Autenti: jeden system HR i oszczędność 30% czasu na onboardingu

Zamiast pięciu osobnych narzędzi jedna platforma i spójne źródło prawdy dla HR, menedżerów i pracowników. Firma podjęła decyzję o zmianie w trakcie szybkiego wzrostu, przy zatrudnieniu poniżej 100 osób – zanim złożoność procesów wymknęła się spod kontroli.

Autenti – firma, w której nie drukuje się dokumentów

Autenti zmienia sposób, w jaki ludzie i firmy współpracują, czyniąc ją bezpieczną, szybszą i wygodną. Tworzy rozwiązania w obszarze usług zaufania — rozwiązania Autenti pozwalają podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca, weryfikować kontrahentów i bezpiecznie dostarczać korespondencję. Dzięki integracji PeopleForce z Autenti użytkownicy mogą całkowicie wyeliminować procesy drukowania i odręcznego podpisywania dokumentów. Autenti dostarcza zarówno prosty podpis elektroniczny, jak i podpis kwalifikowany, a dzięki temu, że są one dostępne w PeopleForce, każdy rodzaj umowy czy innego dokumentu może zostać podpisany cyfrowo, w pełni bezpiecznie i zgodnie z prawem. Za procesy HR, od zatrudnienia po szkolenia i rozwój, odpowiada Anna Wilczyńska. To ona w 2023 roku zdecydowała, że czas zamienić kilka osobnych narzędzi na jeden system.

Wyzwanie: wiele narzędzi, rozproszone dane

Zanim Autenti wdrożyło PeopleForce, każdy proces HR obsługiwany był w osobnym narzędziu. Rekrutacja w jednym, onboarding w drugim, urlopy i wnioski w trzecim. Do tego Excele, raporty i zestawienia. Te źródła nie zawsze dobrze się ze sobą komunikowały, więc dane o pracownikach traciły spójność i wymagały ręcznego uzgadniania. Samo zebranie pełnego obrazu jednej osoby, jej danych, urlopów i historii wynagrodzeń czy ocen, oznaczało przeskakiwanie między systemami i kosztowało sporo czasu.

Problem odczuwał nie tylko dział HR. Menedżerowie tracili czas na przełączanie się między narzędziami i szukanie właściwego pliku, a pracownicy nie zawsze wiedzieli, gdzie sprawdzić stan urlopu lub jak złożyć wniosek. Każde takie pytanie wracało do HR.

Moment decyzji: uporządkować HR, zanim skalowanie przyspieszy

Ania dołączyła do Autenti w momencie, gdy firma zaczynała dynamicznie rosnąć pod względem zatrudnienia. To wtedy zapadła decyzja, żeby nie mnożyć kolejnych narzędzi, tylko poukładać procesy od nowa – zanim złożoność wymknie się spod kontroli. Autenti wdrożyło PeopleForce, jeszcze nie przekraczając zatrudnienia 100 pracowników.

Ania nie czekała na moment, w którym zmiana stanie się koniecznością. Im większa firma, tym trudniej przebudować procesy zakorzenione w wielu narzędziach i przyzwyczajeniach. Dlatego zdecydowała się działać, póki reorganizacja była jeszcze prosta, a zespół nie przekroczył 100 osób.

Rozwiązanie: jeden system, który skaluje się razem z firmą

PeopleForce zastąpiło kilka osobnych narzędzi i stało się jednym źródłem prawdy dla HR, menedżerów i pracowników. Pracownicy przestali pytać na Slacku czy mailu o liczbę dostępnych dni urlopu albo sposób złożenia wniosku. Teraz sami sprawdzają, czego potrzebują, i składają wnioski, które automatycznie przetwarzają się w systemie. Wybór platformy też nie był przypadkowy – Anna Wilczyńska podeszła do niego metodycznie.

Wdrożenie i pierwsze „quick wins”

Dla Anny liczyło się, jaką część wdrożenia jej zespół wykona samodzielnie i jakiego wsparcia udzieli partner. W dwa tygodnie Autenti uruchomiło cały onboarding ze wszystkimi zadaniami. Zespół dostał konkretną listę zadań, opiekuna, bieżące wsparcie na czacie oraz dobrze przygotowaną bazę wiedzy.

Pierwszym procesem, który zmienił się najbardziej, był onboarding. To zawsze trudny proces, który wymaga skoordynowania wielu zadań i osób. W połączeniu z preboardingiem i automatyzacją stał się dla Autenti prawdziwym przełomem. Przy okazji zespół przemyślał od nowa całą logikę wdrażania nowych osób. Wcześniej trzeba było przełączać się między narzędziami. Teraz cała ścieżka, od rekrutacji, przez preboarding, po onboarding, dzieje się w jednym systemie.

Dane kadrowe bez ręcznego przepisywania – integracja z systemem kadrowo-płacowym (Optima)

Wcześniej Specjalistka ds. Kadr zbierała dane z maili, tabel i systemu urlopowego, a potem ręcznie wprowadzała je do Optimy, cały czas pamiętając o wielu szczegółach. Dzięki integracji dane przekazywane są automatycznie i w czasie rzeczywistym. Mniej pracy ręcznej, mniejsze ryzyko błędu, wszystko w jednym miejscu.

Spokój głowy na co dzień

Poza twardymi liczbami Autenti zyskało coś, co trudno zmierzyć. Wcześniej to zespół HR musiał pamiętać o terminach, zadaniach i formalnościach, i sam o nich przypominać. Teraz robi to system: zadania uruchamiają się automatycznie i same przypominają o sobie, gdy czekają na realizację. Mniej rzeczy do zapamiętania oznacza, że zespół HR mógł przenieść uwagę z pilnowania szczegółów na ważniejsze sprawy.

Perspektywa po wdrożeniu

Wiele zespołów HR odkłada wdrożenie kompleksowego systemu, bo obawia się, że pochłonie zbyt dużo czasu. W natłoku codziennych zadań tak duża zmiana wygląda na projekt nie do udźwignięcia. Historia Autenti pokazuje, że nie musi tak być.