Claro y efectivo: cómo evaluar a tu equipo con el método Performance Review

Imagina esta situación: una persona lleva cierto tiempo en la empresa y quiere conversar sobre sus oportunidades de carrera. O la dirección quiere evaluar la efectividad del equipo en un período concreto. En esos casos, la empresa debería realizar un performance review: evaluar cómo la persona demuestra sus cualidades profesionales en el trabajo, su efectividad al completar tareas y su potencial de crecimiento, conversar sobre cómo entiende su rol en el equipo, dar feedback constructivo y ayudarla a definir y alcanzar objetivos.

Justamente para eso las grandes empresas inventaron la práctica del performance review. Es uno de los métodos más populares de evaluación de personal, y la frecuencia y profundidad de la evaluación dependen del tamaño de la empresa y de sus objetivos.

¿Qué es el método Performance Review?

Primero aclaremos de qué estamos hablando:

El Performance Review (del inglés, "revisión del desempeño") es un método de evaluación del trabajo durante un período concreto que identifica las fortalezas y debilidades de una persona, recoge feedback de la dirección y de los colegas, y ayuda a fijar objetivos para el desarrollo profesional futuro. La conversación de revisión se hace uno a uno entre el manager y el empleado.

¿Por qué este enfoque es tan popular?

• Usa la evaluación 180° o 360°, que incluye la autoevaluación de la persona sobre sus cualidades de trabajo (competencias) y las evaluaciones de su manager directo y de sus colegas. Así obtiene la imagen más objetiva de cómo se manifiestan sus habilidades en el trabajo.
• Es la forma más simple y objetiva de aclarar con la persona sus fortalezas y debilidades, repasar los objetivos y tareas cerrados y abiertos, y fijar metas para el próximo período.
• Si la persona tiene expectativas de desarrollo de carrera o de aumento salarial, el performance review ayuda a tomar una decisión imparcial e informada sobre su crecimiento.
• Por último, es una forma abierta de comunicación con el equipo que impacta de manera positiva en la imagen del empleador.

¿Qué criterios se consideran al evaluar a una persona?

Durante la revisión se evalúan las competencias corporativas y profesionales. Se consideran las competencias necesarias para el puesto, pero también las llamadas soft skills: si la persona se comunicó bien con los clientes, si resolvió por su cuenta los problemas que surgieron, si supo abordar las tareas con creatividad, etc. Todo esto se puede describir, se le pueden agregar indicadores (las características principales que ayudan a entender cómo evaluar una competencia) y así obtener una medición numérica de la comunicación o la autonomía. Esa es una de las ventajas de un Performance Review objetivo.

La revisión también evalúa el potencial de la persona dentro de las posibilidades actuales de su puesto. ¿Cómo se muestra, cómo demuestra sus habilidades y puede aspirar a un ascenso? Evaluar el potencial es importante para identificar a las personas activas y comprometidas que se pueden desarrollar dentro del equipo para posiciones de mayor nivel.

Por otro lado, se evalúa la efectividad en el puesto. Sirve para determinar quiénes son las personas más productivas y, a la vez, para detectar qué departamento tiene falta de personal para cubrir sus tareas. Para eso hay que analizar tres componentes de la efectividad:

• cierre de objetivos de trabajo (OKR)
• productividad en el puesto y resolución de tareas cotidianas
• logros y aportes al desarrollo de la empresa durante el período

¿Cuál es el propósito de un Performance Review?

Primero, las evaluaciones regulares de desempeño dan a los miembros del equipo la oportunidad de mostrarse, conversar sus logros personales con la dirección y hablar de una compensación justa, en forma de revisión salarial cuando corresponde.

Segundo, el método también beneficia a la empresa. El performance review ayuda a identificar fortalezas y debilidades dentro del equipo, seguir la efectividad de las personas y sus caídas, y entender qué influye en el colectivo. Este enfoque es necesario para que los managers directos influyan en la carrera de sus reportes de forma fundamentada. Si hay evidencia numérica de que una persona no cumple con sus responsabilidades, es mucho más fácil explicarlo con hechos y cifras. Otra ventaja es la transparencia: todo está abierto, las evaluaciones se hacen con justicia, los objetivos y el estado de las tareas se siguen con facilidad, y la persona no tiene reclamos contra la dirección.

¿Cuáles son las etapas de un Performance Review?

Como ya vimos, en este proceso hay dos partes: el manager y el empleado. Cada uno se prepara paso a paso. El manager necesita:

Definir las competencias a evaluar en el período

Elegir qué competencias vamos a evaluar y definir los indicadores. Por ejemplo, si elegimos la competencia "Habilidades de comunicación", los indicadores de una calificación alta serán la disposición a asumir la comunicación con clientes y colegas, la capacidad de construir un diálogo lógico, la capacidad de persuadir y ganarse al cliente, la capacidad de generar confianza, de escuchar, etc.

