Rozwiązanie umowy przez pracodawcę

Rozwiązanie umowy przez pracodawcę to zakończenie zatrudnienia z inicjatywy firmy, a nie pracownika. To pojęcie parasolowe i stąd bierze się większość nieporozumień: zwolnienie z przyczyn ekonomicznych, rozwiązanie dyscyplinarne i wygaśnięcie umowy terminowej mieszczą się pod nim razem, a kosztują zupełnie różnych pieniędzy i wymagają innych dokumentów.

Wybór trybu nie jest formalnością kadrową. Od niego zależy okres wypowiedzenia, odprawa, komplet pism, które muszą istnieć zanim ktoś cokolwiek usłyszy, i to, czy firma obroni swoją decyzję przed sądem pracy.

Trzy tryby i co je różni

Kodeks pracy zna trzy drogi zakończenia umowy przez pracodawcę: porozumienie stron, wypowiedzenie i rozwiązanie bez wypowiedzenia. Porozumienie stron formalnie nie jest zwolnieniem, choć systemy kadrowe często wrzucają je do tej samej szuflady. To osobna kategoria: nikt nikogo nie zwolnił i nikt nie odszedł sam, obie strony podpisały. Liczenie jej jako inicjatywy pracodawcy zawyża statystykę zwolnień i zaciera rzeczywisty obraz.

• Przyczyny ekonomiczne i organizacyjne. Znika stanowisko, a nie człowiek. Powyżej progów z ustawy o zwolnieniach grupowych dochodzą konsultacje i zawiadomienie urzędu pracy.
• Niedostateczne wyniki lub kwalifikacje. Wymaga śladu wsparcia, zwykle rzeczywiście przeprowadzonego planu naprawczego.
• Utrata zaufania i naruszenia obowiązków. Zależnie od ciężaru: wypowiedzenie albo tryb dyscyplinarny.
• Długotrwała niezdolność do pracy. Dopuszczalna dopiero po upływie okresów ochronnych liczonych od stażu i długości zasiłku.
• Upływ czasu, na który zawarto umowę. Nie jest zwolnieniem, ale kolejne przedłużenia potrafią zamienić umowę terminową w bezterminową.

Okres wypowiedzenia liczy się od stażu

Skala jest trójstopniowa i ta sama dla umów na czas określony i nieokreślony: dwa tygodnie przy stażu krótszym niż sześć miesięcy, miesiąc po sześciu miesiącach i trzy miesiące po trzech latach. Liczy się cały okres zatrudnienia u danego pracodawcy, a nie czas na obecnym stanowisku, i to jest najczęściej mylony element.

Wypowiedzenie musi wskazywać przyczynę, i od 2023 roku dotyczy to także umów na czas określony. Przyczyna ma być konkretna i prawdziwa, bo sąd bada dokładnie to zdanie, które napisałeś, a nie intencję, która za nim stała. Do tego dochodzi pouczenie o prawie odwołania i termin: pracownik ma dwadzieścia jeden dni na złożenie odwołania do sądu pracy. Jeśli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, trzeba ją zawiadomić przed wypowiedzeniem i dać jej czas na stanowisko.

Kogo nie wolno zwolnić

Ochrona jest w polskim prawie szeroka i często zaskakuje firmy międzynarodowe. Nie można wypowiedzieć umowy w czasie urlopu ani innej usprawiedliwionej nieobecności, dopóki trwa okres uprawniający do rozwiązania bez wypowiedzenia. Osobna ochrona obejmuje cztery lata przed osiągnięciem wieku emerytalnego, a także pracownice w ciąży i w okresie urlopu macierzyńskiego, z bardzo wąskimi wyjątkami.

Moment sam w sobie też jest ryzykiem. Wypowiedzenie wręczone dwa tygodnie po skardze na mobbing, informacji o ciąży albo powrocie ze zwolnienia będzie czytane w tym świetle niezależnie od intencji.

Kolejność działań

Przyczynę ustala się i zapisuje zanim ktokolwiek się o niej dowie. Potem okres wypowiedzenia albo odszkodowanie w zamian za jego skrócenie, konsultacja związkowa tam, gdzie jest wymagana, i zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, jeśli tak zdecydujesz.

Dalej mechanika, w której błędy kosztują: rozliczenie wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop, wydanie świadectwa pracy w terminie, odcięcie dostępów we właściwym momencie, zwrot sprzętu, przepięcie podwładnych i przekazanie spraw. Na końcu zespół. Odejście, którego nikt nie wyjaśnił, wyjaśnią wszyscy pozostali, zwykle gorzej niż wyglądała prawda.

Dlaczego przyczyna powinna pochodzić z listy

Większość firm nie potrafi odpowiedzieć na proste pytanie: ile osób odeszło w zeszłym roku z powodów wynikowych i w których zespołach. Przyczyna jest polem tekstowym. Ktoś wpisał restrukturyzacja, ktoś inny zmiany organizacyjne, trzeci zostawił puste, i trzy lata odejść nie nadają się do analizy.

Krótka kontrolowana lista trybów i osobna lista przyczyn nic nie kosztują przy konfiguracji, a decydują o tym, czy raport rotacji cokolwiek znaczy. Listy warto trzymać krótkie, żeby ludzie wybierali trafnie, a nie pierwszą pasującą pozycję.

Jak przeprowadzić to w PeopleForce

Formularz zakończenia zatrudnienia w Core HR wymusza tę zasadę na poziomie interfejsu: nie przejdzie bez typu i przyczyny z list, które prowadzisz w ustawieniach, a domyślnie zawiera wartości dobrowolne, z inicjatywy pracodawcy i porozumienie stron. Raport Termination breakdown grupuje odejścia dokładnie po tych wartościach. Usunięcie pozycji z listy nie przepisuje historii, więc listę lepiej ustalić raz niż poprawiać co kwartał.

Formularz obsługuje też to, o czym zwykle się zapomina. Ostatni dzień zatrudnienia i ostatni dzień w biurze to osobne pola. Podwładnych można przepiąć do wskazanej osoby albo zostawić bez przełożonego od daty rozstania, a sam formularz nie pozwoli wybrać workflow offboardingowego, jeśli pracownik nie ma ustawionego przełożonego. Wybierasz, czy anulować niedokończone zadania i trwające workflow, podczas gdy offboardingowe działa dalej. W dniu rozstania zadanie w tle dezaktywuje konto, odbiera dostępy i tokeny integracji oraz usuwa użytkownika z Google Workspace, jeśli ta integracja jest włączona.

Dwie mniejsze rzeczy warte uwagi. Oznaczenie osoby jako możliwej do ponownego zatrudnienia automatycznie tworzy kandydata w PeopleRecruit, przenosząc imię i nazwisko, prywatny e-mail, stanowisko i dane kontaktowe, więc dobry pracownik po redukcji zostaje w bazie talentów, a nie w cudzym arkuszu. A szablony dokumentów mają zmienne dla daty, trybu i przyczyny rozstania, więc pisma powstają z ewidencji, a nie z przepisywania.