Negocjacje

Czym są negocjacje?

Negocjacje to proces komunikacji między co najmniej dwiema stronami, którego celem jest osiągnięcie porozumienia korzystnego dla każdej z nich. W obszarze HR dotyczą najczęściej warunków zatrudnienia, rozwoju zawodowego, zasad współpracy lub rozwiązywania konfliktów. Uczestnikami negocjacji mogą być pracownicy, kandydaci, kadra zarządzająca, a także zewnętrzni partnerzy i dostawcy.

Czym negocjacje różnią się od zwykłej dyskusji?

Choć zarówno negocjacje, jak i dyskusje opierają się na wymianie informacji, różni je cel, struktura oraz sposób prowadzenia rozmowy.

Dyskusja służy przede wszystkim wymianie poglądów lub wspólnemu poszukiwaniu rozwiązań. Nie musi prowadzić do podjęcia decyzji – jej efektem może być refleksja, lepsze zrozumienie tematu czy poszerzenie wiedzy. Ma zwykle mniej formalny charakter i przebiega w sposób swobodny. Często opiera się na luźnej wymianie argumentów między stronami, które mają zbieżne cele lub po prostu dzielą się perspektywami.

Z kolei negocjacje to uporządkowany proces, który ma doprowadzić do konkretnych ustaleń w sytuacji przynajmniej częściowego konfliktu interesów. Proces negocjacji ma określoną strukturę: przygotowanie, prezentacja stanowisk, poszukiwanie kompromisów, finalizacja porozumienia. Wymaga świadomego zarządzania komunikacją, a rozmówcy często wykorzystują specjalistyczne techniki negocjacyjne.

Czym są umiejętności negocjacyjne?

Umiejętności negocjacyjne to zestaw kompetencji interpersonalnych i komunikacyjnych, które pozwalają skutecznie prowadzić rozmowy w celu osiągnięcia porozumienia. Obejmują one zarówno przygotowanie merytoryczne, jak i zdolność do prowadzenia dialogu w sposób świadomy, elastyczny oraz nastawiony na rozwiązania.

Skuteczny negocjator powinien:

• potrafić aktywnie słuchać i odczytywać sygnały niewerbalne;
• klarownie formułować stanowiska i argumenty;
• identyfikować alternatywy i możliwe scenariusze rozwoju sytuacji;
• trafnie oceniać ryzyko oraz korzyści poszczególnych rozwiązań;
• okazywać empatię i rozumieć perspektywę drugiej strony;
• zachowywać asertywność i jasno wyznaczać granice;
• panować nad emocjami i stresem;
• dążyć do kompromisu bez rezygnacji z kluczowych celów.

W jaki sposób umiejętności negocjacyjne pomagają liderom i specjalistom HR?

W codziennej pracy HR umiejętności negocjacyjne okazują się pomocne w różnych sytuacjach:

Jak rozwijać umiejętności negocjacyjne w HR?

Według amerykańskiego przedsiębiorcy Victora Kiama: „Negocjator powinien bacznie obserwować wszystkich i wszystko. Winien mieć coś zarówno z Sherlocka Holmesa, jak i z Zygmunta Freuda”. Jeśli więc chcesz skutecznie prowadzić negocjacje w obszarze HR, musisz posiadać nie tylko wiedzę, lecz także praktykę, świadomość emocjonalną i umiejętność wyciągania wniosków z każdej rozmowy. Dobra wiadomość? Możesz się tego nauczyć!

Edukacja formalna

Zacznij od solidnych podstaw teoretycznych. Kursy i szkolenia z zakresu negocjacji, komunikacji interpersonalnej, mediacji czy zarządzania konfliktem to inwestycja, która szybko się zwraca w codziennej pracy HR-owca. Szukaj nie tylko ogólnych kursów z negocjacji, ale także tych specjalistycznych, np. negocjacje w rekrutacji.

