Dlaczego państwo wybiera
PeopleForce

Gdy zespół państwowego produktu edukacyjnego szuka systemu HRM, bezpieczeństwo danych nie jest jednym z wymagań, tylko pierwszym filtrem. Na tym samym poziomie są elastyczne API do własnych rozwiązań AI, ukraiński produkt i partner, który podziela wartości cyfryzacji, przejrzystości i efektywnych procesów. Dlatego Mriia, jednolity państwowy ekosystem edukacyjny dla uczniów, rodziców i nauczycieli, wybrała PeopleForce.

Oto jak PeopleForce, ukraińska platforma HRM, spełniła najwyższe wymagania w zakresie ochrony danych osobowych i stała się częścią codziennego doświadczenia pracowników państwowego produktu skupionego na ludziach, AI i nowoczesnej kulturze pracy.

Dlaczego wybrano PeopleForce

Przed wdrożeniem PeopleForce mieliśmy rozbudowany zestaw narzędzi: część informacji przechowywaliśmy w Confluence, część w Notion i innych serwisach. Dlatego jedną z kluczowych decyzji było połączenie procesów i wewnętrznej bazy wiedzy w jednym systemie, który pokrywa większość potrzeb HR zespołu.

W przypadku produktów państwowych bezpieczeństwo danych ma kluczowe znaczenie. Po analizie rynku wybraliśmy PeopleForce, ukraiński produkt, który spełnił nasze wymagania dotyczące bezpieczeństwa, szybkiego wsparcia i wygody dla zespołu.

Dodatkowymi zaletami okazały się elastyczne API, które pozwoliło nam zintegrować własne funkcje AI i automatyzacje dla rekrutacji i procesów HR, w tym zapisywanie wyników spotkań 1:1 i ustawianie zadań po ich zakończeniu, a także intuicyjny interfejs i ciągły rozwój produktu.

Jako projekt Ministerstwa Transformacji Cyfrowej chcieliśmy też wspierać ukraińskie produkty technologiczne, które rozwijają cyfrowy ekosystem kraju.

Gdy zespół Mriia zaczął szukać systemu HRM, przeanalizowaliśmy rynek i wybraliśmy właśnie PeopleForce. Zależało nam nie tylko na wygodnym narzędziu, ale na partnerze, który podziela nasze wartości: cyfryzację, przejrzystość i efektywność procesów.

Mriia tworzy cyfrowe narzędzia, które pomagają usunąć zbędną rutynę i usprawniają proces nauczania dla nauczycieli, uczniów i rodziców. Dlatego bliskie było nam podejście PeopleForce: pomagać organizacjom optymalizować procesy, automatyzować rutynowe zadania i budować nowoczesną kulturę pracy. To właśnie wspólne wartości i wizja sprawiły, że nasza współpraca jest tak naturalna.

Co się zmieniło po wdrożeniu

W szczególności system pomógł zautomatyzować:

• rekrutację;
• onboarding;
• zarządzanie urlopami;
• wewnętrzną komunikację HR;
• zarządzanie efektywnością.

Zależało nam na nowoczesnym podejściu do ścieżki kandydata (candidate journey) i cyklu życia pracownika (employee lifecycle), zgodnym z naszymi wartościami cyfryzacji i nowoczesnej kultury pracy.

PeopleForce stał się dla nas nie tylko systemem HR, ale częścią kultury zespołu i codziennego doświadczenia pracownika. Ponieważ rekrutacja i procesy HR działają w jednym systemie, po zatrudnieniu nie trzeba dublować danych ani przenosić ich między narzędziami. To znacznie upraszcza przejście kandydata do statusu pracownika i ogranicza ręczną pracę zespołu.

Funkcje AI w rekrutacji

Rekrutujemy zarówno na stanowiska IT, jak i do obszarów edukacji, komunikacji, operacji i wsparcia użytkowników, dlatego co miesiąc otrzymujemy setki CV. AI pomogło skrócić czas wstępnego przeglądu CV o około 40%, przyspieszyć zamykanie rekrutacji i pozwoliło rekruterom skupić się na jakościowej ocenie kandydatów zamiast na rutynowej analizie CV. Jednocześnie AI jest dla nas asystentem, a nie zastępstwem rekrutera: nie używamy go do podejmowania decyzji zamiast ludzi, tylko do ograniczenia rutyny i szybszej pracy z informacjami. Ostateczna decyzja zawsze należy do rekrutera, bo oceniamy nie tylko doświadczenie kandydata, ale też jego potencjał, motywację i dopasowanie kulturowe do zespołu.

