Переговори

Що таке переговори?

Переговори — це процес спілкування між щонайменше двома сторонами, спрямований на досягнення угоди, яка вигідна кожній з них. У контексті HR це найчастіше включає обговорення умов праці, професійного розвитку, правил співпраці або вирішення конфліктів. Учасниками переговорів можуть бути працівники, кандидати на роботу, члени управлінської команди, а також зовнішні партнери та постачальники.

Чим відрізняється переговори від звичайного обговорення?

Хоча переговори та обговорення передбачають обмін інформацією, вони відрізняються метою, структурою та способом ведення бесіди.

Обговорення застосовується в першу чергу для обміну думками або спільного пошуку рішень. Воно не обов’язково має призводити до рішення – його результати можуть включати роздуми, глибше розуміння теми або розширення знань. Обговорення зазвичай меншформальні та більш вільні у форматі. Вони часто грунтуються на неофіційному обміні ідеями між сторонами з подібними цілями або просто на обміні своїми перспективами.

Переговори, з іншого боку, є структурованим процесом, спрямованим на досягнення конкретних домовленостей у ситуаціях, коли існує хоча б частковий конфлікт інтересів. Він слідує визначеній структурі: підготовка, презентація положень, пошук компромісів і завершення угоди. Переговори вимагають свідомого управління комунікацією, а учасники часто використовують специфічні методи переговорів.

Що таке навички ведення переговорів?

Навички ведення переговорів — це набір міжособистісних та комунікаційних компетентностей, які дозволяють особам ефективно вести розмови з метою досягнення згоди. Ці навички включають як ретельну підготовку, так і здатність усвідомлено вести діалог, з гнучкістю та орієнтацією на рішення.

Ефективний переговорник повинен вміти:

• активно слухати та читати невербальні сигнали,
• чітко формулювати позиції та аргументи,
• визначати альтернативи та можливі сценарії,
• точно оцінювати ризики та переваги різних варіантів,
• проявляти співчуття та розуміти позицію іншої сторони,
• зберігати наполегливість та встановлювати чіткі межі,
• керувати емоціями та стресом,
• шукати компроміс без втрати ключових цілей.

Як навички ведення переговорів підтримують керівників та спеціалістів з управління персоналом?

У щоденній роботі з управління персоналом навички ведення переговорів виявляються корисними у широкому спектрі ситуацій:

Як розвивати навички переговорів у HR?

Згідно з американським підприємцем Віктором Кіамом, «Переговорник повинен спостерігати за всім. Ви маєте бути частиною Шерлока Холмса і частиною Зигмунда Фрейда». Тому, якщо ви хочете ефективно вести переговори в галузі HR, вам потрібно більше ніж просто знання – вам потрібна практика, емоційна обізнаність та здатність навчатися з кожної розмови.

Гарна новина? Ці навички можна розвивати!

Формальна освіта

Почніть із закладання міцної теоретичної бази. Курси та навчальні програми з переговорів, міжособистісної комунікації, медіації або управління конфліктами є інвестиціями, які швидко окупаються в щоденній роботі HR. Шукайте не лише загальні курси з переговорів, а й спеціалізовані — наприклад, переговори в прийомі на роботу.

Аналіз кейс-стаді

Вивчення конкретних ситуацій – ваших або чужих – допомагає побачити різні стратегії переговорів у дії. Аналізуйте приклади з літератури галузі або реальні випадки всередині вашої компанії, щоб краще зрозуміти, що сприяє успішним результатам, які помилки є найпоширенішими і як досягаються домовленості. Розширюйте своє уявлення – у більшості ситуацій існує більше ніж одне гарне рішення.

Наставництво та коучинг

Підтримка досвідченого ментору або тренеру може прискорити розвиток ваших навичок ведення переговорів. Регулярні сесії дають вам можливість працювати над конкретними викликами, випробовувати нові підходи та отримувати конструктивний відгук. Вчіться у людей, які пройшли через десятки складних розмов – їхній досвід є цінним джерелом усвідомлення та натхнення.

