Klasyfikacja stanowisk pracy

Czym jest klasyfikacja stanowisk?

Klasyfikacja stanowisk to proces grupowania i porządkowania ról w firmie na podstawie ich charakterystyki, wymagań oraz wartości dla organizacji. Obejmuje ocenę zadań przynależnych do roli, kompetencji wymaganych na danym stanowisku i miejsca w hierarchii organizacyjnej.

Klasyfikowanie stanowisk jest jedną z metod ich wartościowania, czyli ustalenia ich rangi na podstawie określonych kryteriów. Gdy wszystkim stanowiskom przypisze się odpowiednie rangi, można je ze sobą porównywać i szeregować w kategorie, a potem ustalać dla nich progi finansowe. Pomaga to utrzymać przejrzystość struktury organizacyjnej i umożliwia wydajniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi. 

Jak klasyfikować stanowiska w firmie?

Proces klasyfikacji możemy podzielić na kilka etapów:

1. Ustalenie kategorii zaszeregowania

Punktem wyjścia do klasyfikacji jest ustalenie kategorii zaszeregowania i poziomów stanowisk w hierarchii.

• Kategorie określa się z góry i dokonuje ich szczegółowego opisu (stanowiska operacyjne, kierownicze, specjalistyczne). Przykładowo poziomy stanowisk można podzielić na Junior, Mid i Senior.
• Liczba kategorii zależy od struktury firmy – im większa organizacja, tym więcej kategorii powinna posiadać, aby były one maksymalnie szczegółowo opisane.
• Kategorie z opisami tworzą tzw. taryfikator kwalifikacyjny – dokument określający wymagania kwalifikacyjne dla poszczególnych ról oraz przyporządkowane im wynagrodzenia lub przedziały płacowe.

2. Zbieranie danych o stanowiskach

Na tym etapie przeprowadza się analizę stanowisk pod kątem realizowanych zadań, zakresu odpowiedzialności, wymagań i niezbędnych umiejętności. Aby uzyskać jak pełniejszy obraz każdego stanowiska, warto skonsultować ustalenia z pracownikami pełniącymi daną funkcję oraz ich przełożonymi.

3. Określenie kryteriów klasyfikacji

Na tym etapie dla każdego stanowiska określa się:

• zakres odpowiedzialności;
• wymagane kwalifikacje i doświadczenie;
• wartość stanowiska dla organizacji;
• stopień trudności zadań.

4. Stworzenie opisów stanowisk

Na tym etapie, na podstawie zebranych danych tworzy się szczegółowe opisy stanowisk.

5. Wdrożenie systemu klasyfikacji

Każdy pracownik powinien być zaznajomiony z systemem klasyfikacyjnym, dlatego warto umieścić informacje o nim w firmowej bazie wiedzy i materiałach onboardingowych.

Czy klasyfikacja stanowisk jest niezmienna, czy powinna podlegać ewaluacji?

Klasyfikacja stanowisk powinna podlegać regularnej ewaluacji (co rok lub co kilka lat), ponieważ charakter i znaczenie stanowiska zależą od wielu czynników, m.in. od:

• zmian organizacyjnych w firmie (powstanie albo likwidacja jakiegoś działu lub oddziału, konieczność przejścia na model zwinnego zarządzania itp.),
• zmian technologicznych (wprowadzenie zmian w sposobie produkcji lub automatyzacja pracy, która prowadzi do redukcji stanowisk lub powstania nowych ról)
• zmian na globalnym lub lokalnym rynku pracy.

Rewizja założeń klasyfikacji stanowisk pozwala:

• dostosowywać opisy stanowisk do zmieniających się warunków pracy;
• dostosowywać wysokość wynagrodzeń;
• utrzymywać wysoki poziom zaangażowania pracowników.

Wady metod klasyfikacji

Klasyfikacja stanowisk nie jest idealnym rozwiązaniem i ma swoje słabe strony:

❌ Ryzyko błędnej wyceny stanowisk. Niewłaściwe lub subiektywne dobranie kryteriów oceny może prowadzić do nieadekwatnego wynagradzania niektórych ról.

