Indicadores de recursos humanos: los KPI que de verdad se miran

En resumen: los indicadores de recursos humanos que se miran responden preguntas de negocio: cuántas personas somos, cuántas se van, cuánto se ausentan, cuánto tardamos en contratar, cómo rinden, cómo está el clima y cuánto se forman. Para empezar alcanzan 5 a 7, con fórmula simple y frecuencia fija. Lo difícil no es calcularlos: es tener los datos en un solo lugar.

Si alguna vez armaste un reporte para dirección juntando tres planillas, ya sabes dónde está el problema. No faltan indicadores: sobran listas de 40 KPI que nadie actualiza. Esta guía va al revés.

¿Qué diferencia hay entre KPI, indicador y métrica?

Una métrica es un dato crudo (12 bajas en el trimestre). Un indicador pone ese dato en contexto para compararlo (rotación trimestral del 6 %). Un KPI es el indicador que elegiste seguir porque está atado a un objetivo del negocio.

Y cuando cruzas indicadores para explicar por qué pasa algo, eso ya es people analytics.

¿Cuáles son los indicadores de RRHH más importantes?

Estos son los que más se usan, agrupados por la pregunta que te hace dirección.

Dotación y estructura: ¿cuántos somos?

• Fórmula: colaboradores activos al cierre del mes, abierto por área, tipo de contrato y antigüedad.

• Qué te dice: si el crecimiento va acorde al plan y dónde se concentra la estructura.

• Frecuencia: mensual.

Si la dotación está mal, todo lo que se calcula sobre ella también. Sofi Dayan, People Manager de Cocos, lo recuerda de su época de planillas: "La vez que te llegabas a olvidar de una persona, ya los números no te daban."

Rotación: ¿cuántas personas se van y cuándo?

• Rotación general: bajas del período ÷ dotación promedio × 100. La dotación promedio es (inicial + final) ÷ 2.

• Rotación voluntaria: renuncias ÷ dotación promedio × 100. Es la que más dice sobre clima y liderazgo.

• Rotación en los primeros 90 días: bajas con menos de 90 días ÷ ingresos del período × 100. Habla del reclutamiento y la inducción.

• Frecuencia: mensual, con acumulado de 12 meses para no reaccionar a un mes atípico.

Ausentismo: ¿cuánto tiempo se pierde por ausencias no planificadas?

• Fórmula: días de ausencia no planificada ÷ días laborables totales del equipo × 100. Vacaciones y licencias programadas no entran.

• Qué te dice: si hay un área o un equipo donde las ausencias se concentran.

• Frecuencia: mensual.

Si las ausencias viven en mails y chats, este indicador no existe.

Tiempo y costo por contratación: ¿cuánto nos cuesta sumar a alguien?

• Tiempo de contratación: días desde que se abre la vacante hasta que la persona acepta la oferta, promediado por puesto o área.

• Costo por contratación: (costos internos + externos de reclutamiento) ÷ contrataciones del período.

• Frecuencia: tiempo, por vacante y mensual. Costo, trimestral.

Si el tiempo de contratación sube, mira en qué etapa se traba el proceso. Casi siempre es una sola.

Desempeño y cumplimiento de objetivos: ¿cómo rinde el equipo?

• Cumplimiento de objetivos: objetivos cumplidos ÷ objetivos definidos × 100, por persona, área y empresa.

• Evaluaciones completadas: evaluaciones cerradas ÷ lanzadas × 100. Si un área no completa su ciclo, sus datos de desempeño no sirven.

• Frecuencia: objetivos, mensual o trimestral. Evaluaciones, por ciclo.

Si estás por armar tu próximo ciclo con más de una mirada, te contamos cómo hacer una evaluación 360 y 180.

Clima y eNPS: ¿cómo se siente la gente?

• eNPS: % de promotores (9 o 10) menos % de detractores (0 a 6) ante la pregunta "¿recomendarías esta empresa como lugar para trabajar?".

• Participación: respuestas ÷ personas invitadas × 100. Una participación baja también es un dato.

• Frecuencia: eNPS trimestral o semestral. Encuesta de clima completa, una o dos veces al año.

El valor está en la tendencia y en el corte por área, no en el número suelto.

Formación: ¿estamos desarrollando a las personas?

• Horas de formación por colaborador: horas totales ÷ dotación promedio.

• Cobertura de planes de desarrollo: colaboradores con plan activo ÷ dotación × 100.

• Frecuencia: trimestral.

Cobra sentido cuando lo cruzas con desempeño: ¿las áreas que más se forman cumplen mejor sus objetivos?

Tabla resumen: fórmula, frecuencia y decisión

¿Cómo elegir 5 a 7 KPI de recursos humanos para empezar?

Depende del momento de tu área.

Si el área recién se profesionaliza. Empieza por lo que puedes medir bien hoy: dotación, rotación general, rotación voluntaria, ausentismo y tiempo de contratación. Responden lo primero que pregunta dirección. Suma desempeño cuando cierres tu primer ciclo formal.