Analiza przypadków (case studies)

Studium konkretnych sytuacji – zarówno własnych, jak i cudzych – pozwala zobaczyć różne strategie negocjacyjne w działaniu. Analizuj przykłady z literatury branżowej lub wewnętrzne sytuacje w firmie, aby lepiej zrozumieć, co decyduje o sukcesie negocjacji, jakie błędy są najczęstsze i jak wygląda proces dochodzenia do porozumienia. Poszerzaj swoją perspektywę, bo każdy przypadek może mieć więcej niż jedno dobre rozwiązanie.

Mentoring i coaching

Wsparcie doświadczonego mentora lub coacha przyspieszy rozwój Twoich umiejętności negocjacyjnych. Dzięki regularnym sesjom możesz pracować nad konkretnymi wyzwaniami, testować nowe podejścia i otrzymywać konstruktywny feedback. Korzystaj z wiedzy osób, które mają za sobą dziesiątki wymagających rozmów – ich doświadczenie to bezcenne źródło wiedzy i inspiracji.

Samorozwój i autorefleksja

Negocjacje to nie tylko techniki, ale też sposób myślenia i świadomość siebie. Praca nad sobą – rozwijanie inteligencji emocjonalnej, uważności, empatii czy asertywności – bezpośrednio przekłada się na skuteczność w rozmowach. Czytaj książki, słuchaj podcastów i obserwuj inspirujących liderów, aby być na bieżąco z trendami. Notuj własne spostrzeżenia po trudnych rozmowach – to wszystko pomoże Ci stworzyć Twój osobisty styl negocjowania.

Praktyka w codziennej pracy

Każda rozmowa o podwyżce, każda rekrutacja i każda próba rozwiązania konfliktu to okazja do ćwiczenia negocjacji w praktyce. Po zakończonej rozmowie zadaj sobie pytania: Co zadziałało? Co można było zrobić inaczej? Jakie reakcje wywołały moje słowa? Takie „mikrolekcje” pomogą Ci zyskać pewność siebie i rozwiną Twoją intuicję negocjacyjną.

Przykłady technik negocjacyjnych wykorzystywanych w HR

Oto kilka przykładowych technik negocjacyjnych, które możesz wykorzystać podczas rozmów z pracownikami, kandydatami lub partnerami biznesowymi.

BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement)

BATNA to technika, która polega na określeniu najlepszej możliwej alternatywy na wypadek, gdyby negocjacje nie zakończyły się porozumieniem. Zanim przystąpisz do rozmów z kandydatem lub pracownikiem, ustal, co zrobisz, jeśli druga strona nie zaakceptuje oferty – np. zatrudnisz innego kandydata, pozostawisz wakat lub zmodyfikujesz strukturę zespołu.

Zasada kotwiczenia (Anchoring)

Według tej techniki strona, która jako pierwsza poda konkretną liczbę (np. wysokość wynagrodzenia), często nadaje kierunek dalszym rozmowom. Ludzie nieświadomie „zakotwiczają się” wokół pierwszej liczby i trudniej im zaakceptować duże odstępstwa. Przykładowo, jeśli kandydat pyta o stawkę, warto podać firmowe widełki, zamiast czekać na jego propozycję, która może znacząco odbiegać od Twoich założeń.

Technika „stopy w drzwiach” (The Foot-in-the-Door Technique)

Technika „stopy w drzwiach” zakłada, że jeśli ktoś spełni drobną prośbę, będzie bardziej skłonny spełnić kolejną – większą lub bardziej angażującą. Przykładowo, najpierw prosisz pracownika o jednorazowe wsparcie innego działu, a potem proponujesz trwałą zmianę zakresu obowiązków lub awans. Jeśli ktoś już raz powiedział „tak”, łatwiej będzie mu zgodzić się na kolejne kroki.

Zmiana perspektywy (Reframing)

Reframing polega na przedstawieniu sytuacji w innym świetle, by zmienić sposób jej postrzegania. Ludzie często reagują bardziej na sposób, w jaki coś zostało powiedziane, niż na samą treść. Zamiast mówić „nie możemy zaproponować wyższej pensji”, możesz powiedzieć: „proponujemy pakiet, który daje większą elastyczność i realne możliwości rozwoju”. 