Саморозвиток і рефлексія

Ведення переговорів — це не лише техніка, а й спосіб мислення та усвідомлення себе. Робота над собою — розвиток емоційного інтелекту, усвідомленості, емпатії та напористості — безпосередньо впливає на вашу ефективність у розмовах. Читайте книги, слухайте подкасти та слідкуйте за натхненними лідерами, щоб знати останні тенденції. Робіть нотатки після складних бесід — ваші спостереження допоможуть сформувати власний стиль ведення переговорів.

Щоденна практика

Кожна обговорення зарплати, розмова про найм або спроба вирішити конфлікт — це можливість попрактикувати навички переговорів. Після кожної розмови запитайте себе: Що спрацювало? Що я міг зробити інакше? Як реагували інші на мої слова? Ці “мікро-уроки” допоможуть вам підвищити впевненість і зміцнити інстинкти переговорів.

Приклади технік переговорів, використовуваних у HR

Ось кілька технік ведення переговорів, які ви можете використовувати під час розмов із працівниками, кандидатами або бізнес-партнерами:

БАТНА

BATNA — це техніка, орієнтована на визначення вашої найкращої можливості альтернативи у разі, якщо переговори не завершаться домовленістю. Перед початком розмови з кандидатом або працівником визначте, що ви зробите, якщо інша сторона відмовиться від пропозиції — наприклад, наймете іншу кандидатуру, залишите посаду вакантною або перебудуєте команду.

Якоріння

Згідно з цією технікою, сторона, яка першою називає конкретне число (наприклад, суму зарплати), зазвичай визначає тон для решти обговорення. Люди мають тенденцію підсвідомо “якоритися” навколо початкової цифри, що ускладнює прийняття великих відхилень. Наприклад, якщо кандидат запитує про очікування щодо зарплати, часто краще спочатку озвучити діапазон вашої компанії, ніж чекати пропозиції кандидата, яка може суттєво відрізнятися від ваших очікувань.

Техніка «змова зсередини дверей»

Цей підхід базується на ідеї, що якщо хтось погоджується на невелике прохання, то ймовірніше за все вони погодяться на більше або більш вимогливе прохання пізніше. Наприклад, ви можете спочатку попросити співробітника тимчасово підтримати іншу команду, а потім запропонувати постійне змінення обов'язків або підвищення. Як тільки хтось сказав “так”, він більш імовірно погодиться на подальші зобов'язання.

Переформулювання

Переформулювання передбачає подання ситуації з іншого ракурсу, щоб змінити її сприйняття. Люди часто реагують більше на те, як щось сказано, ніж на сам зміст. Замість сказати: «Ми не можемо запропонувати вищу зарплату», ви можете сказати: «Ми пропонуємо пакет, який включає більшу гнучкість і реальні можливості для зростання». Послання залишається тим самим, але переформулювання змінює розмову на цінність, а не обмеження.

Техніка взаємовигідного рішення

Цей метод зосереджений на пошуку рішень, які задовольняють потреби обох сторін — без створення переможців і переможених. Наприклад, якщо працівник просить підвищення зарплати, але у компанії немає бюджету, ви можете запропонувати горизонтальне підвищення або додаткові дні відпустки. Обидві сторони отримують вигоду: працівник — щось значуще, а компанія — уникає додаткових витрат. Такий підхід сприяє довірі й підтримує довгострокові стосунки.

Практичні поради щодо навігації процесом переговорів у HR

Переговори є невід’ємною частиною ролі кожного HR-спеціаліста. Щоб забезпечити гладкий процес і досягнення стабільних угод, важливо підходити до них з наміром і чітким планом. Нижче наведено практичні поради, щоб допомогти вам ефективно підготуватися:

1. Розпочніть з аналізу та чіткого плану дій

• Зберіть усю актуальну інформацію про іншу сторону – наприклад, історію роботи співробітника, попередні угоди, актуальні потреби та очікування. Якщо ви використовуєте платформу HRM, таку як PeopleForce, ви можете швидко отримати доступ до профілів кандидатів або працівників, переглянути нотатки команди, перевірити історію пропозицій та переглянути раніше узгоджені умови.
• Підготуйте свої дані: маєте готові деталі щодо бюджетних обмежень, політик компанії, діапазонів зарплат та ринкових бенчмарків.
• Визначте основну ціль бесіди і що саме ви хочете досягти.
• Визначте межі своєї гнучкості – які поступки ви готові зробити і які умови є нерушними.
• Заплануйте кілька можливих сценаріїв – як оптимістичних, так і більш складних.

