Firma digital (firma electrónica cualificada)

La firma digital, llamada firma electrónica cualificada en la terminología europea, es el nivel más alto de firma electrónica. Se crea con un dispositivo certificado, se apoya en un certificado emitido por un certificador licenciado y tiene el mismo valor legal que la firma de puño y letra. Todo lo que está por debajo sigue siendo firma electrónica válida, solo que con otra carga de la prueba si alguien la cuestiona.

Esa carga es toda la diferencia práctica. Con una firma electrónica simple, la empresa que se apoya en ella tiene que demostrar que la persona firmó. Con la firma digital rige la presunción de autoría y quien la cuestiona es el que debe probar lo contrario. La mayoría de los problemas con la firma electrónica en RR. HH. no vienen de usarla, sino de usar el nivel equivocado en un documento que legalmente exigía uno superior.

Los tres niveles

• Firma electrónica simple. Un nombre tipeado, una imagen escaneada, una casilla de “acepto”. Válida para muchísimo uso interno, fácil de cuestionar y perfectamente suficiente para dejar constancia de que alguien leyó una actualización del manual del empleado.
• Firma electrónica avanzada. Vinculada de manera única al firmante, permite identificarlo, se crea con medios bajo su control exclusivo y queda atada al documento de modo que cualquier cambio posterior se detecta. Suele apoyarse en verificación de identidad, a menudo con un número de celular y un código de un solo uso.
• Firma digital. La avanzada más un certificado de un certificador licenciado y un dispositivo certificado. Es el único nivel equiparado automáticamente a la firma manuscrita y el único que muchas normas aceptan donde la ley exige forma escrita.

Qué documentos de RR. HH. piden cada nivel

La respuesta depende del país, pero el patrón se repite. Contratos de trabajo, modificaciones de condiciones esenciales, documentos de desvinculación y todo lo que genera una obligación económica van al nivel más alto, porque la ley pide forma escrita y un documento electrónico solo la cumple con firma digital. Las constancias de lectura de políticas, las solicitudes internas, las aprobaciones de licencias, las actas de entrega de equipamiento y casi todo lo que pasa por el onboarding y el offboarding se resuelven bien en el nivel simple o avanzado. Arma ese mapa una sola vez, por país, y guárdalo junto al resto de las reglas de gestión documental de RR. HH.

Cómo funciona en distintos mercados

En Argentina rige la Ley 25.506, que separa con claridad los dos conceptos: la firma digital se apoya en un certificado emitido por un certificador licenciado y goza de presunción de autoría e integridad, mientras que la firma electrónica no la tiene y, ante un cuestionamiento, obliga a quien la invoca a probar su validez. Esa distinción es la que conviene tener clara antes de digitalizar legajos. En la Unión Europea el marco es eIDAS, que define los tres niveles y hace que una firma cualificada emitida en cualquier estado miembro valga en todos los demás. En Polonia la documentación laboral llevada en formato electrónico exige firma cualificada, y en Ucrania el equivalente se emite bajo la ley de servicios electrónicos de confianza, donde la mayoría de la gente ya lo tiene a través de la aplicación estatal Diia o del portal id.gov.ua.

Qué revisar antes de implementarla

• Validez legal por país y por tipo de documento, confirmada con un abogado local y no deducida de la página de un proveedor.
• Verificación de identidad. Cómo sabe el sistema que firma quien dice ser, y si ese método se acepta localmente.
• Archivo y validación a largo plazo. Los certificados vencen y la firma tiene que seguir siendo verificable años después.
• Quién obtiene y paga los certificados. Si cada persona necesita el suyo, eso es un costo y un paso de onboarding, no una casilla.
• El camino alternativo. Habrá gente sin certificado el primer día, así que define de antemano qué pasa en ese caso en vez de improvisar durante el preboarding.

Firma electrónica en PeopleForce

Los documentos se firman dentro de PeopleForce en lugar de exportarlos, mandarlos por correo y escanearlos de vuelta. Detrás de la misma interfaz conviven varios proveedores, así que el adecuado se elige por documento y por país. PeopleSign cubre la firma interna sencilla, Signaturit cubre el lado europeo, para Polonia la integración es con Autenti, que soporta los tipos básico, avanzado y cualificado, y para Ucrania el camino cualificado pasa por Diia y por id.gov.ua. Los documentos firmados quedan en el legajo dentro de Core HR con el tipo de firma registrado, y la exportación de transacciones de firma electrónica deja el rastro de auditoría para cuando alguien pregunta con qué nivel se firmó un documento puntual.