Technika „win-win”

Celem tej techniki jest znalezienie rozwiązania, które uwzględnia potrzeby obu stron – bez tworzenia podziału na „zwycięzców” i „przegranych”. Przykładowo, gdy pracownik prosi o podwyżkę, ale firma nie dysponuje budżetem, zamiast odmowy możesz zaproponować awans poziomy i dodatkowe dni wolne. Obie strony zyskują, ponieważ pracownik otrzymuje realną korzyść, a firma nie ponosi znacznych kosztów. Takie podejście sprzyja budowaniu zaufania i długofalowych relacji.

Praktyczne wskazówki dotyczące procesu negocjacji w obszarze HR

Negocjacje to nieodłączny element pracy każdego specjalisty HR. Aby przebiegały sprawnie i prowadziły do trwałych porozumień, warto opierać je na dobrze zaplanowanym, świadomym działaniu. Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci przygotować się do tego procesu.

1. Zacznij od analizy i planu działania

• Zbierz niezbędne informacje o drugiej stronie – np. historię zatrudnienia pracownika, jego dotychczasowe ustalenia, potrzeby i oczekiwania. Jeśli korzystasz z platformy HRM, takiej jak PeopleForce, możesz natychmiast uzyskać dostęp do danych w profilu kandydata lub pracownika, przejrzeć notatki zespołu, podejrzeć historię ofert i wcześniej ustalone warunki.
• Przygotuj dane: informacje o budżecie, politykach firmowych, widełkach wynagrodzeń i benchmarkach rynkowych.
• Ustal, jaki jest główny cel rozmowy i co konkretnie chcesz osiągnąć.
• Określ swoje granice elastyczności, czyli na jakie ustępstwa możesz się zgodzić, a które warunki są niezmienne.
• Zaplanuj możliwe scenariusze przebiegu spotkania – zarówno te optymistyczne, jak i te trudniejsze.

Dobre przygotowanie zwiększy Twoją pewność siebie i zmniejszy ryzyko podjęcia pochopnych decyzji.

2. Aktywnie słuchaj i obserwuj

• Skup się nie tylko na tym, co rozmówca mówi, ale również jak to mówi. Ton głosu, tempo mówienia, pauzy czy mimika mogą ujawniać wahanie, niepewność lub napięcie.
• Wykorzystuj techniki aktywnego słuchania: parafrazuj wypowiedzi, zadawaj pytania doprecyzowujące, potwierdzaj zrozumienie.
• Nie przerywaj – daj drugiej stronie przestrzeń do wyrażenia swoich potrzeb i wątpliwości.
• Zwracaj uwagę na niespójności między słowami a zachowaniem. To sygnały, że warto pogłębić dany wątek.
• Zadbaj o własną mowę ciała – utrzymuj kontakt wzrokowy, otwartą postawę i spokojny ton głosu, by budować atmosferę zaufania.

3. Kontroluj przebieg procesu, wychodząc z inicjatywą

• Nie czekaj biernie, aż rozmówca przejmie kontrolę nad przebiegiem rozmowy – to HR powinien nadawać strukturę i tempo negocjacjom.
• Zacznij spotkanie od określenia celu spotkania i przedstawienia planu rozmowy – to pomoże uporządkować dyskusję oraz zmniejszy napięcie.
• Zadawaj pytania otwarte, które zachęcają do dzielenia się perspektywą, ale też pozwalają Ci kierować rozmową.
• Podsumowuj ustalenia na bieżąco, żeby nie tracić kontroli nad kluczowymi elementami negocjacji.
• Wyjdź z inicjatywą – nie czekaj, aż druga strona coś zaproponuje. Zrozumiałe, realistyczne oferty budują Twoją wiarygodność i zwiększają szanse na porozumienie.

