Odpływ pracowników (Employee Attrition)

Czym jest zjawisko odpływu pracowników (Employee Attrition)?

Zjawisko odpływu pracowników (ang. Employee Attrition) to sytuacja, w której zatrudnieni w firmie opuszczają swoje miejsca pracy, ale nie są zastępowani przez długi czas lub w ogóle się ich nie zastępuje. Może ono zachodzić samoistnie, np. kiedy pracownicy odchodzą na emeryturę lub wygasa ich umowa. Może być też powodowane problemami, z jakimi mierzy się pracownik, np. nieadekwatne wynagrodzenie itp. O odpływie mówimy również wtedy, gdy firma wdraża nowe technologie i automatyzacje. Te stopniowo przejmują obowiązki pracowników, a firma nie zatrudnia nikogo na powstałe wakaty.

Odejście pracowników nie jest jednoznacznie negatywnym procesem, ale warto, aby dział HR go monitorował, obserwując wskaźnik odejść pracowników.

Z badania przeprowadzonego w 2019 roku wynika, że największy problem z odejściami pracowników mają młode firmy (działające krócej niż rok). Głównie dlatego, że są mniej atrakcyjnymi pracodawcami – nie mają stabilnej struktury, silnej marki i dostosowanej do sytuacji polityki HR. Im stabilniej działa firma, tym wskaźnik odejść pracowników spada. Wpływają na to kultura organizacyjna firmy i ustanowiona polityka HR.

Różnica pomiędzy zjawiskiem rotacji pracowników a ich odpływem

Rotacja i braki kadrowe, spowodowane odejściem pracowników, to nie są identyczne zjawiska. W przypadku rotacji stanowiska są ponownie obsadzane i firma dalej może się rozwijać. Przykładem branży o dużej rotacji jest gastronomia. Rotacja stanowisk w restauracjach jest często bardzo wysoka, a mimo to one nadal działają. Jeśli jednak współczynnik odejść jest wysoki, to znaczy, że firma się kurczy. Rosnący wskaźnik świadczy też o słabnących więziach między pracownikami i firmą.

Jak obliczyć wskaźnik Employee Attrition w firmie?

Wskaźnik odejść pracowników (Employee Attrition) można obliczyć, dzieląc liczbę pracowników, którzy dobrowolnie odeszli z firmy w danym okresie (np. w ciągu roku) przez średnią liczbę pracowników zatrudnionych w tym samym czasie i mnożąc wynik x 100. Wskaźnik odejść pracowników jest wartością procentową.

Wzór:

wskaźnik odejść (Employee Attrition) = (liczba pracowników, którzy odeszli / średnia liczba pracowników) x 100 

Przykład: 

Twoja firma ma 1000 pracowników. W ciągu roku odeszło 25 z nich, pozostawiając stanowiska nieobsadzone.

25/1000 = 0,025
0,025 × 100 = 2,5% 

Twój współczynnik odejść wynosi 2,5%.

Jeżeli nie planujesz ich obsadzać, taki pozostanie. Możesz jednak chcieć obsadzić 10 z tych stanowisk.

15/1000 = 0,015
0,015 × 100 = 1,5%

Twój współczynnik odejść wyniesie tylko 1,5%.

Sama wartość wskaźnika nie da Ci pełnego obrazu sytuacji. Trzeba go rozpatrywać w szerszym kontekście i analizować, czy jego wartość się zmienia. Jeśli tak to, co powoduje zmianę. Czy odejścia dotyczą jednego działu / oddziału, czy może grupy pracowników? Dlaczego pracownicy odchodzą i jakie powody podają w trakcie exit interview? Jak się ma wskaźnik odejść względem wskaźnika rotacji?

Co powoduje odpływ pracowników z firmy?

Pracownicy odchodzą na emeryturę lub do konkurencji. Najczęściej dlatego, że otrzymali propozycję wyższego wynagrodzenia i atrakcyjniejsze możliwości rozwoju kariery. Jednak na ostateczną decyzję o odejściu do innej firmy zazwyczaj składa się wiele powodów, m.in.:

• nieodpowiednio zorganizowane zarządzanie w organizacji;
• nieczytelne ścieżki rozwoju zawodowego i awansów w firmie lub ich brak;
• problemy komunikacyjne, toksyczna atmosfera;
• brak zaufania, integracji i współpracy w zespole;
• brak równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, stres, wypalenie zawodowe;
• brak atrakcyjnych benefitów pracowniczych lub oferta benefitów niespełniająca potrzeb pracowników;
• brak przywództwa;
• niewłaściwe zarządzanie zadaniami;
• niedopasowanie do roli;
• brak odpowiednich narzędzi pracy;
• sprawy osobiste.