Obecnie rozwiązanie działa jako webhook MVP, który jest testowany i pozwala:

• ocenić dopasowanie kandydata do wymagań stanowiska;
• przeanalizować posiadane i brakujące umiejętności;
• policzyć całkowite i odpowiednie doświadczenie, w tym doświadczenie do „obecnie”;
• sprawdzić lokalizację kandydata;
• wychwycić oznaki częstej zmiany pracy;
• wygenerować pytania, które warto doprecyzować podczas rozmów;
• ponownie ocenić kandydata między etapami rekrutacji z uwzględnieniem feedbacku zespołu.

Bezpieczeństwo danych było dla nas kluczowe, dlatego rozwiązanie powstało z naciskiem na ochronę danych osobowych, bez zewnętrznych LLM i usług firm trzecich.

Przyjazny onboarding, który odzwierciedla naszą kulturę

System okazał się szczególnie cenny dla nowych osób. PeopleForce stał się w praktyce jedynym źródłem informacji dla pracowników, w którym jest wszystko, czego potrzebują: struktura zespołu, polityki, dokumenty, kontakty i materiały onboardingowe.

Dla nas onboarding to nie tylko dostępy i dokumenty, ale pierwsze wrażenie z kultury zespołu. Dlatego zależało nam, by ten proces był zrozumiały, nowoczesny i wygodny dla każdej nowej osoby.

Regularny feedback i analityka HR

W Mriia systematycznie pracujemy nad eNPS i doświadczeniem pracowników. Co kwartał zespół wypełnia ankiety, które pomagają nam rozumieć nastroje i poziom zaangażowania oraz w porę reagować na potrzeby zespołu.

Również wyliczanie rotacji pracowników, które wcześniej wymagało skomplikowanych obliczeń, stało się procesem na jedno kliknięcie w systemie. Dzięki temu regularnie mamy aktualną analitykę i szybciej podejmujemy decyzje HR.

Najbardziej cenimy to, że PeopleForce pozwala:

Wprowadziliśmy też onboarding satisfaction score, czyli wskaźnik, który pomaga ocenić doświadczenie nowych osób w trakcie onboardingu.

Dzięki temu możemy:

Dlatego aktywnie korzystamy z cyklicznych ankiet jako narzędzia ciągłego doskonalenia employee experience.

Przyszłość HR w sektorze publicznym jest cyfrowa

Zespoły państwowe od dawna przestają być „klasycznym sektorem publicznym” i coraz częściej działają według zasad produktowych firm IT, z naciskiem na ludzi, rozwój, efektywność i kulturę.

Systemy takie jak PeopleForce pomagają projektom państwowym przejść od biurokratycznych i rozproszonych procesów do jednego cyfrowego ekosystemu HR. Chodzi nie tylko o automatyzację dokumentów czy urlopów, ale o zupełnie nowe podejście do ścieżki kandydata i pracownika, szybkość procesów, przejrzystość decyzji i możliwość budowania silnych zespołów nawet w dużych instytucjach państwowych.

Dla nas PeopleForce stał się narzędziem, które pomaga państwowemu produktowi działać nowocześnie: szybciej wdrażać ludzi, automatyzować rutynę, wykorzystywać AI w rekrutacji i podejmować decyzje HR na podstawie danych. Takie zmiany stopniowo kształtują nową kulturę pracy w sektorze publicznym.

O Mriia

Mriia to jednolity państwowy ekosystem edukacyjny dla uczniów, rodziców i nauczycieli. Otwiera dostęp do spersonalizowanej nauki, upraszcza administrowanie procesem edukacyjnym i wspiera dzieci na drodze do samorealizacji.

Ekosystem ma inspirować do nauki i pomagać każdemu odnaleźć się we współczesnym świecie. To inicjatywa Prezydenta Ukrainy Wołodymyra Zełeńskiego, realizowana przez Ministerstwo Transformacji Cyfrowej i Ministerstwo Edukacji i Nauki wspólnie z Programem EGAP, prowadzonym przez Fundację Wschód Europy (East Europe Foundation) przy wsparciu Szwajcarii.

Dla uczniów i rodziców Mriia to wygodna aplikacja mobilna, która pomaga organizować naukę, śledzić wyniki w czasie i wyznaczać cele edukacyjne. Dla nauczycieli i dyrekcji szkół to portal internetowy, który ogranicza biurokrację, automatyzuje codzienną rutynę i pozwala skupić się na najważniejszym: nauczaniu dzieci. A w aplikacji Mriia nauczyciele zawsze mają pod ręką plan lekcji i mogą szybko wystawiać oceny.

Zespół Mriia pracuje nad tym, by cyfrowe narzędzia naprawdę podnosiły jakość nauki. Już dziś w ekosystemie pojawiają się rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, które pomagają nauczycielom szybko tworzyć testy do lekcji i prac domowych. Wkrótce ruszą mechaniki grywalizacji zwiększające zaangażowanie uczniów. Kolejny kierunek to personalizacja, w której ścieżka edukacyjna uwzględnia potrzeby, tempo i mocne strony konkretnego dziecka.