[Гід] Методи оцінки персоналу

Уже нікого не здивуєш такими методами оцінки, як інтерв'ю, опитувальники та тести. Але є безліч інших способів, які добре себе зарекомендували. Пропонуємо докладніше з ними познайомитись і додати до своєї таблички методів оцінки, щоб у потрібний момент їх ефективно застосовувати.

1. Метод управління за цілями

Управління за цілями (англ. Management by Objectives, MBO) — це метод оцінки, при якому менеджери та співробітники визначають і формують цілі для компанії, департаменту, відділу, конкретного спеціаліста та проекту; відстежують прогрес, результати та відповідну мотивацію.

Цей метод використовують не лише при оцінці персоналу, а також для довгострокового планування, інтеграції індивідуальних та цілей організації. Метод має наступні переваги:

• вибудовування чіткої послідовності завдань: від цілей компанії до мети співробітника;
• виявлення недоліків у структурі компанії: відповідальність та повноваження будуються навколо сформованих цілей;
• кожен співробітник відчуває свою значущість, знаючи, що вирішення навіть невеликих завдань позитивно впливає на розвиток компанії;
• розуміння співробітником, що від нього хоче компанія та керівник;
• правильний розподіл завдань і, як наслідок, кожен фахівець займається лише своїми справами.

Як правильно визначити ціль?

Методи можуть бути неефективними, якщо ціль неправильно сформована та поставлена. Існує три кроки, як правильно визначити мету:

Крок 1. Записати: ця проста дія автоматично переводить мету з категорії ідеї та мрії — у завдання та мету, підкреслюючи її важливість у нашій свідомості.

Крок 2. Оцінити ідею щодо SMART: усі цілі, великі та маленькі, рекомендується перевіряти за допомогою принципу SMART, який дозволяє визначити, чи є поставлена мета реальною, вимірюваною, досяжною, важливою та актуальною.

Крок 3. Пам'ятайте про мету. Нехай мета, до її реалізації, буде у вас на видному місці в таск-менеджері, HRM-системі, у календарі або хоча б на аркуші.

Коли ви розібралися із постановкою цілей, пропонуємо ознайомитись з іншими методами, де ви зможете застосувати отримані знання.

2. Цілі та ключові результати (OKR)

OKR або цілі та ключові результати — інструмент для спільної постановки завдань та побудови планів із вимірюваними результатами, який можуть використовувати окремо співробітники та цілі команди.

Щоб правильно сформулювати співробітнику чи команді OKR, необхідно розібратися у головних поняттях методу:

• ціль — це показник, якого співробітник чи компанія мріють досягти.
• ключові результати — це оцінка та моніторинг того, як ми досягаємо ціль. Ефективні ключові результати є конкретними та обмеженими за часом, але реалістичними.

Як працює OKR?

Сформулюйте реальну мету та результати (які ви можете виміряти, наприклад, у відсотках чи числових показниках). Поставте завдання у вашому таск-менеджері або краще використовуйте спеціальні системи, які мають управління OKR. Тут ви зможете створити дерево цілей: від завдань та планів конкретного співробітника, відділу, підрозділу до глобальних цілей компанії. Це дозволяє побачити картину всіх завдань та вчасно помічати прогрес, пропущені дедлайни, невідповідність завдання компетенціям співробітника, ступінь важливості та впливу завдань на цілі компанії, а також прогрес та розвиток окремих фахівців та організації. Дізнайтеся більше про OKR у нашому блозі, у статті “ 10 хвилин про OKR ”.

3. Оцінка результативності (KPI)

Ключові показники ефективності (KPI) — цілі, яких планує досягти компанія, а також оцінка продуктивності співробітника. KPI компанії безпосередньо залежать від департаменту, відділу, команди та співробітника компанії. Тобто, навіть найнезначніше завдання певною мірою впливатиме на досягнення глобальних цілей організації.

Як задати KPI? На початку певного періоду керівник та співробітник визначають цілі, наприклад, написати 20 статей на місяць, привести 2000 лідів за квартал. Після закінчення цього періоду керівник зможе визначити, наскільки ефективно працював співробітник та у якому відсотковому співвідношенні досягнуто ключових показників.

4. Оцінка 360 градусів

Оцінка персоналу 360 градусів чи кругова оцінка — це багатовимірний метод оцінки ефективності, який оцінює співробітника за допомогою відгуків, зібраних із кола впливу співробітника. В оцінці беруть участь щонайменше 4 особи, наприклад, директор, колеги, підлеглі та сам співробітник. Це дозволяє уникнути упередженості в оцінюванні, як це може бути при отриманні зворотного зв'язку від однієї людини.