Las competencias pueden incluir:

• Nivel de conocimiento del producto o servicio
• Comunicación dentro del equipo / con clientes externos
• Compromiso con el trabajo en equipo
• Disposición a asumir responsabilidades
• Gestión del tiempo
• Gestión de conflictos
• Adaptabilidad

Reunir indicadores de desempeño

• KPI (del inglés "key performance indicators"): una evaluación cuantitativa del trabajo realizado, según el volumen de tareas y el tiempo invertido. Los KPI varían según el puesto: cantidad de guiones escritos, publicaciones en redes sociales, campañas publicitarias lanzadas, etc.
• OKR (del inglés "Objectives and Key Results"): un indicador del trabajo realizado según su impacto en el objetivo final de la empresa. Por ejemplo, un equipo de desarrollo de videojuegos tenía como meta llevar un juego al top 10 de descargas de la App Store. Si la persona aportó a ese objetivo, su OKR será más alto. La definición de OKR se conversa en las reuniones 1-on-1 con el supervisor directo, que ayuda a identificar los más importantes.
• Informe de trabajo: se le pide a la persona, que analiza sus tareas del período y comparte los resultados con el manager antes de la reunión.

Realizar la evaluación

La evaluación se puede hacer con los métodos 180 y 360 grados. En el primer caso, la persona se evalúa a sí misma y su manager directo la evalúa con los mismos criterios. En el segundo, también participan los colegas. Tomando como ejemplo la evaluación 180 grados, repasemos el procedimiento:

• Para crear el cuestionario, desarrollamos preguntas basadas en las competencias elegidas. Si la persona se desempeña bien, recibe una calificación alta. Si está inactiva, la calificación será más baja. Se suele usar una escala de 1 a 5, donde 1 es un resultado negativo y 5 uno positivo.
• Agregamos preguntas sobre efectividad y potencial en el puesto. Para evaluar estos indicadores usamos las tareas cerradas en el período, el plan cumplido en los 1-on-1 anteriores y otros recursos relacionados con la persona.
• El cuestionario terminado se entrega a la persona para su autoevaluación. Al mismo tiempo, su manager la evalúa con los mismos criterios.

Este ciclo de evaluación se puede hacer con programas automatizados que ayudan a crear preguntas, agregar competencias y enviar las encuestas a tiempo. Además, apenas termina el ciclo, el programa permite agendar automáticamente el 1-on-1 final con el manager.

Prepararse para la conversación con la persona

Antes de la reunión 1-on-1, el manager debe analizar las coincidencias y diferencias en los resultados de la evaluación, revisar los 1-on-1 anteriores y volver a comprobar si la persona alcanzó los objetivos fijados y qué factores pudieron impedírselo. También se prepara un plan preliminar de conversación para que la reunión sea efectiva.

Reunión con la persona

Durante la reunión, la persona y el manager analizan los indicadores de desempeño del período anterior, conversan las evaluaciones de competencias, repasan las tareas completadas y definen juntos nuevos objetivos. La dirección debe tomar la iniciativa al priorizar: así la persona entiende más fácil en qué enfocarse primero y puede evaluar su nivel de preparación. Este momento suele pasarse por alto, y es un error. ¿Qué otros errores pueden aparecer en un performance review?

Errores en la evaluación del desempeño: cuáles son y cómo evitarlos

El primer y mayor error que cometen los participantes de un Performance Review es exagerar o minimizar sus méritos. Así funciona la psique: percibimos cualquier reconocimiento de culpa o error como algo negativo que puede afectar la actitud de la dirección o incluso el salario. Por eso, antes de la evaluación, el manager debe dejar claras las prioridades: todo lo que se evalúa se considera solo en el contexto del crecimiento futuro en la empresa. ¿Quieres crecer? Evalúate con honestidad y acepta con apertura las críticas del equipo cuando sean constructivas.

¿Qué más deben tener en cuenta las partes de la evaluación?

• Evitar críticas sin ejemplos ni hechos
• Dejar de comparar a las personas y sus logros
• No difundir ni alimentar rumores dentro de la empresa
• No repetirse ni usar argumentos ya planteados
• Evitar las palabras "siempre" y "nunca", porque anulan el reconocimiento de errores y la mejora personal
• Evitar la frase "necesito más tiempo": para cada tarea los participantes definen plazos claros, y si alguien se queja de que simplemente le faltó tiempo, puede sonar a excusa

¿Qué hacer después de un performance review?

Tras la conversación es esencial documentar los acuerdos, para que la empresa y la persona tengan la misma comprensión de la situación. Hay que dejar por escrito los objetivos fijados en conjunto y agendar la próxima reunión. En general, hace falta un pequeño seguimiento: enviar las conclusiones a la persona para evitar malentendidos. A veces se olvida, así que es tarea del manager asegurarse de que haya una confirmación escrita de los resultados de la conversación.

