Zarządzanie dokumentacją w HR

Zarządzanie dokumentacją w HR to sposób, w jaki firma tworzy, przechowuje, udostępnia, podpisuje i w końcu usuwa wszystko, co zapisano o jej ludziach: umowy, oferty, polityki, certyfikaty, zaświadczenia, dokumenty dyscyplinarne i dokumenty tożsamości. Obejmuje zarówno sam system przechowywania, jak i reguły wokół niego, a to w regułach siedzi większość ryzyka.

Osobną dyscypliną, a nie folderem na dysku współdzielonym, staje się dlatego, że dokumenty kadrowe jednocześnie niosą dane osobowe, obowiązki prawne i terminy przechowywania. Umowa, której nikt nie potrafi znaleźć podczas kontroli, skan dowodu w otwartym folderze i polityka, z którą zespół nigdy się nie zapoznał, to trzy różne problemy o tej samej przyczynie.

Co leży w teczce pracownika

W większości firm wychodzą cztery grupy dokumentów:

• Dokumenty zatrudnienia. Oferta, umowa i aneksy, opis stanowiska, dokumenty rozwiązania współpracy.
• Tożsamość i uprawnienia. Dokumenty tożsamości, numery podatkowe, potwierdzenie prawa do pracy, dane bankowe do wypłat.
• Polityki i potwierdzenia zapoznania. Handbook pracowniczy, umowa o zachowaniu poufności, warunki dotyczące bezpieczeństwa i własności intelektualnej, każde z zapisem, kto i kiedy podpisał.
• Ocena i rozwój. Wyniki ocen, certyfikaty szkoleń, upomnienia i plany naprawcze.

Co naprawdę robi system zarządzania dokumentami

Samo przechowywanie jest najmniej ciekawe. Wartość dają warstwy nad nim: foldery z uprawnieniami, żeby dokument płacowy nie był widoczny dla całego działu; szablony składające umowę z danych z bazy pracowników zamiast z kopiowanego pliku Word; podpis elektroniczny, dzięki któremu dokument podpisuje się i trafia do teczki w jednym ruchu; dystrybucja, żeby nowa polityka dotarła do wszystkich i wróciła z informacją, kto ją przeczytał; oraz ślad audytowy pokazujący, kto co otworzył, zmienił lub usunął.

Przechowywanie, dostęp i zgodność

Trzy reguły załatwiają większość sprawy. Trzymaj dokument dokładnie tyle, ile wymaga prawo, i usuń go potem, bo bezterminowe przechowywanie to ryzyko, a nie ostrożność. Nadawaj dostęp według roli, a nie według zaufania, żeby przełożony widział tylko to, czego rola wymaga. I zapisuj zgody oraz potwierdzenia zapoznania jako dane, nie jako pamięć. Obowiązki z zakresu ochrony danych wynikające z RODO obejmują teczkę pracowniczą w całości, łącznie z prawem dostępu i prawem do usunięcia danych.

Przejście z papieru na cyfrę

Typowa kolejność: najpierw zdigitalizuj teczki obecnych pracowników, archiwum zostaw na później; ustal strukturę folderów i konwencję nazw, zanim ktokolwiek coś wgra; zamień najczęściej używane dokumenty w szablony; włącz kwalifikowany podpis elektroniczny tam, gdzie pozwala na to prawo; i podepnij kroki dokumentowe do workflowów HR, żeby nowe pliki od razu trafiały we właściwe miejsce, zamiast być porządkowane później.

Typowe błędy

Cztery powtarzają się niemal w każdym audycie:

• Dokumenty osobowe na dysku współdzielonym z dziedziczonymi uprawnieniami, których nikt nie przeglądał od lat.
• Brak polityki retencji, więc nic nigdy nie znika, a każdy stary plik pozostaje dostępny.
• Umowy składane przez kopiuj-wklej, bo tak właśnie podpisuje się złe wynagrodzenie albo nie ten podmiot prawny.
• Potwierdzenia zapoznania prowadzone ręcznie w arkuszu, przez co zawsze są trochę nieaktualne.

Zarządzanie dokumentacją w HR w PeopleForce

W Core HR dokumenty leżą w folderach, których widoczność można powiązać z polami profilu pracownika, więc dostęp podąża za strukturą organizacyjną, a nie za ręczną listą. Pliki można wgrywać hurtowo, generować z szablonów zaciągających dane z kartoteki albo dystrybuować do grupy ze statusem odczytu i podpisu dla każdej osoby.

Podpis elektroniczny jest wbudowany, z dostawcami podpisu kwalifikowanego dla rynków, które go wymagają: Autenti dla Polski oraz ukraiński podpis kwalifikowany przez Dię. Akcje na dokumentach podpinają się pod workflowy, więc generowanie, wysyłka, podpisanie i archiwizacja stają się krokami onboardingu, a nie osobnym obowiązkiem.