O co zespół może zapytać chatbota AI w PeopleForce i co pojawi się wkrótce

Jest 18:12, a wiadomość brzmi: „Szybkie pytanie: ile zostało mi dni urlopu?” Pytanie nie jest ani szybkie, ani jedyne, i nie jest pierwsze dzisiaj. Pytania, które zapełniają skrzynkę HR, rzadko są trudne; po prostu napływają bez przerwy, a każde z nich przerywa coś, co naprawdę wymagało uwagi HR.

Funkcja jest we wczesnym dostępie, więc zespół PeopleForce włącza ją dla konta, a następnie administrator decyduje, które role ją otrzymają: tylko HR, także managerowie czy wszyscy. Rutynowe pytania mogą najpierw trafiać do chatbota, zanim dotrą do HR.

Czym jest chatbot AI i gdzie się znajduje

AI Companion to chatbot AI działający w panelu czatu w PeopleForce. Przycisk z ikoną iskierek znajduje się obok pola wyszukiwania na lewym pasku bocznym na każdej stronie; kliknięcie go otwiera panel zadokowany po prawej stronie, który pozostaje otwarty podczas poruszania się po produkcie. W trakcie rozmowy można go zminimalizować do małego paska w rogu; przechowuje 50 ostatnio zaktualizowanych czatów (każdy automatycznie zatytułowany na podstawie pierwszej wiadomości) i wyświetla odpowiedzi na bieżąco, pokazując, co robi w danej chwili: „Przeszukiwanie bazy wiedzy”, „Sprawdzanie, kto jest nieobecny”, „Tworzenie wykresu”.

Podtytuł pod nazwą panelu w trzech słowach mówi, czym jest: „Twój asystent HR”. To chatbot HR, który odpowiada na podstawie danych HR firmy.

Pięć pytań, które zapełniają skrzynkę HR

Dużą część skrzynki HR stanowi kilka tych samych, powtarzających się pytań. Oto pięć, z którymi chatbot radzi sobie już dziś, wraz z poleceniami, które działają.

„Co mówi nasza polityka?”

Chatbot przeszukuje bazę wiedzy semantycznie, więc nawet pytanie sformułowane innymi słowami trafia do właściwego artykułu: pytanie „czy mogę wziąć wolne, gdy dziecko jest chore?” prowadzi do polityki urlopu rodzicielskiego i opiekuńczego, chociaż słowa się nie pokrywają. Chatbot cytuje lub streszcza faktyczną treść polityki i pod odpowiedzią pokazuje klikalne Źródła, dzięki czemu można otworzyć oryginalny dokument, zamiast ufać parafrazie. Wyniki są ponownie sprawdzane pod kątem uprawnień osoby pytającej, zanim AI w ogóle je zobaczy; dokument z ograniczonym dostępem nie może wyciec do odpowiedzi.

Cytowania są też mechanizmem wychwytywania błędów. Gdy odpowiedź budzi wątpliwości, link do źródła jest tuż pod nią, a oryginalny dokument rozstrzyga sprawę jednym kliknięciem. A gdy baza wiedzy po prostu nie zawiera odpowiedzi, widoczna luka jest przydatnym sygnałem: wskazuje, którą politykę należy napisać jako następną. Odpowiedzi są tak dobre, jak baza wiedzy, na której się opierają, więc osoba odpowiedzialna za polityki firmy odpowiada też za jakość chatbota.

Odpowiedź uwzględnia też to, kto pyta. Chatbot widzi stanowisko, dział, lokalizację, przełożonego, poziom doświadczenia i formę zatrudnienia osoby pytającej i uwzględnia je w wyszukiwaniu, dzięki czemu pytanie o okres wypowiedzenia zwraca wariant obowiązujący w kraju i na stanowisku tej osoby, a nie ogólną średnią.

„Czy mamy kogoś, kto mówi po niemiecku?”

Wyszukiwanie osób w zwykłym języku: można znaleźć osobę po imieniu i nazwisku, filtrować według działu, lokalizacji, stanowiska, daty zatrudnienia lub pól niestandardowych, sprawdzać liczebność zespołów albo zapytać „kto mi podlega?” Pytanie, które kiedyś oznaczało eksport arkusza kalkulacyjnego i filtrowanie go („czy ktoś w zespole mówi po niemiecku i pracuje w Warszawie?”), staje się jednym zdaniem.

„Kto jest nieobecny w tym tygodniu?”

Poniedziałkowe pytanie. Zamiast porównywać kalendarze, wystarczy zapytać chatbota: „kto z mojego zespołu będzie nieobecny w przyszłym tygodniu?” Lista pojawia się w kilka sekund, ograniczona do tego, co osoba pytająca może zobaczyć.

