Podpis odręczny

Podpis odręczny (w terminologii angielskiej wet signature, dosłownie „mokry podpis”) to podpis złożony ręcznie, atramentem, na papierowym egzemplarzu dokumentu. Nazwa pochodzi stąd, że w momencie podpisywania atrament jest jeszcze mokry, a samo pojęcie powstało po to, by odróżnić podpisywanie papierowe od cyfrowego. W polskim HR podpis odręczny wciąż pojawia się w umowach o pracę i aneksach, umowach o odpowiedzialności materialnej oraz w dokumentach, których bank, notariusz albo Państwowa Inspekcja Pracy oczekuje w formie papierowej.

Podpis odręczny a podpis elektroniczny

Rozporządzenie eIDAS i Kodeks cywilny zrównują kwalifikowany podpis elektroniczny z podpisem własnoręcznym pod względem skutków prawnych. To nie jest więc „uproszczona wersja” papieru, tylko pełnoprawny odpowiednik, dzięki czemu umowę o pracę można dziś skutecznie zawrzeć w formie elektronicznej. Różnica leży w poziomie wiarygodności: podpis zwykły rejestruje jedynie fakt kliknięcia, podpis zaawansowany wiąże podpis z konkretną osobą i konkretną wersją dokumentu, a podpis kwalifikowany opiera się na certyfikacie wydanym przez zaufanego dostawcę. Skan albo zdjęcie podpisu odręcznego nie mieści się w tej skali w ogóle: jest dowodem na istnienie papierowego oryginału, a nie jego zamiennikiem.

Kiedy papier jest nadal konieczny

Większość dokumentów kadrowych nie wymaga już atramentu, ale kilka kategorii pozostaje papierowych:

• Dokumenty wymagające formy aktu notarialnego lub składane w sądzie.
• Pełnomocnictwa oraz czynności dotyczące nieruchomości i udziałów.
• Wybrane dyspozycje bankowe i płacowe, jeśli wymaga tego konkretna instytucja.
• Umowy z kontrahentami, którzy nie mają własnego procesu podpisu elektronicznego.
• Dokumenty archiwalne podpisane przed przejściem firmy na obieg cyfrowy.

Ukryty koszt papieru

Każdy podpis odręczny dokłada kuriera, skanowanie, segregator i osobę, która musi tego pilnować. W zespołach rozproszonych opóźnienie liczy się w dniach, nie w minutach, i uderza dokładnie tam, gdzie tempo ma największe znaczenie: nowa osoba nie zacznie pracy, dopóki umowa nie jest podpisana, więc papier po cichu wydłuża proces onboardingu o tydzień. Papier rozbija też dokumentację na dwa światy, czyli dokładnie odwrotnie niż zakłada dobre zarządzanie dokumentami HR: podpisany oryginał leży w jednym biurze, a reszta informacji o pracowniku żyje w bazie danych pracowników.

Jak działa to w PeopleForce

PeopleForce wysyła dokumenty do podpisu bezpośrednio z profilu pracownika przez podpis elektroniczny, z różnymi poziomami wiarygodności, żeby każdy dokument dostał dokładnie ten, którego wymaga. Polskie zespoły podpisują przez Autenti, zarówno podpisem zwykłym, jak i kwalifikowanym, firmy ukraińskie korzystają z podpisu kwalifikowanego przez Dia.Podpis, a podpis prosty i zaawansowany są dostępne przez własny mechanizm PeopleForce oraz integrację z Signaturit. Każdy dokument ma swój status podpisu, więc HR od razu widzi, co zostało podpisane, co odrzucone, a co wciąż czeka. Umowy, NDA i potwierdzenia zapoznania się z politykami powstają z szablonów i automatycznie trafiają do teczki pracownika, a razem ze skanerem z procesu znika też koperta.

Co zrobić z dokumentami, które zostają na papierze

Prowadź krótką i świadomie aktualizowaną listę typów dokumentów, które faktycznie wymagają podpisu odręcznego w każdym kraju, w którym zatrudniasz, a wszystko poza tą listą podpisuj domyślnie cyfrowo. Skanuj podpisane oryginały w dniu, w którym dotrą, dołączaj je do teczki pracownika i odnotowuj, gdzie leży egzemplarz papierowy, żeby papierowy ślad nigdy nie był jedynym. Zaczynaj od największych wolumenów: potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracowniczym i standardowa umowa o zachowaniu poufności, którą podpisuje każdy nowy pracownik, usuwają najwięcej papieru przy najmniejszym ryzyku prawnym.