Por qué el Estado elige
PeopleForce

Cuando el equipo de un producto educativo estatal busca un sistema HRM, la seguridad de los datos no es un requisito más: es el primer filtro. Al mismo nivel están una API flexible para desarrollos propios de IA, un producto ucraniano y un partner que comparta los valores de digitalización, transparencia y procesos eficientes. Por eso Mriia, el ecosistema educativo estatal único para estudiantes, familias y docentes, eligió PeopleForce.

Te contamos cómo PeopleForce, una plataforma HRM ucraniana, superó la exigencia más alta en protección de datos personales y se volvió parte de la experiencia diaria del equipo de un producto estatal enfocado en las personas, la IA y una cultura de trabajo moderna.

Por qué eligieron PeopleForce

Antes de implementar PeopleForce teníamos un conjunto disperso de herramientas: parte de la información estaba en Confluence y otra parte en Notion y otros servicios. Por eso, una de las decisiones clave fue reunir los procesos y la base de conocimiento interna en un solo sistema que cubra la mayoría de las necesidades de HR del equipo.

Para los productos estatales, la seguridad de los datos es crítica. Después de analizar el mercado, elegimos PeopleForce, un producto ucraniano que cumplía nuestros requisitos de seguridad, soporte rápido y facilidad de uso para el equipo.

Sumaron como ventajas una API flexible, que nos permitió integrar nuestras propias funciones de IA y automatizaciones para reclutamiento y procesos de HR (incluido guardar los resultados de los 1:1 y crear tareas de seguimiento al terminarlos), además de una interfaz intuitiva y un desarrollo constante del producto.

Como proyecto del Ministerio de Transformación Digital, también era importante para nosotros apoyar productos tecnológicos ucranianos que desarrollan el ecosistema digital del país.

Cuando el equipo de Mriia empezó a buscar un sistema HRM, analizamos el mercado y elegimos PeopleForce. Queríamos encontrar no solo una herramienta cómoda, sino un partner que comparta nuestros valores: digitalización, transparencia y procesos eficientes.

Mriia crea herramientas digitales que ayudan a eliminar la rutina innecesaria y mejoran el proceso educativo para docentes, estudiantes y familias. Por eso nos identificamos con el enfoque de PeopleForce: ayudar a las organizaciones a optimizar procesos, automatizar tareas rutinarias y construir una cultura de trabajo moderna. Esos valores y esa visión compartidos hicieron que nuestra colaboración fuera tan natural.

Qué cambió después de la implementación

En particular, el sistema ayudó a automatizar:

• el reclutamiento;
• el onboarding;
• la gestión de ausencias;
• las comunicaciones internas de HR;
• la gestión del desempeño.

Para nosotros era importante construir un enfoque moderno del candidate journey y del employee lifecycle, alineado con nuestros valores de digitalización y cultura de trabajo moderna.

PeopleForce pasó a ser para nosotros más que un sistema de HR: es parte de la cultura del equipo y de la experiencia diaria de cada colaborador. Como el reclutamiento y los procesos de HR funcionan en un mismo sistema, después de una contratación no hace falta duplicar datos ni moverlos entre herramientas. Esto simplifica mucho el paso de candidato a colaborador y reduce el trabajo manual del equipo.

Funciones de IA para el reclutamiento

Contratamos tanto para roles de IT como para educación, comunicación, operaciones y soporte a usuarios, así que cada mes recibimos cientos de CVs. La IA ayudó a reducir cerca de un 40% el tiempo de revisión inicial de CVs, acelerar el cierre de búsquedas y permitir que los reclutadores se enfoquen en evaluar bien a cada candidato en lugar de analizar CVs de forma rutinaria. Al mismo tiempo, para nosotros la IA es un asistente, no un reemplazo del reclutador: no la usamos para tomar decisiones en lugar de las personas, sino para reducir la rutina y ayudar al equipo a trabajar más rápido con la información. La decisión final siempre es del reclutador, porque evaluamos no solo la experiencia de cada candidato, sino también su potencial, su motivación y su fit cultural con el equipo.