„Ile dni urlopu mi zostało?”

Salda urlopowe dokładnie w chwili, gdy pojawia się pytanie, także o 18:12 przed rezerwacją lotów. Pracownik pyta chatbota, zamiast pisać do HR; samo złożenie wniosku urlopowego nadal odbywa się tam, gdzie zawsze: przycisk „+” (Skróty) na górnym pasku → Nieobecność, o jedno kliknięcie dalej. Chatbot może też powiedzieć, co stało się z wnioskiem (oczekujący, zatwierdzony, odrzucony lub wycofany), albo policzyć dni zwolnienia chorobowego wykorzystane w tym roku przez osobę pytającą.

„Czy mogę to dostać w formie wykresu?”

Na prośbę o zestawienie chatbot rysuje je bezpośrednio w rozmowie (jako wykres słupkowy, kołowy lub liniowy), a odpowiedzi z wieloma atrybutami formatuje jako zwięzłe tabele. Polecenie „liczba osób w poszczególnych działach jako wykres słupkowy” tworzy wykres w rozmowie, bez kreatora raportów. Warto znać jedno ograniczenie: wykres pokazuje najwyżej 50 punktów danych, a powyżej tego limitu po prostu rysuje pierwsze 50 i pomija resztę. Dane tygodniowe za pełny rok to 52 punkty, więc końcówka zostaje obcięta. Przy zapytaniu o dane miesięczne ten sam rok mieści się w 12 punktach.

Poza tymi pięcioma tematami chatbot odczytuje dla osoby pytającej jeszcze trzy rzeczy: co czeka w jej sekcji „Odebrane” (zatwierdzenia, zadania, ankiety, oceny do napisania, dokumenty do podpisania, kursy), jej spotkania 1:1 ze wspólnymi notatkami, tematami do omówienia i zadaniami do wykonania oraz cele, które może zobaczyć. Na pytanie „co czeka na moje zatwierdzenie?” lub „co ustaliliśmy na ostatnim spotkaniu 1:1?” odpowiedź pojawia się w tym samym panelu. Prywatne notatki ze spotkań 1:1 nie są uwzględniane.

Każda odpowiedź jest ograniczona uprawnieniami osoby pytającej

Czego chatbot AI jeszcze nie robi i co chroni dane

Oto, gdzie dziś przebiega granica.

Chatbot jest we wczesnym dostępie, a ta pierwsza wersja ogranicza się do wyszukiwania informacji.

Żadna z tych możliwości nie została w niego wbudowana, więc nie udaje, że je ma. Gdy prośba wymaga działania, mówi o tym wprost. Jeśli wie, gdzie można to zrobić samodzielnie, na przykład zarezerwować urlop, wskazuje to miejsce. Jeśli nie wie, mówi o tym, zamiast zgadywać nazwę strony.

Kilka ograniczeń, które warto znać przed wdrożeniem

Co chroni dane

Kierunek rozwoju

Działanie na danych to kierunek, w którym rozwijamy chatbota, i aktywnie nad tym pracujemy. Na tej drodze niezmienny pozostaje model bezpieczeństwa, na którym się opiera.

Asystent dziedziczy model dostępu organizacji, zamiast otrzymywać własny.

Procesy i rozmowy

• Nic nie zmienia się bez wiedzy organizacji: ścieżki akceptacji i dane pozostają dokładnie zgodne z konfiguracją ustawioną przez administratorów, ponieważ obecnie chatbot nie ma możliwości ich zmiany.

• Rozmowy są zapisywane na koncie użytkownika, więc można do nich wrócić później; chatbot przechowuje 50 ostatnio zaktualizowanych czatów.

• Obecnie nie można usunąć rozmowy z panelu.

• Jedna odpowiedź obejmuje najwyżej 12 wyszukiwań, dlatego bardzo obszerne pytanie warto podzielić na mniejsze.

Zespół korzysta już z Claude lub ChatGPT? Można je połączyć przez MCP

Chatbot AI jest dla wszystkich w PeopleForce. Część zespołu spędza jednak cały dzień w zewnętrznym asystencie AI i dla tych osób PeopleForce oferuje drugie wejście: własny serwer MCP. MCP (Model Context Protocol) to otwarty standard, z którego korzystają asystenci tacy jak Claude i ChatGPT, aby łączyć się z systemami biznesowymi.