Цей метод оцінки може складатися з таких компонентів:

1. Самооцінка

Співробітник самостійно аналізує свою роботу за певний період часу, оцінює, наскільки успішно впорався з поставленими завданнями, визначає свої сильні та слабкі сторони. Однак, якщо самооцінка проводиться без формальних процедур, вона може бути упередженою.

2. Оцінка від менеджерів

Аналіз роботи співробітника менеджерами – традиційний спосіб оцінки. Ці огляди повинні включати індивідуальні оцінки працівників, присвоєні керівниками, а також оцінка команди або програми, яку здійснюють старші менеджери.

3. Оцінки від колег

Колеги найчастіше взаємодіють зі співробітником, тому можуть надати найбільш розгорнутий та детальний зворотний зв'язок не лише за компетенціями співробітника, а й за його особистими якостями, ініціативністю, вмінням працювати в команді. Проте дружба чи ворожість між співробітниками можуть вплинути на остаточні результати оцінки.

4. Оцінка від підлеглого

І тут зворотний зв'язок надають підлеглі менеджера чи фахівця, якого оцінюємо. Такий критерій дозволяє менеджеру дізнатися про себе як керівника. Проте небажання чи страх відплати можуть спотворити результати оцінки.

5. Відгуки клієнтів (опціонально)

Клієнтський компонент цього етапу може включати або внутрішніх клієнтів, таких як користувачі продукту всередині організації, або зовнішніх клієнтів, які не є частиною компанії, але регулярно взаємодіють з цим конкретним співробітником.

Як проводять оцінку 360-градусів?

Учасники заповнюють попередньо підготовлені паперові анкети або використовують автоматизовані опитувальники 360 градусів. Цифровий спосіб дозволяє контролювати всі етапи проходження опитувальника, підраховувати та зберігати результати, проводити аналітику, а також отримувати зворотний зв'язок. Враховуючи, що оцінка проводиться регулярно, автоматизація процесу допоможе значно заощадити час HR-фахівця, а також зменшити кількість використаного паперу.

5. Оцінка 180 градусів

Оцінка 180 градусів — схожий за функціоналом спосіб з 360 градусами, при якому зворотний зв'язок пропонує керівник і сам співробітник. Обидва учасники заповнюють форму оцінки та потім аналізують результати та порівнюють із профілем посади.

Метод успішно використовується, коли необхідно оцінити велику кількість співробітників, при цьому не витрачати на аналіз дуже багато часу, а також отримати зворотний зв'язок, визначити сильні/слабкі сторони співробітника та розробити стратегію розвитку фахівця. Оцінку необхідно проводити регулярно, інакше вона не дасть очікуваних результатів.

6. Асесмент-центр

Асесмент-центр або центр оцінки — це поєднання завдань, тестів та вправ, які перевіряють придатність кандидата чи співробітника для певної посади.

Асесмент-центр проводять підготовлені спеціалісти. Це можуть бути як HR-менеджери компанії, так і запрошені професіонали, які забезпечують неупереджений та незалежний аналіз. Вони проводять інтерв'ю, дають тести та опитувальники, а також моделюють певну ситуацію, проблему чи подію та спостерігатимуть за діями кандидатів. Під час вправ симуляції учасників можуть попросити приєднатися до:

• групових обговорень;
• баскет-методу (моделювання систематичної для цієї посади ситуації);
• презентації;
• рольових ігор;
• психометричних тестів тощо.

Microsoft, Philips та інші організації використовують практику центрів оцінки для визначення майбутніх лідерів.

7. Оцінка за компетенціями

Заповніть форму та безкоштовно отримайте шпаргалку з оцінки компетенцій співробітників

Оцінка компетенцій — аналіз існуючих професійних навичок, знань, досвіду у кандидата чи співробітника та їх відповідність вимогам посади. 93% керівників вищої ланки рекомендують використовувати цей метод для розвитку та зміцнення компанії.

Щоб оцінити кандидата за компетенціями, спочатку необхідно скласти модель компетенцій — набір якостей, які повинен мати фахівець, щоб обіймати певну посаду у вашій компанії. Їх можна поділити на три категорії:

1. Корпоративні – базові навички, якими мають володіти всі співробітники компанії. Їх перелік залежить від цінностей, філософії та цілей кожної організації, але може включати базові вимоги, такі як комунікативні навички або командна робота.
2. Професійні – це унікальні для кожної посади навички та поведінка. Наприклад, для менеджера служби підтримки здатність ефективно обробляти скарги клієнтів та стресостійкість.
3. Лідерські - якості, необхідні для керівних та управлінських ролей. Також можуть застосовуватись до будь-якої посади, яка вимагає від співробітника навичок управління іншими людьми.