Hoy la solución funciona como un MVP basado en webhooks que está en etapa de prueba y permite:

• evaluar cuánto se ajusta el candidato a los requisitos del puesto;
• analizar qué habilidades tiene y cuáles le faltan;
• calcular la experiencia total y la relevante, incluida la experiencia hasta el “presente”;
• verificar la ubicación del candidato;
• detectar señales de cambios frecuentes de trabajo;
• generar preguntas para profundizar en las entrevistas;
• reevaluar al candidato entre etapas del proceso según el feedback del equipo.

La seguridad de los datos era crítica para nosotros, así que la solución se construyó con foco en la protección de la información personal, sin LLM externos ni servicios de terceros.

Un onboarding amigable que refleja nuestra cultura

El sistema resultó especialmente valioso para quienes se suman al equipo. PeopleForce se convirtió en la única fuente de información para los colaboradores, con todo lo que necesitan en un solo lugar: estructura del equipo, políticas, documentos, contactos y materiales de onboarding.

Para nosotros, el onboarding no se trata solo de accesos y papeles, sino de la primera impresión de la cultura del equipo. Por eso queríamos que este proceso fuera claro, moderno y cómodo para cada nueva persona.

Feedback regular y analítica de HR

En Mriia trabajamos de forma sistemática en el eNPS y en la experiencia de los colaboradores. Cada trimestre el equipo responde encuestas que nos ayudan a entender el clima y el nivel de compromiso, y a responder a tiempo a sus necesidades.

Además, el cálculo de la rotación, que antes requería cuentas complejas, ahora es un proceso de un clic dentro del sistema. Así tenemos analítica actualizada de forma regular y tomamos decisiones de HR más rápido.

Lo que más valoramos es que PeopleForce nos permite:

También incorporamos el onboarding satisfaction score, una métrica que nos ayuda a evaluar la experiencia de las nuevas personas durante su incorporación.

Esto nos permite:

Por eso usamos activamente encuestas recurrentes como herramienta de mejora continua de la employee experience.

El futuro de HR en el sector público es digital

Hace tiempo que los equipos estatales dejaron de ser el “sector público clásico” y trabajan cada vez más con los principios de las empresas IT de producto, con foco en las personas, el desarrollo, la eficiencia y la cultura.

Sistemas como PeopleForce ayudan a los proyectos estatales a pasar de procesos burocráticos y fragmentados a un único ecosistema digital de HR. No se trata solo de automatizar documentos o ausencias, sino de un enfoque totalmente nuevo del recorrido del candidato y del colaborador, procesos más rápidos, decisiones transparentes y la posibilidad de construir equipos sólidos incluso en grandes instituciones estatales.

Para nosotros, PeopleForce se convirtió en una herramienta que ayuda a un producto estatal a trabajar de forma moderna: incorporar personas más rápido, automatizar la rutina, usar IA en el reclutamiento y tomar decisiones de HR basadas en datos. Son cambios como estos los que van construyendo una nueva cultura de trabajo en el sector público.

Sobre Mriia

Mriia es el ecosistema educativo estatal único para estudiantes, familias y docentes. Abre el acceso a un aprendizaje personalizado, simplifica la administración del proceso educativo y acompaña a niñas y niños en su camino de autorrealización.

El ecosistema busca inspirar las ganas de aprender y ayudar a cada persona a encontrar su lugar en el mundo actual. Es una iniciativa del Presidente de Ucrania Volódimir Zelenski, implementada por el Ministerio de Transformación Digital y el Ministerio de Educación y Ciencia junto con el Programa EGAP, que lleva adelante la East Europe Foundation con el apoyo de Suiza.

Para estudiantes y familias, Mriia es una app móvil práctica que ayuda a organizar el estudio, seguir los resultados en el tiempo y definir objetivos educativos. Para docentes y equipos directivos, es un portal web que reduce la burocracia, automatiza la rutina diaria y permite enfocarse en lo más importante: enseñar. Y en la app de Mriia, los docentes siempre tienen a mano su horario y pueden cargar notas rápidamente.

El equipo de Mriia trabaja para que las herramientas digitales realmente mejoren la calidad del aprendizaje. El ecosistema ya ofrece soluciones con inteligencia artificial que ayudan a los docentes a crear rápido evaluaciones para clases y tareas. Pronto se lanzarán mecánicas de gamificación que aumentan el compromiso de los estudiantes. El próximo paso es la personalización: un recorrido educativo que tenga en cuenta las necesidades, el ritmo y las fortalezas de cada niña y niño.