Learning Management System (LMS)

Czym jest Learning Management System (LMS)?

Learning Management System (LMS) – system zarządzania nauczaniem – to rodzaj oprogramowania umożliwiającego zdalną naukę m.in. w szkołach, na uczelniach wyższych oraz firmach różnej wielkości.

Organizacja, która zdecyduje się na implementację systemu LMS, może tworzyć własne treści szkoleniowe, np. filmy, grafiki, animacje i zróżnicowane treści tekstowe oraz zarządzać nimi, a jej uczniowie, studenci lub pracownicy będą zdobywać niezbędną wiedzę i rozwijać odpowiednie kompetencje. Proces uczenia może odbywać się w trybie synchronicznym (np. użytkownik będzie brał udział w webinarze, który odbędzie się w konkretnym dniu) lub asynchronicznym (np. użytkownik otrzymuje dostęp do nagranego uprzednio webinaru).

Systemy LMS wspierają różne formy nauki – od tradycyjnych kursów online, przez webinary, quizy, testy i inne interaktywne formy edukacji, często uzupełnione o elementy grywalizacji. Większość z nich umożliwia tworzenie kont użytkowników i monitorowanie ich postępów oraz generowanie raportów dotyczących efektywności prowadzonych szkoleń.

Rodzaje rozwiązań do zarządzania nauczaniem

Organizacja może samodzielnie hostować platformę LMS na własnych serwerach lub wykupić do niej dostęp w ramach modelu SaaS.

• Platformy hostowane samodzielnie dają organizacji pełną kontrolę nad treściami, ale mogą mieć ograniczoną skalowalność, szybkość, czy łatwość integracji z innymi narzędziami. Do ich obsługi potrzebny jest własny serwer i pracownicy, którzy będą opiekować się platformą od strony technicznej.
• Rozwiązania typu Cloud LMS są hostowane przez dostawcę oprogramowania. Zapewniają większą skalowalność, są wyposażane w różne integracje i umożliwiają szybki dostęp do zasobów.

Platformy LMS są dostępne w modelu open source, który umożliwia każdemu publiczny dostęp do kodu pliku źródłowego lub w wariancie komercyjnym, wymagającym zakupu licencji i uwierzytelnienia.

Jakie są kluczowe funkcje i możliwości systemów LMS?

Platforma LMS to rozwiązanie, które centralizuje zasoby szkoleniowe organizacji w formie biblioteki kursów, a także umożliwia m.in.:

• tworzenie treści, ich edycję oraz zarządzanie nimi – administratorzy platformy mogą umieszczać na platformie materiały, modyfikować je i przyznawać użytkownikom określone prawa dostępu;
• realizowanie zarządzania zgodnością – administratorzy, którzy umieszczają materiały na platformie, mają pewność, że każdy użytkownik otrzyma tę samą porcję wiedzy, co inni.
• naukę zdalną z dowolnego miejsca w trybie synchronicznym lub asynchronicznym – użytkownicy, którzy posiadają konta w systemie, mogą korzystać z materiałów zawsze wtedy, kiedy mają taką potrzebę;
• śledzenie aktywności użytkowników i monitorowanie ich postępów – administratorzy mogą weryfikować, czy użytkownicy faktycznie korzystają z materiałów i realizują wybrane kursy;
• certyfikację użytkowników – autorzy kursów lub materiałów mogą ustanowić własne certyfikaty, potwierdzające ukończenie nauki;
• analizę i ocenę przebiegu procesu nauczania – na podstawie danych gromadzonych przez platformę administratorzy mogą tworzyć różne raporty i analizy, aby w przyszłości dostarczać użytkownikom bardziej angażujących treści.

Platformy LMS są wyposażane w narzędzia komunikacji ułatwiające interakcję użytkowników z administratorami (np. czat techniczny), prowadzącymi (czat prywatny) lub innymi użytkownikami (np. forum dyskusyjne) oraz oferują funkcję powiadomień i alertów, aby użytkownicy byli na bieżąco z terminami, nowymi zasobami, ważnymi aktualizacjami itp. Wykorzystują również elementy grywalizacji, które zwiększają atrakcyjność przekazywanej wiedzy i angażują użytkowników, np. krzyżówki, quizy, testy wiedzy, punktację, odznaki i wyróżnienia za ukończenie etapu nauki itp.

Wiele systemów LMS dostępnych w modelu SaaS oferuje integracje z innymi narzędziami, np. z systemami CMS, CRM, LPX lub z platformami HR.

Dlaczego warto wdrożyć w firmie system LMS?

