Pula talentów

Pula talentów to utrzymywana grupa osób, które firma mogłaby zatrudnić później, ale nie zatrudnia teraz. Zwykle trafiają do niej silni kandydaci, którzy przegrali wcześniejszą rekrutację, pasywni specjaliści znalezieni przez sourcing, polecenia, kontakty z wydarzeń, byli pracownicy i stażyści. Tym samym słowem określa się też pule wewnętrzne, czyli obecnych pracowników gotowych na inną albo większą rolę.

Obietnica jest prosta: gdy otwiera się wakat, zaczynasz od krótkiej listy, a nie od pustego lejka. Rzeczywistość jest taka, że większość pul to baza osób, z którymi skontaktowano się raz i nigdy więcej. To gorsze niż nic, bo daje złudne poczucie pokrycia, podczas gdy po cichu się starzeje.

Skąd biorą się w niej ludzie

• Srebrni medaliści. Najcenniejsza grupa z dużą przewagą. Przeszli twój proces, spełnili twój poziom i przegrali z jedną osobą. Znają już firmę i mają powód, żeby odpowiedzieć.
• Kandydaci, którzy byli za wcześnie, a nie nietrafieni. Osobie, której brakowało dwóch lat doświadczenia, po dwóch latach już nie brakuje.
• Pasywni kandydaci z sourcingu. Gdy ich znalazłeś, nie szukali pracy. Ich dostępność zmienia się według harmonogramu, którego nie widzisz, i właśnie dlatego pula wymaga regularnego kontaktu.
• Polecenia bez otwartego wakatu. Program poleceń pracowniczych nieustannie przynosi dobrych ludzi w złym momencie, a większość firm ich traci.
• Byli pracownicy. Pracownik bumerang nie potrzebuje wdrożenia w to, jak firma działa, a zapisy o odejściach pokazują, kto odszedł w dobrych relacjach.
• Stażyści i absolwenci własnych programów. Staż to długa ocena, której większość firm nie konwertuje.

Pula bez opieki to zwykła lista

Dane kandydatów szybko się dezaktualizują. Ludzie zmieniają pracę, awansują, przeprowadzają się, zmieniają to, czego chcą. Kontakt sprzed osiemnastu miesięcy to domysł o osobie, która w tej postaci już nie istnieje, a jedynym lekarstwem jest kontakt, którego odbiorca nie odbiera jako spamu.

Działa to, co wąskie i uczciwe: krótka wiadomość, gdy wydarzyło się coś naprawdę istotnego, skierowana do konkretnej grupy, a nie do całej bazy. Nowy zespół w ich specjalizacji. Premiera produktu, która ich zainteresuje. Bezpośrednie pytanie, czy coś się u nich zmieniło, wysłane przez rekrutera, z którym naprawdę rozmawiali, a nie z adresu no-reply. Wszystko to jest możliwe dzięki segmentacji, więc pula potrzebuje struktury od początku: według rodziny ról, poziomu, lokalizacji i tego, jak ciepła jest relacja.

Dwie miary mówią, czy pula jest realna. Jaki odsetek zatrudnień z niej pochodzi i jaki jest odsetek odpowiedzi, gdy się do niej odzywasz. Pula czterech tysięcy rekordów z trzyprocentowym odsetkiem odpowiedzi jest w praktyce mniejsza niż wyselekcjonowana lista osiemdziesięciu osób, które odpisują.

Zgoda i retencja danych to nie drobny druk

Żeby przechowywać dane kandydata po zakończeniu rekrutacji, potrzebna jest podstawa prawna, a w UE zwykle oznacza to odrębną, wyraźną zgodę na przetwarzanie na potrzeby przyszłych rekrutacji, a nie zgodę na samą aplikację. Zgoda jest ograniczona w czasie, kandydat może ją wycofać w dowolnym momencie, może też zapytać, co przechowujesz, i zażądać usunięcia. Ukraina, Polska i większość krajów Ameryki Łacińskiej zmierzają do podobnych reguł: szczegóły się różnią, obowiązek nie.

W praktyce to trzy rzeczy: pytać o zgodę w momencie aplikacji, zapisywać, kiedy została udzielona i kiedy wygasa, a po wygaśnięciu usuwać, a nie archiwizować. Pula zbudowana na danych bez zgody to ryzyko przebrane za aktywo i ujawnia się zwykle w najgorszym momencie. Więcej w RODO i w ochronie danych.

Pula wewnętrzna to inne narzędzie

Wewnętrzna pula talentów to obecni pracownicy gotowi na większą albo inną rolę i zasila rekrutację wewnętrzną oraz decyzje sukcesyjne, a nie kampanie rekrutacyjne. Tryb awarii jest tu specyficzny: lista wysokopotencjałowych, ukryta zarówno przed tymi, którzy są na niej, jak i przed tymi, których na niej nie ma, nie daje ani rozwoju, ani retencji. Jeśli obecność w puli nie ma widocznych konsekwencji, to arkusz, który po cichu demotywuje wszystkich, którzy się o nim dowiedzą.

Pule talentów w PeopleForce

W PeopleRecruit pula talentów jest osobnym obiektem z nazwą, a nie umową co do tagów, i kandydat może należeć do kilku pul naraz, więc ta sama osoba może być i w inżynierach backendu, i w Warszawie, i w srebrnych medalistach bez duplikatów. Pule można archiwizować po zakończeniu programu rekrutacyjnego zamiast je usuwać, co zachowuje historię i nie zapycha listy, z której korzystają rekruterzy. Tagi, źródła i ustrukturyzowane pola kandydata dają tę segmentację, bez której opisany wyżej kontakt nie działa, a w profilu zostają wcześniejsze aplikacje, notatki z rozmów i scorecardy, więc ktoś, kto podejmie rozmowę za rok, nie zaczyna od zera.

Zgoda jest tu danymi, a nie punktem polityki. Każdy kandydat ma zapis zgody RODO z własnym statusem, i to nie jest zwykłe tak albo nie: statusy to brak, udzielona, odrzucona albo wygasła, a obok przechowywane są daty udzielenia, odmowy i wygaśnięcia. Zgodę można zbierać w formularzu aplikacyjnym na stronie kariery, jeśli jest włączona, a sam status da się filtrować, więc pytanie o to, do kogo wolno ci się odezwać, ma odpowiedź, którą można odpytać w systemie, zamiast odtwarzać ją ręcznie.