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Widoczni: automatización, procesos a medida y una única fuente de verdad
Widoczni: automatización, procesos a medida y una única fuente de verdad
908
procesos iniciados en la plataforma en 90 días
1.800+
solicitudes enviadas (self-service)
~85 %
del equipo usa la plataforma cada mes
Widoczni, agencia con sede en Poznań, construyó su posición durante años sobre principios como automatizar al máximo las tareas repetitivas y tomar decisiones solo con datos concretos. La información de sus clientes está bien organizada desde hace tiempo en su propio sistema, OKO.
El desafío estaba del otro lado: gestionar los datos de un equipo que crece rápido. La mayoría de los especialistas y contratistas trabaja de forma remota, con modelos de colaboración muy flexibles y poco estándar.
Industria: Marketing online / marketing digital
Ubicación: Polonia
Equipo: 170+ especialistas
Módulos de PeopleForce: Core HR, Perform, Pulse, Time
“PeopleForce es un sistema muy intuitivo. Le veo un potencial enorme y todavía tengo muchísimas ideas para aprovecharlo.”
En lugar de sumar más funciones a su propia herramienta, la agencia decidió implementar un sistema de HR dedicado. Buscaba una solución que garantizara la seguridad de los datos sensibles y, al mismo tiempo, automatizara los procesos diarios y se adaptara sin problemas a su forma de trabajar. Después de probar cinco sistemas, eligió PeopleForce.
¿Por qué PeopleForce?
Aleksandra Sieradzka lideró la selección y la implementación. Cada proveedor le dio acceso a un entorno para probar la plataforma por su cuenta. Dos factores fueron decisivos: una interfaz intuitiva y amplias opciones para adaptar el sistema a las necesidades de la empresa.
“Analicé cinco sistemas y PeopleForce fue el más intuitivo: me ubiqué muy rápido. Desde el principio vi que se basaba en muchas opciones personalizables y que no era algo rígido a lo que tenía que adaptarme, sino algo en lo que yo misma podía construir.”
Esa flexibilidad era imprescindible. Los distintos tipos de contrato y los acuerdos poco estándar exigían un sistema que no impusiera un marco rígido.
“La colaboración en nuestro equipo es muy flexible: tenemos muchos modelos que hay que ordenar con criterio y crear soluciones a medida para cada uno. Lo que me gustó de PeopleForce es que lo hace posible.”
Una única fuente de verdad sobre el equipo
El mayor desafío organizativo fue migrar los datos históricos que se habían acumulado durante años en archivos dispersos. Widoczni lo encaró de forma estratégica y por etapas: fue sumando al sistema grupos de unas 30 personas.
Además, la agencia estableció una regla simple pero clave: todos los nuevos acuerdos financieros pasan solo por PeopleForce, y el equipo administrativo no crea ningún documento sin una solicitud en el sistema. Así, los procesos del día a día quedaron ordenados desde el inicio, mientras los datos históricos se migraban paso a paso. Todo el proceso de ordenamiento llevó unos seis meses.
¿El resultado? La empresa creó una única fuente de verdad sobre su equipo: todos los datos en un solo lugar, con el historial completo de cambios.
“Hoy tenemos todo reunido en un solo lugar: el historial de la colaboración y el historial de cambios. Es exactamente el orden que antes solo teníamos en los datos de clientes.”
Lo importante es que el trabajo hecho una vez trae beneficios duraderos, sin importar qué software se use en el futuro.
“Incluso si algún día quisiéramos dejar el sistema, ya tengo todo registrado y puedo exportarlo. No es trabajo perdido: es un orden que se queda con nosotros.”
Adiós a las impresiones: un flujo seguro de reportes
Antes, las liquidaciones de los contratos B2B y los reportes mensuales se manejaban en papel o por email. Con un equipo mayormente remoto (algunas personas ni siquiera tienen impresora en casa), esto se volvió un problema rápido: costos y tiempos de envío, riesgo de perder documentos y ningún control sobre si un documento firmado volvía a la oficina central.