Ретельна підготовка підвищить вашу впевненість і зменшить ризик прийняття необдуманих рішень.

2. Слухайте активно й спостерігайте уважно

• Звертайте увагу не лише на те, що говорить інша особа, але й на те, як вона це робить. Тон голосу, темп мовлення, паузи та міміка можуть виявляти вагання, невпевненість або напругу.
• Використовуйте техніки активного слухання: перефразуйте почуте, ставте уточнювальні питання та підтверджуйте розуміння.
• Уникайте переривань — дайте іншій особі простір для висловлення своїх потреб і переживань.
• Звертайте увагу на розбіжності між словами та мовою тіла — вони можуть вказувати на те, що тему потрібно досліджувати глибше.
• Будьте уважні до своєї мови тіла: підтримуйте зоровий контакт, зберігайте відкриту позу та говоріть спокійним тоном, щоб створити атмосферу довіри.

3. Руководіть процесом – ініціюйте дії

• Не чекайте пасивно, поки інша сторона візьме на себе керівництво – HR має керувати структурою та темпом переговорів.
• Починайте зустріч із чітким визначенням її мети та окресленням порядку денного – це допомагає організувати дискусію та зменшує напругу.
• Задавайте відкриті питання, які заохочують іншу сторону поділитися своєю перспективою, водночас дозволяючи вам контролювати хід розмови.
• Підсумовуйте ключові моменти протягом зустрічі, щоб залишатися у контролі над важливими елементами переговорів.
• Будьте проактивними – не чекайте, поки інша сторона зробить пропозицію. Продумані, реалістичні пропозиції підвищують вашу кредитоспроможність і збільшують шанси досягти згоди.

4. Використовуйте техніку «малих кроків»

• Не намагайтеся домовлятися про все одразу. Розбийте бесіду на етапи, щоб краще зрозуміти позицію іншої сторони та реагувати у реальному часі.
• Починайте з простіших або менш делікатних тем, щоб побудувати співпрацю та взаємну довіру.
• Поступово переходьте до більш складних або делікатних питань. Кожна досягнута угода полегшує перехід до наступного етапу.
• Після кожного етапу підсумовуйте домовленості – це дає обом сторонам відчуття прогресу та зменшує ризик непорозумінь.
• Пам’ятайте, що деякі рішення потребують часу. Не тисніть на іншу сторону з вимогою негайної відповіді, якщо тема вимагає обдумування або внутрішніх консультацій.

5. Тримайте свої емоції під контролем

• Навіть коли розмова набирає складного оберту – наприклад, через тиск, розчарування чи відмову – залишайтеся спокійними. Ваша выдержка встановлює тон і полегшує повернення обговорення до продуктивного шляху.
• Уникайте імпульсивної реакції. Замість того щоб відповісти миттєво, зробіть коротку паузу, поставте уточнювальне питання або запропонуйте коротку перерву для перепочинку.
• Визнати емоції іншої особи, якщо це допоможе зняти напругу (наприклад, “Я розумію, що це може бути розчаровуючим”).
• Не сприймайте критику особисто. Зосередьтеся на фактах, спільних цілях і потенційних рішеннях. Якщо емоції накалюються, запропонуйте зробити перерву або перенести обговорення на інший раз.

6. Документуйте угоду

• Завжди підсумовуйте ключові моменти після розмови — бажано у письмовій формі. Це може бути електронна пошта, нотатка у вашій системі HRM або запис у профілі кандидата чи працівника.
• Переконайтеся, що підсумок є конкретним — хто за що відповідає і до яких термінів. Не залишайте місця для припущень. Документування угоди дає обом сторонам ясність і відчуття контролю над процесом.
• Якщо переговори охоплюють кілька галузей (наприклад, заробітна плата, обов’язки, дата початку роботи), структуризуйте підсумок у тематичні розділи для кращої читабельності.
• При поданні підсумку запитайте іншу сторону підтвердити його — це допомагає запобігти непорозумінням або різним тлумаченням.
• Для більш офіційних угод (наприклад, зміни до контракту або нові пропозиції) використовуйте інструменти електронного підпису, щоб прискорити процес і забезпечити безпеку.

