних нагадувань та поставте процес на рейки.

Ця нова функція буде особливо корисною для HR та тім лідів, забезпечуючи співпрацю над повторюваними процесами, такими як щомісячні запити на бонуси, щорічні або піврічні перегляди зарплати та просування по посаді.

Дізнайтесь більше в нашому відео (з українськими субтитрами).

В чому полягає основний виклик

Заявки пропускаються з кількох причин, зокрема:

• Високе навантаження та мультитаскінг серед менеджерів
• Відсутність належних систем нагадувань або сповіщень
• Неефективні HRM системи, які не полегшують відстеження подачі форм

Менеджери часто затримують подання щомісячних заявок, створюючи вузькі місця для HR команди, якій доводиться ганятися за тими формами, надсилаючи численні нагадування та вручну заповнюючи пропущені заявки.

Звучить знайомо? Нарешті можна буде про це забути.

Почніть зі створення форми

Розглянемо як приклад місячний бонусний запис.

Почніть зі створення нової форми запиту співробітника на зміну. Налаштуйте поля, щоб додати тип компенсації, дату початку, суму та валюту, вибравши змінну «Додаткова компенсація». Ці налаштування знаходяться в розділі “Основні”

Продовжіть налаштуванням воркфлоу

Що таке воркфлоу? 

У PeopleForce воркфлоу — це структурована серія завдань та дій, які потрібно виконати до певних термінів, що забезпечує безперебійне та вчасне виконання таких процесів, як щомісячне оновлення винагороди або перевірка ефективності.

За допомогою воркфлоу можна:

• Автоматизувати повторювані завдання
• Налаштувати проактивний план дій
• Створити ефективну систему сповіщень
• Легко відстежувати виконання завдань

Як використовувати воркфлоу для автоматизації перегляду бонусів?

Для запитів на бонуси створіть повторюваний воркфлоу, що запускається щомісяця або щокварталу. Далі налаштуйте правила запуску, щоб визначити, яких працівників включити у список перегляду компенсації.

Ви можете вказати відповідних працівників за відділом, командою, посадою, спільним керівником або іншими умовами. Крім того, є можливість призначити оновлення бонусу конкретним працівникам за потреби.

Тепер додайте дію для запиту форми, щоб спростити введення щомісячного бонусу.

Включіть дію «Запит форми» в створений вами повторюваний щомісячний воркфлоу і додайте форму, яку ви налаштували раніше.

Встановіть чіткі терміни для запиту форми та тип одержувача, гарантуючи, що відповілний менеджер отримає сповіщення про початок робочого процесу та нагадування до кінцевого терміну.

Коли запит форми запускається та призначається кожному менеджеру, вони отримають електронний лист і сповіщення в додатку. Після заповнення форми оновлення бонусів автоматично з’являться у вкладці «Компенсація» профілю працівника та у звіті “Щомісячна заробітна плата” як додаткова компенсація. Для більшої зручності ці дані також можна експортувати як Excel або CSV файли.

Ця проста дія допоможе вашому HR відділу:

• Оптимізувати начислення щомісячних бонусів
• Підвищити прозорість процесу
• Покращити комунікацію, зменшивши потребу в постійних нагадуваннях 

Підсумувавши, додаванням дії форми запиту до воркфлоу, ви зможете підвищити загальну ефективність і прозорість, дозволяючи вашій HR команді зосередитися на справді важливому — підтримці ваших співробітників і досягненні цілей компанії.

⚠️ Щоб отримати докладнішу інформацію про практичне використання дій форм запитів для робочих процесів, перегляньте нашу базу знань PeopleForce.