Власноручний підпис

Власноручний підпис (в англомовній практиці wet signature, дослівно «мокрий підпис») це підпис, поставлений рукою, чорнилом, на паперовому примірнику документа. Назва пішла від того, що в момент підписання чорнило ще не висохло, а сам термін з'явився, щоб відрізняти паперове підписання від електронного. В українському HR такий підпис досі трапляється в трудових договорах і додаткових угодах, договорах про матеріальну відповідальність та в документах, які банк, нотаріус чи Держпраці очікують побачити на папері.

Власноручний підпис і КЕП: у чому різниця

Закон «Про електронні довірчі послуги» прирівнює кваліфікований електронний підпис до власноручного за юридичною силою. Тобто це не «спрощена версія» паперу, а повноцінний еквівалент. Різниця в рівні гарантій: простий електронний підпис лише фіксує факт натискання кнопки, удосконалений прив'язує підпис до конкретної особи й конкретної версії документа, а КЕП спирається на сертифікат кваліфікованого надавача довірчих послуг. Окремо варто розуміти, що скан або фото власноручного підпису не належить до цієї шкали взагалі: це лише доказ існування паперового оригіналу, а не його заміна.

Коли папір усе ще обов'язковий

Більшість кадрових документів уже не потребує чорнила, але кілька категорій залишаються паперовими:

• Документи, що підлягають нотаріальному посвідченню або подаються до суду.
• Довіреності та правочини щодо нерухомості й корпоративних прав.
• Окремі банківські та зарплатні доручення, якщо цього вимагає конкретна установа.
• Договори з контрагентами, у яких немає власного процесу електронного підписання.
• Архівні документи, підписані до переходу компанії на електронний документообіг.

Скільки насправді коштує папір

Кожен власноручний підпис додає кур'єра, сканування, папку в шафі та людину, яка все це наздоганяє. Для розподілених і релокованих команд затримка вимірюється днями, а не хвилинами, і б'є саме туди, де швидкість найважливіша: новий співробітник не може почати роботу, поки договір не підписано, тож папір непомітно розтягує процес онбордингу на тиждень. Папір також розриває записи надвоє, а це протилежне до того, заради чого будують управління HR-документами: підписаний оригінал лежить в одному офісі, а вся решта інформації про людину живе в базі даних співробітників.

Як це працює в PeopleForce

PeopleForce відправляє документи на підписання просто з профілю співробітника через електронний підпис, причому з різними рівнями гарантій, щоб кожен документ отримав саме той, який йому потрібен. Українські компанії підписують документи КЕП через Дія.Підпис, польські команди використовують Autenti для базового та кваліфікованого підпису, а простий і удосконалений підпис доступні через власний механізм PeopleForce та інтеграцію із Signaturit. Кожен документ має статус підписання, тож HR одразу бачить, що підписано, що відхилено, а що досі чекає. Договори, NDA та ознайомлення з політиками формуються з шаблонів і автоматично підшиваються до картки співробітника, а разом зі сканером із процесу зникає й конверт.

Що робити з документами, які все одно на папері

Тримайте короткий і свідомо оновлюваний перелік типів документів, які справді вимагають власноручного підпису в кожній країні, де ви наймаєте людей, а все інше за замовчуванням підписуйте електронно. Скануйте підписані оригінали в день отримання, прикріплюйте їх до картки співробітника й фіксуйте, де зберігається паперовий примірник, щоб паперовий слід ніколи не був єдиним. Починати варто з найбільших обсягів: ознайомлення з довідником співробітника і стандартний договір про нерозголошення, які підписує кожен новачок, прибирають найбільше паперу з найменшим юридичним ризиком.