7. Використовуйте сучасні інструменти HR для управління процесом переговорів

У переговорах справа йде не лише у спілкуванні — це також точність, доступ до даних і плавна внутрішня співпраця. Саме тому платформи HRM такі цінні.

• З інтегрованими модулями, такими як ATS, управління компенсаціями та 360° огляди, ви можете швидко отримувати доступ до історії кандидатів або працівників, політик компанії, діапазонів зарплат та нотаток з попередніх розмов.
• Ви також легко можете створювати та надсилати пропозиції працевлаштування, документувати результати переговорів, ділитися оновленнями з менеджерами та автоматизувати процеси схвалення.
• Функції, такі як нагадування, тегування, приватні нотатки та інтеграція електронного підпису, допомагають підтримувати прозорість та забезпечують безперервний потік процесів — без необхідності перемикатися між інструментами.

Використання єдиної платформи знижує час реагування, мінімізує помилки та забезпечує послідовний досвід для кандидата або працівника – навіть під час фази переговорів.

Загальні помилки в переговорах з HR

Чому деякі переговори з HR закінчуються успіхом, а інші — розчаруванням і втратою довіри? Часто це результат дрібних, уникнутих помилок. Обізнаність про ці пастки — це перший крок до більш ефективних переговорів.

• Віра в те, що «один сценарій підходить для всіх» — використання одного й того ж переговорного сценарію для кожного кандидата чи працівника підриває довіру та відчуття індивідуального підходу. Кожна ситуація має власний контекст, який варто зрозуміти до того, як презентувати свої аргументи.
• Відсутність підготовки — вступ у переговори без розуміння ринкових даних, внутрішніх зарплатних діапазонів або бізнес-контексту є однією з найпоширеніших помилок. Кандидат або працівник швидко відчує неузгодженості й може втратити довіру до всього процесу.
• Неправильне розуміння пріоритетів іншої сторони — ігнорування потреб, емоцій або очікувань опонента може призвести до глухого кута або напруження. Наприклад, якщо HR зосереджується на заробітній платі, тоді як для кандидата важливі гнучкий графік, невідповідна пропозиція може спричинити розчарування чи фрустрацію.
• Надмірна концентрація на захисті власної позиції — коли розмова перетворюється на спробу «продавити» заздалегідь визначене рішення замість пошуку спільного ґрунту, це обмежує діалог. Відсутність відкритості до альтернатив швидко демотивує іншу сторону.
• Уникання складних розмов — відкладання або обходження незручних тем (наприклад, відмова в підвищенні, зміна обов’язків чи звільнення) не вирішує проблему — навпаки, часто її загострює. Це може призвести до нереалістичних очікувань у майбутніх обговореннях.
• Озвучення рішень без пояснення причин — коли працівник чує «ні», не розуміючи чому, рішення можуть здаватися довільними або несправедливими.
• Переговори в умовах браку часу — проведення переговорів безпосередньо перед зустріччю з керівництвом або паралельно з іншими завданнями часто призводить до поспішних розмов, помилкових рішень і слабших результатів.
• Надто швидкі поступки — піддавання тиску без належної підготовки та без захисту інтересів компанії часто завершується розчаруванням для обох сторін. Поступки мають бути усвідомленими, добре обґрунтованими та збалансованими чіткими очікуваннями.
• Надмірна жорсткість або формалізм — занадто формальний чи негнучкий підхід обмежує здатність адаптуватися в процесі та може пригнічувати продуктивний діалог. Важливо коригувати стиль спілкування залежно від ситуації.
• Пропуск аналізу після переговорів — відсутність рефлексії щодо того, як пройшли переговори і що можна покращити, є втраченою можливістю для розвитку. Усвідомлений аналіз допомагає не повторювати ті самі помилки.

Переговори – Підсумки

Ефективні переговори з HR — це поєднання експертизи, міжособистісної чутливості та стратегічного мислення. Мета не полягає у тому, щоб "виграти" розмову, а у спільному досягненні рішень, які вигідні всім сторонам. Розмови, проведені у дусі взаєморозуміння, безпосередньо впливають на якість HR-рішень, стабільність команди та досягнення бізнес-цілей.

Розвиваючи свої навички переговорів та використовуючи сучасні інструменти, ви зміцнюєте свою роль як стратегічного партнера, який поєднує потреби людей з цілями бізнесу.