Ventajas y desventajas del Performance Review

El beneficio general del método

Este tipo de evaluación es un buen método para gestionar el desempeño, la motivación y el desarrollo de tu equipo. Su gran ventaja es evaluar a la persona desde varias perspectivas: autoevaluación, opinión de los colegas y opinión del manager. Los gráficos y coeficientes de desempeño obtenidos sirven a la empresa para resumir los resultados intermedios y finales del año. Y, por supuesto, hay que recordar la particularidad del Performance Review: es solo un método más para medir la efectividad, pero ayuda especialmente a retener los logros del talento importante para la empresa, a desarrollarlo y a promoverlo en su carrera.

Algunas ventajas más para ambas partes:

• Responsabilidad compartida en un proceso de feedback abierto
• Reconocimiento de logros y recompensas acordes
• Alineación de tareas individuales y creación de un plan de desarrollo
• Claridad sobre expectativas y tareas
• Mejor comunicación y mayor lealtad

¿Tiene desventajas?

Si hablamos de calificaciones que afectan los resultados de fin de año y la posibilidad de pedir un aumento, hay que recordar que no siempre son objetivas. Estas son las desventajas de la evaluación:

• la dirección se enfoca en resultados cuantitativos y no cualitativos
• KPI, OKR y objetivos de desarrollo mal definidos afectan cómo la persona entiende su rol y sus tareas, y las calificaciones del performance review terminan siendo demasiado subjetivas y alejadas de la realidad
• cuestionarios mal diseñados para las evaluaciones 180° o 360° agravan la situación

La conclusión es que primero hay que trabajar en indicadores objetivos para construir los cuestionarios, tanto para el equipo como para el manager que realiza la evaluación.

Automatizar el proceso de revisión con una plataforma HRM

Entre las herramientas para realizar evaluaciones están:

• programas que ayudan a establecer la comunicación: Google Meet, Google Calendar, correos de recordatorio individuales para las reuniones, etc.
• programas de gestión de tareas: Trello, Todoist, Evernote
• encuestas y cuestionarios de feedback

El problema es que, en medio del trabajo y de la preparación de la revisión, hasta los managers más meticulosos pueden olvidar algún detalle que al final afecta el entendimiento mutuo con su reporte. El resultado: errores de comunicación y objetivos mal definidos.

Una plataforma HRM puede reunir todas esas tareas si permite realizar evaluaciones del equipo. Por ejemplo, el módulo Perform permite:

• agendar reuniones 1-on-1, asignar de inmediato las tareas necesarias para la reunión y seguir sus resultados

• registrar los OKR y priorizar los objetivos hasta su fecha de cumplimiento. Así todos tienen una visión clara de en qué trabajar, y hay muchas menos dudas sobre los plazos
• crear un ciclo de evaluación 180° con la posibilidad de agregar preguntas sobre competencias profesionales, desempeño y potencial. La persona evalúa sus propias habilidades y su manager directo evalúa las de su reporte. El sistema analiza las respuestas y las reúne en un gráfico cómodo para comparar.

• tras el ciclo de evaluación, la persona queda en uno de los bloques de la matriz de 9 cajas, y la dirección ve a qué categoría de potencial de desarrollo y efectividad pertenece.

Empresas que usan el método performance review

Adobe

Adobe usa este método de evaluación desde 2012 y, además, automatiza procesos para facilitar la comunicación con su equipo. En nueve años, la empresa calculó que gracias a las revisiones ahorró más de 100.000 horas de trabajo que las personas dedicaban a aclarar tareas o completar briefs innecesarios. Las métricas de lealtad subieron un 10 % tras la introducción de la plataforma HRM.

Google

El gigante del mercado laboral, Google, aborda la evaluación de su equipo con mucho detalle: la empresa introdujo un nivel adicional en el proceso de revisión llamado "calibración". Después de que un manager crea un ranking preliminar de la persona, en una escala que va de "necesita mejorar" a "supera las expectativas", se reúne un grupo de trabajo para revisar las métricas individuales de desempeño y reducir el nivel de subjetividad del ranking.

General Electric

La experiencia de esta empresa con el performance review se remonta a 1979 y, según la dirección, se convirtió en una especie de ritual. Con los años, la compañía desarrolló una aplicación completa para comunicarse con su equipo: ayuda a recoger feedback diario sobre los procesos de trabajo e incluso permite acumular "recompensas" por la actividad, que luego se convierten en una métrica adicional de motivación.

El uso del Performance Review es, en nuestra humilde opinión, una de las formas más completas de evaluar a una persona, no solo en números sino también en valores. La idea es simple: ayudar a entender que la evaluación es necesaria para desarrollar las cualidades profesionales. Si se respetan todas las reglas del juego, ¿quién se negaría a "potenciar" sus habilidades y demostrar que realmente aporta al éxito de toda la empresa?

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