Nie chodzi o konkurowanie z asystentem, z którego zespół już korzysta. Dane HR pozostają pod kontrolą organizacji i trafiają do agentów pracowników na jej warunkach, zamiast być wklejane do okna czatu jako zwykły tekst. To, co otrzymuje asystent, staje się częścią rozmowy w tym narzędziu i podlega jego własnym ustawieniom danych.

Chatbot AI

Warto go wybrać, jeśli celem są odpowiedzi w PeopleForce dla wszystkich, bez żadnej konfiguracji po stronie użytkowników. Odczytuje też opublikowaną bazę wiedzy i rysuje wykresy w odpowiedziach.

Integracja MCP

Warto ją dodać, jeśli część zespołu już pracuje w zewnętrznym asystencie AI i powinna mieć stamtąd dostęp do danych o pracownikach. Przez MCP asystent nie odczytuje bazy wiedzy i nie rysuje wykresów.

Korzystanie z obu rozwiązań jednocześnie to dobre wyjście; służą różnym osobom w tej samej firmie.

Włączanie

1. Poprosić Customer Success Managera (CSM) o włączenie AI Companion. To funkcja we wczesnym dostępie, włączana centralnie dla każdego konta przez zespół PeopleForce; nie ma przełącznika do samodzielnego włączenia.

2. Przyznać uprawnienie roli. Ustawienia → Role → sekcja „AI” → „Towarzysz AI”. Uprawnienie może mieć dowolna rola (tylko HR, HR i managerowie albo wszyscy), z wyjątkiem rekruterów zewnętrznych, którzy są zawsze wykluczeni.

To całe wdrożenie. Użytkownicy znajdują przycisk z ikoną iskierek obok wyszukiwarki, a panel wita ich po imieniu.

Dostępność i zastrzeżenia

Oparty na danych HR, które firma już ma

Chatbota nie trzeba trenować ani niczego do niego przesyłać. Odpowiada na podstawie tego, co już zawiera Core HR: struktury organizacyjnej, informacji o tym, kto komu podlega, opublikowanych polityk i uprawnień przypisanych do każdej roli. Gdy te dane zmieniają się w PeopleForce, zmieniają się też odpowiedzi.

Najczęściej zadawane pytania

Czy chatbot AI może coś zmienić lub złożyć?

Jeszcze nie. Nie potrafi wysyłać, składać, zatwierdzać, tworzyć, planować ani powiadamiać. Żadne z tych narzędzi nie zostało wbudowane w tę wersję, dlatego chatbot mówi o tym wprost i wskazuje ekran, na którym można wykonać daną czynność. Aktywnie pracujemy nad tym, by mógł działać w imieniu użytkownika, a ten artykuł zostanie zaktualizowany, gdy ta funkcja się pojawi.

Co się dzieje, gdy chatbot nie zna odpowiedzi?

Odpowiedzi o polityki podają źródła, więc błędna lub niepełna odpowiedź jest widoczna i można ją sprawdzić jednym kliknięciem. Jeśli baza wiedzy nie obejmuje danego pytania, ta luka jest sygnałem, którą politykę należy opisać jako następną.

Czy chatbot może pokazać komuś wynagrodzenie?

Sprawdza to samo uprawnienie do wynagrodzeń, które sprawdza aplikacja webowa (to, które decyduje, czy ktoś może otworzyć zakładkę „Wynagrodzenie” w profilu pracownika), i sprawdza je osobno dla każdej osoby. Pracownik widzi własne aktualne wynagrodzenie podstawowe tylko wtedy, gdy jego rola daje mu dostęp do wynagrodzenia we własnym profilu. Chatbot pokazuje tylko aktualną kwotę wynagrodzenia podstawowego i walutę, bez historii wynagrodzeń, wynagrodzenia dodatkowego ani widełek płacowych zapisanych w zakładce „Wynagrodzenie”.

Skąd pochodzą odpowiedzi?

Wyłącznie z danych firmy w PeopleForce: z bazy wiedzy, danych osób i nieobecności, sekcji „Odebrane”, spotkań 1:1 i celów. Odpowiedzi o polityki cytują treść i podają artykuł źródłowy; wyniki są sprawdzane pod kątem uprawnień, zanim AI je zobaczy.

Kto w firmie może z niego korzystać?

Każda rola, której administrator przyzna uprawnienie „Towarzysz AI”, z wyjątkiem rekruterów zewnętrznych. Można zacząć od HR, a potem rozszerzyć dostęp na managerów i pozostałych pracowników.

Czy chatbot AI jest dostępny w aplikacji mobilnej?

Tak. Jest dostępny także w aplikacji mobilnej PeopleForce, z tymi samymi uprawnieniami co w wersji webowej. Ekrany w tym artykule pokazują wersję webową.