Estimador de Eficiencia de HR
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Autenti: un solo sistema de HR y 30% menos tiempo en onboarding
Autenti: un solo sistema de HR y 30% menos tiempo en onboarding
~30 %
menos tiempo en onboarding
5 → 1
herramientas unificadas en una plataforma HRM
2 semanas
desde el inicio hasta un onboarding funcionando
Una sola plataforma en lugar de cinco herramientas separadas y una fuente de verdad coherente para HR, managers y colaboradores. La empresa decidió hacer el cambio en plena etapa de crecimiento, con menos de 100 personas, antes de que la complejidad de los procesos se saliera de control.
Industria: Identidad digital y entrega electrónica de documentos
Ubicación: Polonia
Equipo: 100+ colaboradores
Módulos de PeopleForce: Core HR, Recruit, Perform, Time, Desk, Pulse, integración con el sistema de HR y nómina Optima
“Implementar PeopleForce nos ahorró tiempo y dinero en el mantenimiento de varios sistemas. Ganamos mucha libertad para actuar y más tiempo para lo que realmente importa.”
Autenti: una empresa donde nadie imprime documentos
Autenti está cambiando la forma en que personas y empresas trabajan juntas, para que sea segura, más rápida y cómoda. Desarrolla servicios de confianza: sus soluciones permiten firmar documentos desde cualquier lugar, verificar socios comerciales y entregar correspondencia de forma segura. Gracias a la integración de PeopleForce con Autenti, los usuarios pueden eliminar por completo la impresión y la firma manual de documentos. Autenti ofrece firma electrónica simple y cualificada, y como ambas están disponibles en PeopleForce, cualquier contrato u otro documento se puede firmar digitalmente, con total seguridad y conforme a la ley. Anna Wilczyńska es responsable de los procesos de HR, desde la contratación hasta la capacitación y el desarrollo. En 2023 decidió que era momento de reemplazar varias herramientas separadas por un solo sistema.
“Desde que llegué a Autenti no imprimí ni un solo documento. Procesamos y firmamos todos los documentos de forma digital.”
El desafío: muchas herramientas, datos dispersos
Antes de implementar PeopleForce, cada proceso de HR en Autenti funcionaba en una herramienta distinta. El reclutamiento en una, el onboarding en otra, las ausencias y solicitudes en una tercera. A eso se sumaban planillas, reportes y resúmenes. Estas fuentes no siempre funcionaban bien juntas, así que los datos de los colaboradores perdían coherencia y había que conciliarlos a mano. Solo para tener la foto completa de una persona, con sus datos, ausencias e historial de salario o evaluaciones, había que saltar entre sistemas, y eso llevaba mucho tiempo.
“Antes de implementar PeopleForce usábamos muchas herramientas. El reclutamiento en una, el onboarding en otra, las ausencias y solicitudes en otra más. Y encima, un montón de planillas, reportes y resúmenes.”
El problema no lo sentía solo el equipo de HR. Los managers perdían tiempo cambiando de herramienta y buscando el archivo correcto, y los colaboradores no siempre sabían dónde consultar sus días disponibles o cómo enviar una solicitud. Cada una de esas preguntas volvía a HR.
“A veces teníamos que buscar la planilla o el resumen correcto solo para revisar o actualizar algo. Los managers también lo sentían, y su tiempo es valioso. Cambiar de herramienta y buscar el archivo correcto era simplemente ineficiente.”
El momento de decidir: ordenar HR antes de que el crecimiento se acelere
Anna llegó a Autenti justo cuando la plantilla empezaba a crecer rápido. Ahí se tomó la decisión de no sumar más herramientas, sino rediseñar los procesos desde cero antes de que la complejidad se saliera de control. Autenti implementó PeopleForce antes de llegar a los 100 colaboradores.
“Cuando llegué a Autenti, la empresa empezaba a crecer muy rápido en cantidad de personas. Lo vi como el mejor momento para dejar de trabajar con muchas herramientas. Quería procesos más automatizados y cómodos, y una mejor experiencia de trabajo para mí, para los managers y, sobre todo, para los colaboradores.”
Anna no esperó a que el cambio fuera una necesidad. Cuanto más grande es la empresa, más difícil es rediseñar procesos arraigados en muchas herramientas y hábitos. Por eso decidió actuar mientras reorganizar todavía era simple y el equipo no superaba las 100 personas.
