Autenti: одна HR-система й на 30% менше часу на онбординг

Одна платформа замість п’яти окремих інструментів і єдине джерело правди для HR, менеджерів і співробітників. Компанія вирішила змінитися в період швидкого зростання, ще до 100 співробітників, поки складність процесів не вийшла з-під контролю.

Autenti: компанія, де ніхто не друкує документів

Autenti змінює те, як люди й компанії співпрацюють: безпечно, швидше й зручно. Компанія створює довірчі сервіси: рішення Autenti дають змогу підписувати документи з будь-якого місця, перевіряти бізнес-партнерів і безпечно доставляти кореспонденцію. Завдяки інтеграції PeopleForce з Autenti користувачі можуть повністю відмовитися від друку й ручного підписання документів. Autenti надає як простий, так і кваліфікований електронний підпис, і оскільки вони доступні в PeopleForce, будь-який договір чи інший документ можна підписати цифрово, повністю безпечно й відповідно до закону. Anna Wilczyńska відповідає за HR-процеси: від найму до навчання й розвитку. У 2023 році вона вирішила, що настав час замінити кілька окремих інструментів однією системою.

Виклик: багато інструментів, розпорошені дані

До впровадження PeopleForce кожен HR-процес в Autenti працював в окремому інструменті. Рекрутинг в одному, онбординг в іншому, відпустки й запити в третьому. До цього додавалися таблиці, звіти й зведення. Ці джерела не завжди добре працювали разом, тож дані про співробітників втрачали узгодженість і їх доводилося звіряти вручну. Навіть щоб побачити повну картину щодо однієї людини, з її даними, відпустками, історією зарплати чи оцінювань, доводилося перемикатися між системами, і це забирало багато часу.

Проблему відчувала не лише HR-команда. Менеджери витрачали час на перемикання між інструментами й пошук потрібного файлу, а співробітники не завжди знали, де перевірити залишок відпустки чи як подати запит. Кожне таке питання поверталося до HR.

Момент рішення: упорядкувати HR до того, як масштабування прискориться

Anna Wilczyńska прийшла в Autenti саме тоді, коли кількість співробітників почала швидко зростати. Тоді й ухвалили рішення не додавати нові інструменти, а перебудувати процеси з нуля, поки складність не вийшла з-під контролю. Autenti впровадила PeopleForce ще до того, як команда досягла 100 людей.

Anna не чекала, поки зміни стануть необхідністю. Що більша компанія, то складніше перебудувати процеси, які вкорінилися в багатьох інструментах і звичках. Тому вона вирішила діяти, поки реорганізація була ще простою, а команда не перевищила 100 людей.

Рішення: одна система, що масштабується разом із компанією

PeopleForce замінив кілька окремих інструментів і став єдиним джерелом правди для HR, менеджерів і співробітників. Співробітники перестали питати в Slack чи поштою, скільки днів відпустки в них залишилося або як подати запит. Тепер вони самі перевіряють потрібне й подають запити, які автоматично обробляються в системі. Вибір платформи теж був невипадковим: Anna Wilczyńska підійшла до нього методично.

Впровадження та перші швидкі результати

Важливо було розуміти, яку частину впровадження команда зробить самостійно і яку підтримку надасть партнер. Autenti запустила весь онбординг з усіма задачами за два тижні. Команда отримала конкретний список задач, персонального менеджера, постійну підтримку в чаті та добре підготовлену базу знань.

Найбільше змінився онбординг. Це завжди складний процес, який вимагає координації багатьох задач і людей. У поєднанні з пребордингом і автоматизацією він став для Autenti справжнім проривом. Паралельно команда переосмислила всю логіку прийому нових людей. Раніше доводилося перемикатися між інструментами. Тепер увесь шлях, від рекрутингу через пребординг до онбордингу, відбувається в одній системі.

HR-дані без ручного перенесення: інтеграція з кадрово-зарплатною системою Optima

Раніше HR-фахівець збирав дані з листів, таблиць і системи відпусток, а потім вручну вносив їх в Optima, постійно тримаючи в голові безліч деталей. Завдяки інтеграції дані передаються автоматично й у реальному часі. Менше ручної роботи, нижчий ризик помилок, усе в одному місці.

Спокій щодня

Окрім конкретних цифр, Autenti отримала те, що складно виміряти. Раніше HR-команді доводилося пам’ятати про дедлайни, задачі й формальності та самостійно надсилати нагадування. Тепер це робить система: задачі запускаються автоматично й самі нагадують про себе, поки чекають на виконання. Менше речей, які треба тримати в голові, тож HR-команда змогла переключити увагу з контролю деталей на важливіші питання.

Погляд після впровадження

Багато HR-команд відкладають впровадження комплексної системи, бо бояться, що це забере забагато часу. На тлі щоденних задач така велика зміна виглядає надто важким проєктом. Історія Autenti показує, що так не мусить бути.