Whistle-blowing (Zgłaszanie nieprawidłowości)

Czym jest whistle-blowing?

Zgodnie z definicją Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO) whistle-blowing to czynność polegająca na zgłaszaniu podejrzenia popełnienia nadużycia lub ryzyka jego popełnienia. Dokładniejszą definicję proponują Janet P. Near i Marcia P. Miceli, według których whistle-blowing to ujawnianie przez członków organizacji (byłych lub obecnych) nielegalnych, niemoralnych lub niezgodnych z prawem praktyk pod kontrolą ich pracodawców, osobom lub organizacjom, które mogą być w stanie podjąć odpowiednie działania.

Mówimy o dwóch rodzajach whistle-blowingu:

• wewnętrznym – obejmującym zgłaszanie nieprawidłowości w ramach danej organizacji – np. banku;
• zewnętrznym – obejmującym zgłaszanie nieprawidłowości do podmiotu zewnętrznego – np. regulatora, organów państwowych.

Skąd się wzięło pojęcie whistle-blowingu?

Whistle-blowing (ang.) dosłownie oznacza dmuchanie w gwizdek, a w przenośni – alarmowanie lub zwracanie uwagi na nieprawidłowe / nielegalne zachowania. Za osobę, która wprowadziła określenie whistle-blowing na powszechnego obiegu, uważa się Ralpha Nadera – adwokata, polityka i aktywistę, specjalizującego się w sprawach konsumenckich. W 1971 roku Nadar współorganizował konferencję na temat odpowiedzialności zawodowej (Conference on Professional Responsibility), poświęconą tematowi whistle-blowingu i przedstawił na niej swój pogląd, że whistle-blowing to działanie osób, które w przekonaniu, że interes publiczny jest ważniejszy niż partykularny interes organizacji, dla której pracują, informują o korupcji oraz nielegalnych i nieuczciwych praktykach w miejscu pracy.

Whistle-blowing w świetle prawa na świecie i w Polsce

Od lat 70. XX w. pojęcie sygnalistów było różnie definiowane i odmiennie kodyfikowane przez poszczególne kraje. W Uni Europejskiej, aby ujednolicić prawodawstwo w państwach członkowskich oraz standardy prawne związane z ochroną sygnalistów, Parlament Europejski i Rady UE 23 października 2019 roku ustanowiły dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Państwa członkowskie miały wprowadzić odpowiednie przepisy wykonawcze do 17 grudnia 2021 roku.

W przypadku Polski zapisy unijnej dyrektywy nie doczekały się jeszcze ustawowego potwierdzenia. Dopiero w dniu 17 kwietnia 2024 r. Rada Ministrów skierowała do Sejmu rządowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów, któremu nadano numer druku sejmowego 317*. W dniu 24 kwietnia 2024 r. skierowano projekt ustawy do pierwszego czytania w Komisji Polityki Społecznej i Rodziny, a terminem przedstawienia sprawozdania w sprawie projektowanej ustawy jest 20 maja 2024 r. Mimo to ochrona sygnalistów jest w Polsce realizowana.

* Stan prawny na dzień 7 maja 2024 r.

Kim jest sygnalista (whistle-blower)?

Sygnalista (ang. whistle-blower) to osoba, która ujawnia informacje, co do których ma uzasadnione przekonanie, że w momencie ich ujawnienia są prawdziwe i stanowią zagrożenie lub szkodę dla określonego interesu publicznego, takiego jak naruszenie prawa krajowego lub międzynarodowego, nadużycie władzy, marnotrawstwo, oszustwo lub szkoda dla środowiska, zdrowia lub bezpieczeństwa publicznego.

Sygnalista zawsze musi działać w dobrej wierze, podpierając swoje działanie faktami i nie kierować się względami osobistymi – np. poczuciem niesprawiedliwości, chęcią odwetu, czy własnymi interesami. Jego motywacją może być wewnętrzne poczucie sprawiedliwości i opór przed rolą milczącego świadka lub empatia albo poczucie odpowiedzialności za powierzone obowiązki. Co ważne, motywacje sygnalisty w momencie ujawnienia powinny być również nieistotne dla oceny jego chronionego statusu.

Kto może być sygnalistą?

Sygnalistą może być np. pracownik etatowy firmy, pracownik tymczasowy lub pracownik zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy (w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej), stażysta, wolontariusz, praktykant, funkcjonariusz czy żołnierz (w odniesieniu do pełnienia służby w danym podmiocie).

Za sygnalistę można również uznać osobę fizyczną przed nawiązaniem stosunku pracy lub po jego wygaśnięciu, jeśli posiada ona informacje o nieprawidłowościach w danej firmie.

Whistle-blowing – korzyści i szanse

Sygnaliści często są potępiani jako zdrajcy lub denuncjatorzy, a sygnalizowanie nieprawidłowości jest przez wiele osób wciąż traktowane jako działanie na szkodę firmy lub instytucji. Wiele nieprawidłowości i zagrożeń pozostaje nieraportowanych, ponieważ potencjalni sygnaliści boją się negatywnych skutków takich jak wykluczenie czy zwolnienie z pracy.

Jednak to właśnie firmom i instytucjom powinno zależeć na szybkim otrzymywaniu sygnałów o nieprawidłowościach, ponieważ wczesne wykrycie problemów i ich rozwiązanie:

• pozwala uniknąć poważnych strat finansowych (zapobiega utracie majątku lub pomaga w odzyskiwaniu utraconego majątku) lub odpowiedzialności karnej;
• przyciąga i zatrzymuje pracowników, którzy identyfikują się z wartościami i kulturą firmy;
• buduje wizerunek firmy jako organizacji etycznej w oczach klientów, konkurencji i innych stron zainteresowanych.

Dlatego ważnym elementem kultury organizacyjnej powinno być przedstawianie procesu zgłaszania nieprawidłowości w pozytywny sposób i wręcz zachęcanie pracowników do takich aktywności. Ponadto firma powinna:

• pokazywać, że wszyscy jej pracownicy, łącznie z najwyższym kierownictwem przestrzegają prawa i kierują się zasadami etyki;
• określić jasno wartości, na których opiera się jej kultura oraz zasady, które realizuje w codziennym funkcjonowaniu, w tym zachowania i postawy pożądane, a także nieakceptowane w organizacji;
• konsekwentnie realizować wartości i utrzymywać standardy;
• organizować procesy wewnętrzne zgodnie z zasadami etyki i monitorować, czy te zasady rzeczywiście są przestrzegane, np. przeprowadzając regularne ankiety i szkoląc personel;
• ograniczać i zapobiegać szkodliwemu traktowaniu sygnalistów i innych zaangażowanych osób;
• zapewnić pracownikom dostęp do narzędzi umożliwiających swobodne zgłaszanie nieprawidłowości z zachowaniem anonimowości.

Jak firma może chronić swoich sygnalistów?

Sygnalista może informować o nieprawidłowościach w sposób jawny, z zachowaniem poufności lub anonimowo.

Decydując się na zgłoszenie jawne, sygnalista zgadza się na pełne ujawnienie swojej tożsamości – zarówno osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia, jak i osobom postronnym. Może dokonać takiego zgłoszenia np. podczas spotkania 1:1 ze swoim przełożonym.

W przypadku zgłoszenia poufnego możliwa jest identyfikacja sygnalisty, ale jego dane osobowe są zachowane w sekrecie i nie są udostępniane osobom nieupoważnionym.

Zgłoszenia anonimowe nie ujawnia danych osobowych zgłaszającego i żaden sposób nie pozwala na jego identyfikację (np. ze względu na wykorzystanie kanałów komunikacji uniemożliwiających identyfikację).