Jednak na wartość wskaźnika odejść mają również wpływ inne czynniki niż dobrowolne decyzje pracowników. Wśród nich warto wymienić:

• Sytuację na rynku pracy – niski poziom bezrobocia utrudnia znalezienie nowych pracowników i wakaty pozostają nieobsadzone dłużej, niż powinny.
• Luki kompetencyjne – kiedy z firmy odchodzą kompetentne i wykwalifikowane osoby, powstaje luka wiedzy, na której uzupełnienie trzeba wiele czasu. Również w tym przypadku wakaty pozostają nieobsadzone.
• Procesy restrukturyzacyjne w firmie – niepokój pracowników, jaki wywołuje restrukturyzacja firmy, może zachęcać ich do zmiany pracodawcy. Ponieważ obsadzenie stanowisk w czasie restrukturyzacji jest długotrwałym procesem, wskaźnik odejść będzie rósł.
• Problemy finansowe firmy – zwolnienia często są traktowane jako remedium na wysokie koszty działalności.
• Zmiany strategii biznesowej – wprowadzanie nowego modelu biznesowego w firmie, wdrożenie nowych technologii, zmiana ról, przebudowa struktury firmy lub korzystanie z outsourcingu oznacza redukcję wielu stanowisk pracy albo wstrzymanie rekrutacji na niektóre z nich, do czasu ukształtowania się nowych polityk HR.

Zrozumienie i zaadresowanie tych powodów może pomóc organizacjom w opracowaniu skutecznych strategii zatrzymania pracowników, w tym wzmacniania ich zaangażowania.

Jak firma może zapobiegać zjawisku odpływu pracowników?

Jest wiele narzędzi, z których może skorzystać firma, aby zapobiegać dobrowolnym odejściom pracowników lub obniżyć wskaźnik odejść. Wśród nich możemy wymienić:

• cykliczne podwyżki wynagrodzenia podstawowego;
• monitorowanie satysfakcji i zaangażowania pracowników z wykorzystaniem np. ankiet eNPS;
  ulepszenie komunikacji wewnętrznej dzięki cyklicznym spotkaniom 1:1;
• wdrożenie elementów gamifikacji, systemów uznania itp.;
• udoskonalenie systemu nauczania i rozwoju pracowników;
• poprawienie warunków pracy np. poprzez zwiększenie ergonomii stanowisk pracy;
• rozszerzenie i dostosowanie oferty benefitów pozapłacowych;
• monitorowanie rynku pracy w zakresie motywacji pracowników, np.: research konkurencji pod kątem wysokości wynagrodzeń;
• wdrożenie programów well-beingu, zapewnienie elastycznego harmonogramu lub innych rozwiązań promujących work-life balance;
• wdrożenie nowoczesnych technologii i usprawnienie procesów pracy.

Aby te narzędzia rzeczywiście obniżyły wskaźnik odejść, firma musi posiadać liderów, którzy będą dobrze rozumieć indywidualne motywacje i potrzeby swojego zespołu. To oni będą integrować zespół, budować pozytywną atmosferę i dbać o wysoki poziom zaangażowania i satysfakcji pracowników. Ponadto zawsze warto wesprzeć działania liderów poprzez:

• zapewnienie im odpowiednich szkoleń z zakresu kompetencji miękkich i rozwoju przywództwa;
• zaprojektowanie transparentnych ścieżek awansu oraz wynagrodzeń;
• stworzenie pozytywnego i elastycznego środowiska pracy;
• zadbanie o otwartość komunikacji;
• udoskonalanie procesu rekrutacji i pozyskiwania talentów;
• dbanie o bieżące uzupełnianie luk kompetencyjnych w zespole.

Wprawdzie opracowanie strategii zatrzymywania pracowników w firmie może zająć Ci nawet kilka miesięcy, ale po pierwsze – nie tylko pomoże obniżyć wartość wskaźnika odejść, ale przede wszystkim podniesie konkurencyjność Twojej firmy w branży i na rynku pracy.