HR-фахівці використовують даний метод оцінки компетенцій для вирішення різних завдань, але найчастіше його застосовують під час:

1. Найму співробітників. Чіткий список компетенцій допомагає компанії швидше знайти оптимального працівника.
2. Управління продуктивністю. Метод допомагає HR-фахівцеві пов'язати функції кожної посади з метою організації, а також забезпечити розвиток талантів співробітників.
3. Оцінка ефективності. Моделі компетенцій забезпечують основу, необхідну для правильної оцінки співробітників під час перевірки ефективності.

8. Ділові ігри

Ділові ігри або бізнес-симулятори, ігри з управління — метод навчання співробітників, під час якого штучно створюється середовище, яке імітує реальну ситуацію чи проблему в організації. Учасники можуть протягом кількох днів вирішувати практично різні завдання, наприклад, запуск нового продукту, розробку стратегії тощо. Усі ділові ігри можна розділити на категорії:

1. Навчальні — для отримання нових знань;
2. Пошукові — допомагають визначити бізнес-проблеми та розробити способи їх вирішення;
3. Констатуючі — для професійного зростання та підвищення кваліфікації;
4. Змішані — поєднання в одній імітації кількох категорій ігор.

Ділові ігри дозволяють:

• знайти та відпрацювати новий алгоритм дій у вирішенні бізнес-задач;
• підвищити рівень комунікації та об'єднати команду;
• визначити, якими сильними якостями володіють співробітники, а які відсутні;
• підвищити залученість кожного співробітника в завдання компанії.

Як проводяться ділові ігри?

Ділові ігри спеціально розробляються під цілі, корпоративну культуру та завдання компанії. В імітації може брати участь необмежена кількість співробітників із різних департаментів або команд. Тривалість ігор, як правило, від кількох годин до неділі, після завершення яких аналізуються результати, поведінка, запропоновані рішення гравців.

9. Метод “незалежних суддів”

Метод "незалежних суддів" — пул питань, що стосуються професійної діяльності співробітника. Запрошені фахівці ставлять питання, щоб визначити, наскільки кваліфікований працівник. Після закінчення тесту підраховується кількість правильних та неправильних відповідей співробітника та робляться висновки.

10. Інтерв'ю

Інтерв'ю — це один із найпопулярніших і найпростіших методів оцінки персоналу та кандидатів. Цьому HR-інструменту віддають перевагу 90% спеціалістів під час пошуку чи визначення кандидата на певну посаду.

Існує кілька видів інтерв'ю:

1. Біографічне: під час цього інтерв'ю співрозмовник розповідає про свій життєвий шлях та етапи професійного та кар'єрного розвитку.
2. Поведінкове: кандидат відповідає на питання, які можуть пролити світло на його поведінку у майбутньому робочому середовищі.
3. За компетенціями: питання, що стосуються досвіду кандидата.
4. Структуроване : список питань складається на розсуд HR-фахівця в такому порядку, щоб розкрити необхідні якості, досвід, уміння та знання кандидата.
5. Неструктуроване: інтерв'ю без заданого плану, що базується на досвіді та інтуїції керівника або HR-фахівця.
6. Ситуативне: під час інтерв'ю кандидату пропонується вирішити змодельоване завдання.
7. Стресове: інтерв'юер намагається ввести кандидата чи співробітника у стресовий стан, щоб подивитися на реакцію.
8. Групове: інтерв'ю одночасно із кількома кандидатами.
9. Колегіальне: використовується під час масової оцінки кандидатів, коли кілька фахівців одночасно опитують одного кандидата.

11. Ранговий метод

Керівник оцінює співробітників та складає своєрідний рейтинг: на найвищих позиціях розміщуються найбільш компетентні та успішні співробітники, а внизу – працівники, яким необхідно ще розвиватися. Згідно з цим рейтингом керівник може приймати рішення, кого з колег звільняти, а кому потрібна додаткова освіта.

12. Метод бальної оцінки

У цьому методі всі дії співробітників оцінюються балами, які заздалегідь озвучили команді. Після закінчення певного періоду всі бали підсумовуються та підбиваються підсумки, хто зі співробітників був максимально ефективним, а хто був пасивним.

