Ведіть кадровий облік без рутини
Автоматизація документів, відпусток і військового обліку в одній системі.
Дізнатися більше
Калькулятор ефективності для HR
Дізнайтеся, скільки часу та грошей заощадить PeopleForce.
Розрахувати вигоду
PeopleForce Kadry: кадровий облік по-новому
Оформлення, відпустки та військовий облік — в одній системі.
Дізнатися більше
Widoczni: автоматизація, процеси під себе та єдине джерело правди
Widoczni: автоматизація, процеси під себе та єдине джерело правди
908
процесів запущено на платформі за 90 днів
1 800+
запитів подано через self-service
~85 %
команди користуються платформою щомісяця
Агенція Widoczni з Познані роками будує свою позицію на принципах максимальної автоматизації повторюваних задач і ухвалення рішень лише на основі точних даних. Інформацію про клієнтів компанія давно впорядкувала у власній системі OKO.
Виклик був з іншого боку: управління даними команди, яка швидко зростає. Більшість фахівців і підрядників працюють віддалено, за дуже гнучкими й нестандартними моделями співпраці.
Індустрія: Інтернет-маркетинг / digital-маркетинг
Локація: Польща
Команда: 170+ фахівців
Модулі PeopleForce: Core HR, Perform, Pulse, Time
“PeopleForce — дуже інтуїтивна система. Я бачу в ній величезний потенціал і маю ще безліч ідей, як ми можемо її використовувати.”
Замість того щоб додавати нові функції у власний інструмент, агенція вирішила впровадити окрему HR-систему. Шукали рішення, яке гарантуватиме безпеку чутливих даних і водночас автоматизує щоденні процеси та легко підлаштується під специфічний стиль роботи компанії. Після тестування п’яти різних систем вибір упав на PeopleForce.
Чому саме PeopleForce?
Вибором і впровадженням займалася Aleksandra Sieradzka. Кожен постачальник надав їй доступ до середовища, щоб вона могла самостійно протестувати платформу. Вирішальними стали два чинники: інтуїтивний інтерфейс і широкі можливості кастомізації системи під потреби компанії.
“Я дослідила п’ять систем, і PeopleForce виявився найінтуїтивнішим: я дуже швидко в ньому зорієнтувалася. Від початку було видно, що він побудований на безлічі кастомних рішень, і це не щось жорстке, під що мені треба підлаштовуватися, а щось, у чому я можу будувати сама.”
Ця гнучкість була обов’язковою умовою. Різні форми договорів і нестандартні домовленості вимагали системи, яка не нав’язує жорстких рамок.
“Співпраця в нашій команді дуже гнучка: у нас багато моделей, які треба розумно впорядкувати й створювати під них окремі рішення. І мені в PeopleForce підійшло те, що він дає таку можливість.”
Єдине джерело правди про команду
Найбільшим організаційним викликом було перенесення історичних даних, які роками накопичувалися в розрізнених файлах. Widoczni підійшли до цього стратегічно й поетапно: поступово додавали в систему групи приблизно по 30 людей.
Агенція також запровадила просте, але ключове правило: усі нові фінансові домовленості проходять лише через PeopleForce, а адміністрація не створює жодного документа без запиту в системі. Завдяки цьому поточні процеси одразу були впорядковані, а історичні дані переносилися поступово. Увесь процес упорядкування зайняв близько пів року.
Результат? Компанія створила єдине джерело правди про команду: усі дані в одному місці з повною історією змін.
“Сьогодні все зібрано в одному місці: історія співпраці та історія змін. Це саме той порядок, який раніше ми мали лише в даних про клієнтів.”
Важливо, що одного разу виконана робота приносить постійну користь, незалежно від того, яким програмним забезпеченням компанія користуватиметься в майбутньому.
“Навіть якби ми колись захотіли відмовитися від системи, у мене вже все записано, і я можу це вивантажити. Це не марна робота, це порядок, який залишається з нами.”
Жодного друку: безпечний обіг звітів
Раніше розрахунки за B2B-контрактами та щомісячні звіти існували на папері або в листах. Для команди, яка здебільшого працює віддалено (дехто вдома навіть не має принтера), це швидко стало проблемою: витрати й час на пересилання, ризик втрати документів і жодного контролю над тим, чи підписаний документ узагалі повернувся до головного офісу.