4. Stosuj technikę małych kroków

• Unikaj negocjowania wszystkich elementów jednocześnie. Dziel rozmowę na etapy, które pozwolą Ci lepiej zrozumieć stanowisko drugiej strony i reagować na bieżąco.
• Zacznij od tematów prostszych lub mniej kontrowersyjnych, by zbudować atmosferę współpracy i wzajemnego zaufania.
• Przechodź stopniowo do bardziej złożonych lub wrażliwych kwestii. Każde osiągnięte porozumienie ułatwia przejście do kolejnych tematów.
• Po każdej części rozmowy podsumuj ustalenia – to daje obu stronom poczucie postępu i zmniejsza ryzyko nieporozumień.
• Pamiętaj, że niektóre decyzje mogą wymagać czasu. Nie naciskaj na natychmiastową odpowiedź, jeśli wiesz, że temat wymaga przemyślenia lub konsultacji.

5. Utrzymuj emocje pod kontrolą

• Nawet jeżeli rozmowa przybiera trudny obrót, np. pojawia się presja, rozczarowanie lub odmowa – zachowaj spokój. Twoje opanowanie wpływa na atmosferę negocjacji i ułatwia powrót do rzeczowej dyskusji.
• Nie reaguj impulsywnie. Zamiast odpowiadać natychmiast, zrób krótką pauzę, zadaj pytanie lub zaproponuj chwilę do namysłu.
• Rozpoznawaj emocje rozmówcy i nazwij je, jeśli to pomoże rozładować napięcie (np. „Rozumiem, że ta informacja może być rozczarowująca”).
• Nie odbieraj krytyki personalnie. Skupiaj się na faktach, wspólnych celach i możliwościach rozwiązania sytuacji, a jeśli emocje eskalują – zaproponuj przerwę lub przeniesienie rozmowy na inny termin.

6. Udokumentuj ustalenia

• Po zakończonej rozmowie zawsze podsumuj najważniejsze uzgodnienia – najlepiej w formie pisemnej. Może to być wiadomość e-mail, notatka w systemie HRM lub wpis w profilu kandydata czy pracownika.
• Zadbaj o to, by ustalenia były konkretne: kto, co i do kiedy ma zrobić lub potwierdzić. Nie pozostawiaj miejsca na domysły. Dokumentowanie daje obu stronom jasność i poczucie kontroli nad procesem.
• Jeśli negocjacje dotyczą wielu obszarów (np. wynagrodzenia, zakresu obowiązków, daty rozpoczęcia), podziel podsumowanie na sekcje tematyczne dla lepszej przejrzystości.
• Przesyłając podsumowanie do rozmówcy, poproś o potwierdzenie – dzięki temu unikniesz rozbieżności w interpretacji ustaleń.
• W przypadku bardziej formalnych porozumień (np. aneks do umowy, nowa oferta), skorzystaj z narzędzi umożliwiających podpis elektroniczny – to przyspiesza proces i zapewnia bezpieczeństwo.

7. Wykorzystaj nowoczesne narzędzia HR do organizacji procesu

W negocjacjach liczy się nie tylko komunikacja, ale również precyzja, dostęp do danych i sprawna współpraca wewnętrzna. Właśnie dlatego warto korzystać z możliwości, jakie dają platformy HRM.

• Dzięki zintegrowanym modułom (ATS, zarządzanie wynagrodzeniami, oceny 360°) masz szybki dostęp do historii kandydata lub pracownika, polityk firmowych, widełek płacowych i notatek z poprzednich rozmów.
• Możesz również łatwo tworzyć i przesyłać oferty zatrudnienia, zapisywać ustalenia negocjacyjne, współdzielić informacje z przełożonymi oraz automatyzować proces zatwierdzania decyzji.
• Funkcje takie jak przypomnienia, tagowanie, notatki prywatne czy integracja z podpisem elektronicznym pozwalają zachować płynność i transparentność całego procesu – bez potrzeby przenoszenia danych między narzędziami.

Korzystając z jednej platformy, skracasz czas reakcji, ograniczasz ryzyko błędów i tworzysz jednolite doświadczenie dla kandydata lub pracownika – również na etapie negocjacji.