13. Метод поведінкових рейтингових шкал (BARS)

Метод поведінкових рейтингових шкал оцінює дії співробітника від небажаного до прийнятного. У рамках цього тестування співробітнику пропонуються варіанти поведінки, які можуть демонструвати працівники у певній ситуації.

Вибираючи варіант, людина отримує певну кількість балів, які наприкінці підсумовуються. У результаті керівник або HR-спеціаліст може зрозуміти, наскільки будуть продуктивними дії співробітника для компанії у певній ситуації.

Помилки у проведенні оцінки персоналу

Оцінка персоналу – це один із найскладніших процесів у Системі управління ефективністю. Адже він вимагає використання певної методології, яка підходить вашому бізнесу, наявності спеціалістів, часу проведення оцінок, кваліфікованого аналізу тощо.

Не всі організації можуть правильно провести кваліфікацію, і як результат 90% процесів перевірки ефективності вважаються неточними. Щоб ваш бізнес потрапив у 10%, що залишилися, пропонуємо ознайомитися з головними помилками оцінки персоналу і ніколи їх не повторювати:

1. Упередженість. Оцінку та зворотний зв'язок надають люди, які можуть бути зацікавленими особами. Тому намагайтеся, щоб аналіз ефективності проводили сторонні спеціалісти чи системи автоматизації.
2. Негативне сприйняття. Іноді співробітники не хочуть проходити тести, інтерв'ю, брати участь в іграх через страх, що результати можуть негативно позначитися на кар'єрі. Тому керівнику або HR-менеджеру варто доступно пояснити цілі оцінки, щоб розвіяти будь-які забобони.
3. Метод не підходить компанії. Перед проведенням оцінки персоналу слід визначитися з метою цієї перевірки і після цього вибрати оптимальний метод.
4. Після оцінки не надавати зворотний зв'язок та не розробляти план розвитку співробітника. Одна з цілей оцінки – визначити сильні та слабкі сторони співробітника, якщо фахівцю не озвучувати результати, то перевірку буде проведено даремно.
5. Завищення показників. Іноді керівники як мотивація воліють збільшити результати оцінки. Щоб це не сталося, використовуйте методи оцінки, де задіяні незалежні експерти.
6. Формування цілей без участі працівника. Якщо не залучати співробітника в процес побудови цілей та завдань, то фахівець може їх неправильно трактувати.
7. Уникати сучасних методів оцінки персоналу. Сучасні системи автоматизації, такі як PeopleForce, дозволяють зручніше проводити оцінку персоналу, ставити перед співробітником цілі та швидко надавати зворотний зв'язок.

PeoplePerform: ефективна оцінка персоналу

Як ви собі уявляєте процес оцінки персоналу: стоси паперу з опитувальниками та тестами, сотні нотаток та стікерів, забитий Google Календар? Можна й так. 🤯 Або можна автоматизувати процеси оцінки персоналу. Щоб один раз налаштувати і без паперової тяганини швидко та організовано проводити оцінку персоналу. У модулі передбачено рішення для методів:

• 180 та 360 градусів. Тут керівник та HR-фахівець зможе запланувати проведення оцінки, створити опитувальник, який буде доступний усім учасникам процесу, швидко, зручно зібрати результати, проаналізувати та надати співробітнику своєчасний зворотний зв'язок.
• OKR – цілі та ключові результати. Формуйте правильну ієрархію завдань: від мети компанії до завдань певного співробітника. Відстежуйте прогрес, результати та продуктивність кожного співробітника чи команди у будь-який зручний для вас час.
• 1-on-1 - регулярно проводьте персональні зустрічі зі співробітником, щоб оцінювати не лише ефективність, а й залученість, мотивацію та лояльність співробітника. За допомогою модуля PeoplePerform ви зможете планувати зустрічі, а система вам вчасно нагадуватиме; створювати нотатки, якими можна ділитися зі співробітником, створювати плани та відстежувати результати завдань.

Оцінка персоналу може бути складним, трудомістким і витратним процесом як для керівників, так і для співробітників. Але вона окупається сповна, адже як казав Стів Джобс: “ Правильний підбір співробітників — це запорука успіху у будь-яких справах”. А ми впевнені, що ви хочете працювати тільки з найкращими фахівцями, які поділяють погляди на розвиток та успіх у бізнесі. HRM-система PeopleForce допоможе вам досягти цієї мети. Заповніть форму та отримайте безкоштовний тестовий період.