En PeopleForce, la agencia armó un flujo de documentos totalmente digital y seguro, con firma electrónica de ambas partes.
“Ni siquiera hablaría de tiempo, sino de seguridad. Todo lo que va en papel o por email se pierde en algún lado. Acá entro a un solo lugar y descargo el reporte de todos los meses de colaboración, firmado por ambas partes, sin buscar entre emails y cajones.”
La agencia también configuró una gestión precisa de permisos dentro de la organización.
“Una cosa es proteger los datos hacia afuera y otra hacia adentro, para que nadie vea lo que no debe. En PeopleForce puedo revisar en cualquier momento quién ve qué y tener la certeza de que la información llega solo a las personas autorizadas.”
Procesos a medida
El módulo avanzado de workflows permitió automatizar recorridos organizativos complejos. La liquidación de contratos es un gran ejemplo: cada ítem de factura de un contratista B2B tiene asignado en el sistema un reporte de origen. Antes de hacer la transferencia, una persona designada verifica que la factura coincida con el resumen aprobado previamente. Y los recordatorios automáticos hacen que todo salga a tiempo.
Los números muestran mejor que nada cuánto se usa la plataforma:
908 procesos iniciados en los últimos 90 días
Más de 1.800 solicitudes self-service al año
Cerca del 85% del equipo ingresa cada mes
“Construyo mis procesos en PeopleForce, aunque nuestro propio sistema también me lo permitiría. Sobre ese no tengo control total, y sobre PeopleForce sí, así que simplemente me resulta más fácil trabajar acá y tener todo en un solo lugar.”
Un ecosistema conectado: integración con el CRM
Widoczni conectó su CRM interno con PeopleForce en un solo ecosistema que funciona sin fricción. PeopleForce pasó a ser la fuente principal de verdad sobre el equipo e impulsa la actualización de datos en el sistema interno OKO, mientras que la información relevante para la atención de clientes vuelve en sentido contrario. Los sistemas se comunican mediante webhooks y la API, así que la misma información nunca se carga dos veces.
“Definimos una jerarquía clara: OKO se ocupa de los clientes y PeopleForce del equipo. Así todo es coherente y no tenemos que cargar lo mismo en dos lugares.”
Un soporte que hace avanzar el trabajo
Trabajar con un account manager dedicado de PeopleForce fue clave para una implementación exitosa. Gracias a eso, el equipo superó momentos en los que habría sido fácil quedarse trabado.
“Para mí lo más importante es resolver problemas: no me gustan las reuniones solo para charlar. Con PeopleForce recibo apoyo concreto cada vez y el trabajo avanza. Sin eso, probablemente me habría trabado en algunos procesos y directamente no existirían.”
¿Qué sigue?
El trabajo de Widoczni con PeopleForce es un proceso continuo. La empresa ya planificó las próximas etapas de digitalización de HR y prevé sumar más módulos.
“Veo un potencial real en PeopleForce y todavía tengo muchas ideas sobre cómo podríamos usarlo. Es un sistema que crece con nosotros.”
Sobre Widoczni
Widoczni es una de las agencias de marketing digital AI Friendly más grandes de Polonia. Hace más de 25 años ayuda a empresas a aumentar sus ventas y construir visibilidad online, combinando estrategia, datos, tecnología y la experiencia de más de 170 especialistas.
La agencia se especializa en marketing digital integral: desde SEO y campañas pagas, pasando por UX y analítica, hasta AI SEO, que ayuda a las marcas a ganar visibilidad no solo en Google, sino también en las respuestas generadas por ChatGPT, Gemini, Perplexity y Google AI Overviews.
Widoczni enfoca su trabajo en los objetivos de negocio reales de sus clientes: ventas, leads de valor y mayor rentabilidad. Desde hace años sigue un principio: sus campañas tienen que financiarse solas.
La efectividad de la agencia está respaldada por cientos de reseñas de clientes, numerosas historias de éxito y su estatus de Google Premier Partner.
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