Najczęstsze błędy w negocjacjach HR

Dlaczego niektóre negocjacje w HR kończą się sukcesem, a inne prowadzą do frustracji i utraty zaufania? Często decydują o tym drobne błędy, których można było uniknąć. Świadomość tych pułapek to pierwszy krok do skuteczniejszego działania.

• Przekonanie, że „wszystko da się załatwić szablonem” – stosowanie identycznych scenariuszy negocjacyjnych wobec wszystkich kandydatów czy pracowników prowadzi do utraty zaufania i poczucia indywidualnego traktowania. Każda sytuacja ma swój kontekst, który warto rozpoznać, zanim przejdziemy do argumentów.
• Brak przygotowania merytorycznego – rozpoczynanie negocjacji bez znajomości danych rynkowych, wewnętrznych widełek wynagrodzeń czy kontekstu biznesowego to jeden z najczęstszych błędów. Pracownik lub kandydat szybko wyczuje brak spójności i może stracić zaufanie do całego procesu.
• Mylna ocena priorytetów rozmówcy – zlekceważenie potrzeb, emocji i oczekiwań drugiej strony może prowadzić do impasu lub eskalacji napięcia. Jeśli HR-owiec koncentruje się na wynagrodzeniu, a kandydatowi zależy przede wszystkim na elastycznym grafiku, nietrafiona propozycja wywoła rozczarowanie lub frustrację.
• Nadmierna koncentracja na obronie własnego stanowiska – zamiast szukać wspólnego rozwiązania, rozmowa zamienia się w próbę przeforsowania gotowej decyzji. Brak otwartości na dialog i ignorowanie alternatyw to prosta droga do utraty zaangażowania drugiej strony rozmowy.
• Unikanie trudnych rozmów – opóźnianie lub omijanie niewygodnych tematów (np. braku podwyżki, zmiany zakresu obowiązków, wypowiedzenia) nie rozwiązuje problemu, a często go pogłębia. W efekcie rozmówca może mieć nierealistyczne oczekiwania wobec kolejnych decyzji.
• Komunikowanie decyzji bez wyjaśnienia powodów – jeśli pracownik słyszy „nie”, ale nie dowiaduje się dlaczego, decyzje są odbierane jako arbitralne lub niesprawiedliwe.
• Negocjacje prowadzone „na czas” – rozmowy prowadzone pod presją, np. tuż przed spotkaniem zarządu lub w trakcie innych obowiązków, często skutkują powierzchownym podejściem, błędnymi ocenami i słabszymi efektami.
• Zbyt szybkie ustępstwa – uleganie presji rozmówcy bez wcześniejszego rozeznania lub zadbania o interes firmy, często kończy się rozczarowaniem obu stron. Ustępstwa powinny być świadome, dobrze uzasadnione i równoważone oczekiwaniami wobec drugiej strony.
• Trzymanie się sztywnych ram – zbyt formalne podejście lub brak elastyczności w sytuacjach negocjacyjnych ogranicza pole manewru i może blokować konstruktywny dialog. W tym procesie warto reagować na bieżąco i dopasowywać styl do sytuacji.
• Brak analizy po zakończeniu negocjacji – nieanalizowanie przebiegu rozmowy i jej rezultatu to zmarnowana szansa rozwojowa. Refleksja pozwala unikać powtarzania tych samych błędów w przyszłości.

Negocjacje – podsumowanie

Skuteczne negocjacje w HR to połączenie wiedzy merytorycznej, wyczucia interpersonalnego i strategicznego myślenia. Ich celem nie jest pokonanie drugiej strony, ale wspólne wypracowanie rozwiązań, które są korzystne dla wszystkich zaangażowanych. Rozmowy prowadzone w atmosferze wzajemnego zrozumienia przekładają się bezpośrednio na jakość decyzji kadrowych, stabilność zespołów i realizację celów biznesowych.

Dzięki rozwijaniu umiejętności negocjacyjnych i wykorzystywaniu nowoczesnych narzędzi wzmacniasz swoją pozycję jako partner strategiczny, który łączy potrzeby ludzi z celami biznesowymi.