“Para nosotros era la última oportunidad. Sentía que algunas cosas todavía eran fáciles de cambiar y reorganizar, sobre todo con un sistema que nos acompañara en el proceso.”
La solución: un sistema que crece con la empresa
PeopleForce reemplazó varias herramientas separadas y se convirtió en la única fuente de verdad para HR, managers y colaboradores. Los colaboradores dejaron de preguntar por Slack o email cuántos días libres les quedan o cómo enviar una solicitud. Ahora consultan lo que necesitan por su cuenta y envían solicitudes que se procesan automáticamente en el sistema. La elección de la plataforma tampoco fue casual: Anna Wilczyńska la encaró de forma metódica.
“Probé unas 20 herramientas distintas. Cada una aportaba algo, pero solo PeopleForce reúne todo en un solo lugar. Conseguí exactamente lo que necesitaba para llevar los procesos de forma simple y cómoda, y además la solución tiene un costo conveniente.”
Implementación y primeros resultados rápidos
Para Anna era importante saber cuánto de la implementación haría su equipo por su cuenta y qué apoyo daría el partner. Autenti puso en marcha todo su onboarding, con todas sus tareas, en dos semanas. El equipo recibió una lista concreta de tareas, un account manager dedicado, soporte continuo por chat y una base de conocimiento bien armada.
“En dos semanas lanzamos todo nuestro onboarding con sus tareas y ordenamos el proceso. Recibimos una lista concreta de pasos, procesos listos para configurar y un soporte realmente sólido.”
Resultados
~30% del tiempo recuperado en onboarding y preboarding
El onboarding fue el proceso que más cambió. Siempre es un proceso exigente que requiere coordinar muchas tareas y personas. Combinado con el preboarding y la automatización, se convirtió en un verdadero salto para Autenti. En el camino, el equipo repensó toda la lógica de incorporación de nuevas personas. Antes tenían que saltar entre herramientas. Ahora todo el recorrido, desde el reclutamiento hasta el preboarding y el onboarding, sucede en un solo sistema.
“Cuando el onboarding y el preboarding empezaron a funcionar en gran parte solos, notamos una diferencia real. Ahorramos cerca de un 30% del tiempo que antes se nos iba en trabajo manual en este proceso.”
Datos de HR sin carga manual: integración con el sistema de HR y nómina Optima
Antes, quien se ocupaba de HR reunía datos de emails, planillas y del sistema de ausencias, y después los cargaba a mano en Optima, con muchos detalles en la cabeza todo el tiempo. Con la integración, los datos se transfieren de forma automática y en tiempo real. Menos trabajo manual, menor riesgo de error y todo en un solo lugar.
Tranquilidad todos los días
Más allá de los números, Autenti ganó algo difícil de medir. Antes, el equipo de HR tenía que recordar plazos, tareas y trámites, y enviar los recordatorios por su cuenta. Ahora lo hace el sistema: las tareas se activan automáticamente y envían sus propios recordatorios mientras esperan a completarse. Con menos cosas para recordar, el equipo de HR pudo pasar de controlar detalles a enfocarse en temas más importantes.
“PeopleForce me da tranquilidad porque recuerda muchas cosas por mí. Los procesos están automatizados y las tareas se envían y recuerdan solas. Así puedo enfocarme en lo importante en lugar de estar pendiente de no olvidar un email o la próxima tarea.”
Resultados clave
~30% menos tiempo en onboarding: el equipo de HR recuperó casi un tercio del tiempo que antes le llevaba este proceso.
5 herramientas reemplazadas por una plataforma: sin saltar de contexto, con todos los procesos de HR en un solo lugar.
Todo el onboarding en marcha en 2 semanas: de cero a un proceso automatizado funcionando, sin implementaciones de meses.
Una única fuente de verdad para HR, managers y colaboradores: datos coherentes y sin buscar el archivo correcto.
Datos de HR sin carga manual: la integración con Optima los transfiere de forma automática y en tiempo real, con menos riesgo de error.
HR 100% digital: ni un documento impreso ni firmado a mano, gracias a la integración de PeopleForce con el servicio de firma de Autenti.
La mirada después de la implementación
Muchos equipos de HR posponen la implementación de un sistema integral porque temen que les lleve demasiado tiempo. En medio de las tareas diarias, un cambio así parece un proyecto demasiado pesado. La historia de Autenti muestra que no tiene por qué ser así.
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