❌ Wieloaspektowość i wysokie koszty. Proces klasyfikacji w organizacji o skomplikowanej strukturze może być trudny do przeprowadzenia – wymaga dużo czasu i pochłania znaczną ilość zasobów (czas pracowników HR, koszt konsultacji zewnętrznych itp.). Z kolei w firmie, gdzie istnieje wiele specjalistycznych i zróżnicowanych stanowisk, proces klasyfikacji może okazać się niepraktyczny.

❌ Brak elastyczności. Wiele ról ma dodatkowe obowiązki, przykładowo niektórzy pracownicy zastępują tymczasowo swoich przełożonych. Przejmują ich zadania, ale nazwa ich stanowiska się nie zmienia, bo nie posiadają kompletu uprawnień, aby awansować. System klasyfikacji nie jest elastyczny, a więc wynagrodzenie tego pracownika za dodatkową odpowiedzialność bez awansowania go, będzie wbrew zasadom.

❌ Blokada szybkich ścieżek awansów. Klasyfikacja stanowisk hamuje szybki rozwój talentów. Problem ten dotyczy głównie sztywno zaprojektowanych systemów w dużych organizacjach. Pracownicy, nawet ci kompetentni i wyjątkowo zdolni – muszą podążać ustalonymi ścieżkami kariery, bez możliwości „przeskakiwania” na kierownicze stanowiska. To może powodować u nich spadek motywacji i zaangażowania.

❌ Nieaktualność norm. Przygotowanie szczegółowych wytycznych klasyfikacji ma sens tylko wtedy, gdy normy są aktualizowane regularnie lub w sytuacjach gwałtownych zmian rynkowych. Firma, która stosuje normy niedostosowane do rynku pracy, będzie miała problemy z pozyskiwaniem talentów.

Czy warto sklasyfikować stanowiska w firmie?

Klasyfikacja nie jest uniwersalnym rozwiązaniem dla każdej firmy. W małych organizacjach jej wdrażanie może być zbędne, jednak w średnich i większych firmach przynosi wiele korzyści:

• Przejrzystość organizacyjna. Proces klasyfikacji pozwala znormalizować wytyczne stanowisk i ułatwia lepsze zrozumienie hierarchii firmy oraz powiązań między różnymi rolami.
• Wynagrodzenia adekwatne do wkładu. Klasyfikacja stanowisk umożliwia ustalenie wysokości wynagrodzeń w zależności od zakresu obowiązków danej roli, wymaganych kompetencji i wkładu stanowiska w organizację.
• Optymalizacja zarządzania personelem. Klasyfikacja stanowisk ułatwia rekrutację (firma dokładnie wie, jakich pracowników poszukuje, a kandydaci wiedzą, czego mogą się spodziewać), rozwój pracowników (luki kompetencyjne są łatwiejsze do zidentyfikowania) i planowanie ścieżek kariery oraz sukcesji.
• Wsparcie w ocenie wyników. Dokładne określenie i opisanie obowiązków oraz oczekiwań związanych z daną rolą umożliwia sprawiedliwą ocenę efektywności pracowników, a także ukierunkowuje działania pracowników na osiąganie konkretnych celów.
• Dbałość o przepisy. Sformalizowana klasyfikacja stanowisk pomaga realizować wymagania prawne dotyczące opisów stanowisk i struktury zatrudnienia, a także unikać oskarżeń o dyskryminację płacową, ponieważ potwierdza potrzebę różnicowania wynagrodzeń na stanowiskach o innym charakterze.
• Wynagrodzenia adekwatne do warunków rynkowych. Wprowadzenie klasyfikacji stanowisk i jej cykliczne aktualizowanie pozwala firmie utrzymywać odpowiedni poziom konkurencyjności w aspekcie wynagrodzeń.