• Wzrost produktywności. Pracownicy, którzy mogą korzystać z ciekawych, zróżnicowanych treściowo i łatwo dostępnych materiałów szybciej przyswajają wiedzę, dzięki czemu rośnie ich produktywność.
• Oszczędność zasobów firmy. Jednorazowe stworzenie materiałów i udostępnienie ich na platformie do wglądu stale rosnącej liczbie pracowników, znacząco redukuje wydatki szkoleniowe. Nawet jeśli materiały będą w przyszłości wymagały aktualizacji, wyeliminowana zostaje potrzeba zatrudniania instruktorów, ponoszenia opłat z tytułu organizacji szkoleń stacjonarnych oraz wydruku materiałów itd.
• Oszczędność czasu pracowników i zwiększona dostępność szkoleń. Zamiast tracić czas na delegacje i dojazdy na szkolenia poza miejscem pracy, pracownicy mogą korzystać z szerokich możliwości nauki w dowolnym czasie i miejscu. Dostęp do wybranych szkoleń mogą otrzymać wszyscy lub tylko wybrani pracownicy organizacji, zależnie od zapotrzebowania.
• Budowanie pozytywnych doświadczeń pracowników. Szkolenia dostosowane do potrzeb danego pracownika lub zespołu budują lepsze doświadczenia pracowników i są ważnym elementem strategii zatrzymania talentów. Proces ciągłego uczenia się utrzymuje zaangażowanie pracowników na wysokim poziomie.
• Automatyzacja powtarzalnych procesów. Platformy LMS automatyzują proces przekazywania i zdobywania wiedzy, zapewniając spójne doświadczenia kolejnym pracownikom. Sprawna rejestracja użytkowników, czytelne instrukcje obsługi platformy i ujednolicony system oceniania oraz certyfikacji sprawiają, że proces uczenia się przebiega szybko, ale zachowuje wysoką jakość.
• Pełna kontrola nad jakością materiałów i przebiegiem procesu nauczania. Scentralizowanie nauczania pozwala utrzymać wysoką jakość materiałów szkoleniowych – materiały są łatwo dostępne dla administratorów i instruktorów, a większość platform LMS oferuje przyjazne interfejsy, dzięki którym edycja zasobów jest prosta i szybka. Platformy LMS są też wyposażone w funkcje szyfrowania i inne zabezpieczenia, które chronią poufność danych.

Do czego firma może wykorzystać system LMS?

Onboarding pracowników i personalizacja doświadczeń

Systemy LMS umożliwiają szybkie i efektywne wdrożenie nowych osób, dostarczając im niezbędnych informacji o firmie, procedurach i kulturze organizacyjnej w odpowiedniej kolejności. Dzięki temu, że każdy nowozatrudniony pracownik otrzymuje tę samą porcję wiedzy, onboarding jest procesem spójnym. Jednocześnie platformy LMS umożliwiają spersonalizowanie przebiegu onboardingu – inne materiały szkoleniowe otrzyma pracownik na stanowisku X, a inne ten na stanowisku Y.

Rozwój umiejętności pracowników i monitorowanie zgodności

Pracownicy mogą korzystać z kursów i szkoleń online, aby rozwijać swoje umiejętności techniczne, miękkie lub zawodowe (np. sprzedażowe, produktowe itp.). Każdy kurs lub szkolenie może kończyć się uzyskaniem certyfikatu, który potwierdzi stopień opanowania materiału. Organizacja, która będzie regularnie monitorować rozwój pracowników, widząc brak któregoś z certyfikatów, szybko zidentyfikuje umiejętności, które musi rozwinąć dany pracownik.

Ciągłe doskonalenie

Bieżący dostęp do zasobów LMS pozwala pracownikom na regularne aktualizowanie ich wiedzy i umiejętności. Zespół z aktualną wiedzą to dla organizacji przewaga konkurencyjna.

Zarządzanie zgodnością

Platformy LMS mogą być wykorzystywane do realizacji obowiązkowych szkoleń dotyczących przepisów prawa, bezpieczeństwa pracy, ochrony danych osobowych i innych regulacji branżowych.

Wsparcie pracy zdalnej i hybrydowej

Pracownicy mogą korzystać z zasobów szkoleniowych z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, a także pracować we własnym tempie, co umożliwia im godzenie pracy z życiem prywatnym. 

Budowa kultury organizacyjnej i wzmocnienie zaangażowania

Tworzenie dedykowanych kursów i programów szkoleniowych dostosowanych do potrzeb pracowników wzmacnia ich produktywność i zaangażowanie.

Wsparcie działań wizerunkowych

Platformy LMS mogą wspierać Employer Branding organizacji. Na platformie można umieszczać informacje o zasadach, wytycznych operacyjnych, wartościach organizacji dla partnerów zewnętrznych, dostawców, konsultantów, franczyzobiorców lub kandydatów (aktywnych i pasywnych).