Кваліфікований електронний підпис (КЕП)

Кваліфікований електронний підпис, або КЕП, це найвищий рівень електронного підпису. Він створюється за допомогою засобу кваліфікованого електронного підпису, спирається на кваліфікований сертифікат від акредитованого надавача електронних довірчих послуг і має ту саму юридичну силу, що й власноручний підпис. Усе нижче за нього теж є чинним електронним підписом, просто з іншим тягарем доказування, якщо хтось його оспорює.

Саме цей тягар і є всією практичною різницею. З простим підписом компанія, яка на нього покладається, має доводити, що людина справді підписала. З кваліфікованим підпис презумується справжнім, і доводити протилежне має той, хто його оспорює. Більшість проблем із електронним підписанням у HR виникає не через саме використання електронних підписів, а через використання не того рівня для документа, який за законом потребував вищого.

Три рівні підпису

• Простий електронний підпис. Імʼя, введене в поле, скан підпису, галочка «погоджуюся». Цілком робочий для багатьох внутрішніх речей, легко оспорюється і повністю достатній для ознайомлення з оновленим довідником співробітника.
• Удосконалений електронний підпис. Однозначно повʼязаний із підписувачем, дає змогу його ідентифікувати, створюється засобами під його одноосібним контролем і повʼязаний із документом так, що будь-яка пізніша зміна виявляється.
• Кваліфікований електронний підпис. Удосконалений плюс кваліфікований сертифікат і кваліфікований засіб його створення. Це єдиний рівень, який автоматично прирівнюється до власноручного й який приймається там, де закон вимагає письмової форми.

Для яких кадрових документів потрібен який рівень

Трудовий договір, додаткові угоди до нього, документи про звільнення, договори про матеріальну відповідальність і все, що створює фінансове зобовʼязання, потребує найвищого рівня, бо закон вимагає письмової форми, а електронний документ відповідає їй лише під КЕП. Ознайомлення з політиками, внутрішні заявки, погодження відпусток, акти передачі техніки й більшість того, що проходить через онбординг і офбординг, спокійно живуть на простому або удосконаленому рівні. Зробіть цю мапу один раз і тримайте її там само, де решта правил кадрового документообігу.

Як це працює в Україні й сусідніх юрисдикціях

В Україні рівні підпису визначає закон про електронні довірчі послуги, і велика частина людей уже має КЕП, не купуючи окремий токен: через Дія.Підпис, через id.gov.ua або через банківський кваліфікований сертифікат. Це сильно змінює економіку проєкту порівняно з ринками, де сертифікат треба купувати кожному окремо. У ЄС рамкою є eIDAS: кваліфікований підпис, виданий у будь-якій країні-члені, дійсний у всіх інших. У Польщі підпис кваліфікований видає акредитований надавач, і саме він потрібен для електронних кадрових справ. В Аргентині діє закон 25.506, який розводить firma digital із презумпцією авторства й слабшу firma electrónica.

Що перевірити перед запуском

• Юридична сила по кожній країні й кожному типу документа, підтверджена юристом, а не взята зі сторінки вендора.
• Спосіб ідентифікації. Як система знає, що підписує саме та людина, і чи визнається цей спосіб локально.
• Архівування й довгострокова перевірка. Сертифікати спливають, а підпис має лишатися перевірним через роки після того.
• Хто отримує й оплачує сертифікати. Якщо вони потрібні кожному, це стаття витрат і крок онбордингу, а не галочка.
• Запасний шлях. У частини людей підпису не буде в перший день, тому вирішіть заздалегідь, що тоді робити, а не імпровізуйте під час пребордингу.

Електронний підпис у PeopleForce

Документи підписуються всередині PeopleForce, а не вивантажуються, надсилаються й скануються назад. За одним інтерфейсом стоїть кілька провайдерів, тому потрібний можна обрати під документ і під країну. Для України кваліфікований шлях іде через Дія.Підпис і id.gov.ua, обидва доступні як варіанти підписання на одному й тому самому документі. PeopleSign закриває просте внутрішнє підписання, для Польщі підключено Autenti з трьома типами підпису, а для ЄС Signaturit. Підписані документи залишаються в картці співробітника в Core HR із зафіксованим типом підпису, а вивантаження транзакцій електронного підпису дає слід для аудиту, коли потрібно показати, яким саме рівнем підписано конкретний документ.