У PeopleForce агенція налаштувала повністю цифровий і безпечний документообіг із двостороннім електронним підписом.
“Я б тут говорила навіть не про час, а про безпеку. Усе, що йде на папері чи поштою, десь губиться. А тут я заходжу в одне місце й завантажую звіт за всі місяці співпраці, підписаний обома сторонами, без пошуків у пошті й шухлядах.”
Агенція також налаштувала точне управління правами доступу всередині організації.
“Одна справа захистити дані ззовні, інша — всередині, щоб людина не бачила того, чого не повинна. У PeopleForce я будь-коли можу перевірити, хто що бачить, і бути певною, що інформація потрапляє лише до тих, хто має на це право.”
Процеси, створені під себе
Розширений модуль воркфлоу дав змогу автоматизувати складні організаційні маршрути. Хороший приклад — розрахунок за договором: кожна позиція рахунку B2B-підрядника має в системі прив’язаний звіт-джерело. Перед переказом відповідальна людина перевіряє, чи рахунок відповідає раніше затвердженому звіту. А автоматичні нагадування допомагають усе робити вчасно.
Масштаб використання платформи найкраще видно в цифрах:
908 процесів запущено за останні 90 днів
Понад 1 800 запитів у self-service на рік
Близько 85% команди заходить у систему щомісяця
“Свої процеси я будую саме в PeopleForce, хоча наша власна система теж дала б мені таку можливість. Над нею я не маю повного контролю, а над PeopleForce маю, тож мені просто легше працювати тут і тримати все в одному місці.”
Єдина екосистема: інтеграція з CRM
Widoczni об’єднали внутрішню CRM і PeopleForce в одну злагоджену екосистему. PeopleForce став головним джерелом правди про команду й ініціює оновлення даних у внутрішній системі OKO, а інформація, важлива для обслуговування клієнтів, повертається в зворотному напрямку. Системи обмінюються даними через вебхуки та API, тож одну й ту саму інформацію не потрібно вводити двічі.
“Ми встановили чітку ієрархію: OKO відповідає за клієнтів, а PeopleForce за команду. Завдяки цьому все узгоджено, і нам не треба вводити одне й те саме у двох місцях.”
Підтримка, яка рухає роботу вперед
Важливою частиною успішного впровадження стала співпраця з персональним менеджером з боку PeopleForce. Саме вона допомогла пройти моменти, у яких легко було б застрягнути.
“Для мене найважливіше — розв’язувати проблеми, я не люблю зустрічей заради розмов. У PeopleForce я щоразу отримую конкретну підтримку, і робота рухається вперед. Без цього я, мабуть, застрягла б на деяких процесах, і вони просто не з’явилися б.”
Що далі?
Співпраця Widoczni з PeopleForce — безперервний процес. Компанія вже запланувала наступні етапи цифровізації HR і планує впроваджувати нові модулі.
“Я бачу в PeopleForce справді великий потенціал і маю ще безліч ідей, як ми могли б його використовувати. Це система, яка зростає разом із нами.”
Про Widoczni
Widoczni — одна з найбільших AI-friendly агенцій digital-маркетингу в Польщі. Понад 25 років вона допомагає компаніям збільшувати продажі й будувати видимість онлайн, поєднуючи стратегію, дані, технології та досвід понад 170 фахівців.
Агенція спеціалізується на комплексному digital-маркетингу: від SEO й платних кампаній через UX та аналітику до AI SEO, яке допомагає брендам будувати видимість не лише в Google, а й у відповідях ChatGPT, Gemini, Perplexity та Google AI Overviews.
Widoczni зосереджуються на реальних бізнес-цілях клієнтів: продажах, якісних лідах і зростанні рентабельності. Роками агенція працює за принципом: її кампанії мають окупатися самі.
Ефективність агенції підтверджують сотні відгуків клієнтів, численні історії успіху та статус Google Premier Partner.
Зміст
Авторка статті
Хочете таких самих результатів у своїй компанії?
Дізнайтеся більше про PeopleForce і переконайтеся, як легко автоматизувати щоденну роботу, зібрати дані про команду в одному місці й налаштувати інструмент під потреби вашої компанії.