Si el sistema actual quedó chico. Ya mides lo básico, pero te cuesta cruzarlo. Tu lista puede ser: rotación voluntaria, rotación en los primeros 90 días, cumplimiento de objetivos, eNPS por área, tiempo y costo por contratación. El salto es cruzarlos (rotación con clima, desempeño con formación) sin rearmar los datos cada mes.

En los dos casos, cada indicador necesita un responsable y una decisión asociada. Si no dispara nada, sácalo.

¿Por qué cuesta tanto medir en RRHH?

En las conversaciones que tenemos con equipos de RRHH de la región, la información dispersa aparece en el 37 % de las llamadas con un dolor, y la falta de datos para decidir, en el 21 %. Una pregunta que escuchamos lo resume: "Este es un tablero que te tira un montón de cosas y de data... ¿qué hago?"

Las bajas están en una planilla, las licencias en otra y las evaluaciones en un Excel por líder. Natalia Masuccio, de Preteco, lo describe así: "Pasábamos mucho tiempo construyendo los datos."

¿Cómo se ven los indicadores en una plataforma de RRHH?

Cuando el legajo digital, las licencias, el reclutamiento, las evaluaciones y las encuestas viven en el mismo lugar, los indicadores salen de lo que el equipo ya carga en el día a día. En PeopleForce:

• Dotación y rotación: reportes de rotación mensual y de bajas por motivo y tipo. Como el motivo de baja es obligatorio, la rotación voluntaria y la involuntaria se separan solas.

• Ausentismo: se calcula a partir de las licencias usadas y los saldos. No hay una tasa automática, pero el dato de base está ordenado.

• Tiempo de contratación y de cobertura: salen del reclutamiento, con el tiempo que cada candidato pasa en cada etapa.

• Desempeño y objetivos: salen de las evaluaciones, los OKR y el seguimiento de KPI.

• eNPS: cada encuesta muestra su resultado abierto por área. La tendencia la ves comparando una encuesta con la anterior.

• Tus propios cortes: el constructor de reportes filtra por departamento, ubicación, nivel, estado o cualquier campo, y exporta a Excel o CSV.

Cocos presenta cada mes headcount, evolución y rotación a sus fundadores. Antes eran cinco planillas cargadas a mano. Hoy, en palabras de Sofi: "Para armar la presentación mensual voy directo a PeopleForce, saco los datos, los llevo a la presentación."

Te contamos qué reportes de recursos humanos puedes sacar de un sistema.

Qué mirar antes de elegir tus indicadores

• ¿Cada indicador responde una pregunta que dirección ya te hace?

• ¿Tiene fórmula escrita, frecuencia fija y un responsable?

• ¿Sabes qué decisión tomarías si sube o si baja?

• ¿Los datos están en un solo lugar o hay que juntarlos de varias planillas?

• ¿Puedes abrirlo por área y por líder?

• ¿Son 7 o menos?

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los indicadores de recursos humanos más usados?

Los más usados son dotación, rotación (general, voluntaria y en los primeros 90 días), ausentismo, tiempo y costo de contratación, cumplimiento de objetivos, eNPS y horas de formación. No hace falta medirlos todos: conviene elegir entre 5 y 7 según las preguntas que hoy te hace dirección.

¿Cómo se calcula la rotación de personal?

La rotación se calcula dividiendo las bajas del período por la dotación promedio del mismo período y multiplicando por 100. La dotación promedio es la suma de la dotación inicial y final dividida por dos. Conviene separar la rotación voluntaria de la total, porque llevan a decisiones distintas.

¿Qué es el eNPS y cómo se interpreta?

El eNPS mide cuánto recomendarían tus colaboradores la empresa como lugar para trabajar. Se calcula restando el porcentaje de detractores (0 a 6) al de promotores (9 y 10), y va de menos 100 a 100. Más que el número aislado, importa su evolución y la comparación entre áreas.

¿Cada cuánto hay que revisar los KPI de recursos humanos?

La mayoría de los KPI de RRHH se revisan una vez por mes: dotación, rotación, ausentismo y tiempo de contratación. Otros tienen su propio ritmo: el eNPS, trimestral o semestral; el desempeño, por ciclo de evaluación; la formación y el costo por contratación, trimestral. Lo importante es que la frecuencia sea fija.

¿Qué es people analytics y en qué se diferencia de los indicadores?

People analytics es el análisis que cruza indicadores de RRHH para explicar por qué pasa algo. Los indicadores te dicen qué pasó (la rotación subió); people analytics busca la causa (subió en un área, entre quienes tienen menos de un año y peor clima). Para hacerlo necesitas los datos conectados.

Mide menos, decide mejor

Los indicadores de recursos humanos sirven cuando disparan una decisión. Empieza con pocos y apóyate en una plataforma donde los datos ya estén juntos.

Agenda una demo y te mostramos cómo salen tus indicadores del legajo, las licencias, las evaluaciones, el reclutamiento y las encuestas, todo en un solo lugar.