Feedback i sprawiedliwe wynagradzanie
Zbuduj przejrzysty system premii oparty na wynikach.
Przeczytaj artykuł
Widoczni: automatyzacja, procesy szyte na miarę i jedno źródło prawdy
Widoczni: automatyzacja, procesy szyte na miarę i jedno źródło prawdy
908
procesów uruchomionych na platformie w ciągu 90 dni
1 800+
wniosków złożonych (self-service)
~85 %
zespołu korzysta z platformy co miesiąc
Poznańska agencja Widoczni od lat buduje swoją pozycję m.in. w oparciu o zasady takie jak maksymalna automatyzacja powtarzalnych zadań oraz podejmowanie decyzji wyłącznie na podstawie twardych danych. Informacje o klientach firma od dawna ma świetnie poukładane we własnym, autorskim systemie OKO.
Problem pojawiał się jednak po drugiej stronie – w zarządzaniu danymi dynamicznie rosnącego zespołu. Większość specjalistów i kontraktorów pracuje zdalnie, w mocno elastycznych i niestandardowych modelach współpracy.
Branża: Marketing internetowy / digital marketing
Lokalizacja: Polska
Zespół: 170+ specjalistów
Moduły PeopleForce: Core HR, Perform, Pulse, Time
„PeopleForce to bardzo intuicyjny system. Widzę w nim ogromne perspektywy i mam jeszcze bardzo wiele pomysłów na to, jak możemy go wykorzystać.”
Zamiast dokładać kolejne funkcje do własnego narzędzia, agencja podjęła decyzję o wdrożeniu dedykowanego systemu HR. Szukano rozwiązania, które z jednej strony zagwarantuje bezpieczeństwo wrażliwych danych, a z drugiej – zautomatyzuje codzienne procesy i bez problemu dopasuje się do specyficznego stylu pracy firmy. Po przetestowaniu pięciu różnych systemów wybór padł na PeopleForce.
Dlaczego właśnie PeopleForce?
Za proces wyboru i wdrożenia odpowiadała Aleksandra Sieradzka. Od każdego dostawcy otrzymała dostęp do środowiska i możliwość samodzielnego sprawdzenia platformy. Decydujące okazały się dwa czynniki: intuicyjny interfejs oraz duże możliwości dostosowywania systemu do własnych potrzeb (customizacja).
„Zrobiłam research pięciu systemów i PeopleForce był najbardziej intuicyjny – bardzo szybko byłam w stanie się w nim odnaleźć. Od początku widziałam, że jest oparty na wielu customowych rozwiązaniach i że to nie jest coś sztywnego, do czego muszę się dostosować, tylko coś, w czym sama mogę budować.”
Ta elastyczność była warunkiem koniecznym. Różnorodne formy umów i niestandardowe ustalenia wymagały systemu, który nie narzuca sztywnych ram.
„Współpraca w naszym zespole jest bardzo elastyczna – mamy wiele modeli, które trzeba sensownie poukładać i tworzyć pod nie dedykowane rozwiązania. I to mi w PeopleForce pasowało, że daje taką możliwość.”
Jedno źródło prawdy o zespole
Największym wyzwaniem organizacyjnym było przeniesienie danych historycznych, które przez lata gromadziły się w rozproszonych plikach. Agencja Widoczni podeszła do tego zadania strategicznie i etapami – stopniowo włączając do systemu kolejne grupy po około 30 osób.
Wprowadzono przy tym prostą, lecz kluczową zasadę: wszelkie nowe ustalenia finansowe przechodzą wyłącznie przez PeopleForce, a administracja nie tworzy żadnego dokumentu bez wniosku w systemie. Dzięki temu bieżące procesy od razu były uporządkowane, a dane historyczne były stopniowo przenoszone. Cały proces porządkowania zajął około pół roku.
Efekt? Firma stworzyła jedno źródło prawdy o zespole – wszystkie dane w jednym miejscu, z pełną historią zmian.
„Dziś mamy wszystko skumulowane w jednym miejscu – historię współpracy i historię zmian. To jest dokładnie ten porządek, który wcześniej mieliśmy tylko po stronie danych o klientach.”
Co ważne, raz wykonana praca przynosi stałe korzyści, niezależnie od używanego w przyszłości oprogramowania.
„Nawet gdybyśmy kiedyś chcieli zrezygnować z systemu, wszystko mam już zapisane i mogę sobie to wygenerować. To nie jest praca na marne – to porządek, który zostaje z nami.”
Koniec z drukowaniem: bezpieczny obieg raportów
Dawniej rozliczenia kontraktów B2B oraz raporty miesięczne funkcjonowały w wersji papierowej lub mailowej. Przy zespole pracującym w większości zdalnie (część osób nie ma w domu nawet drukarki) szybko okazało się to problematyczne: koszty i czas wysyłki, ryzyko zagubienia dokumentów, brak kontroli nad tym, czy podpisany dokument w ogóle wrócił do centrali.
W PeopleForce stworzono w pełni cyfrowy, bezpieczny obieg dokumentów z dwustronnym podpisem elektronicznym.
„Ja nawet nie mówiłabym tu o czasie, tylko o bezpieczeństwie. Wszystko, co idzie papierowo albo mailowo, gdzieś się gubi. A tu wchodzę w jedno miejsce i pobieram raport za wszystkie miesiące współpracy – podpisany przez dwie strony, bez szukania po mailach i szufladach.”
Zadbano również o precyzyjne zarządzanie uprawnieniami wewnątrz organizacji.
„Co innego zabezpieczyć dane na zewnątrz, a co innego w środku – żeby jedna osoba nie widziała czegoś, czego widzieć nie powinna. W PeopleForce w każdej chwili mogę sprawdzić, kto co widzi, i mieć pewność, że informacje trafiają wyłącznie do osób do tego upoważnionych.”
Procesy szyte na miarę
Zaawansowany moduł Workflows pozwolił na automatyzację skomplikowanych ścieżek organizacyjnych. Doskonałym przykładem jest rozliczanie umowy: każda pozycja fakturowa kontraktora B2B posiada w systemie przypisany raport źródłowy. Zanim przelew zostanie zrealizowany, wyznaczona osoba weryfikuje zgodność faktury z zaakceptowanym wcześniej zestawieniem. A dzięki automatycznym przypomnieniom wszystko wychodzi na czas.
Skalę korzystania z platformy najlepiej widać w liczbach:
908 procesów uruchomionych w ciągu ostatnich 90 dni
Ponad 1 800 wniosków self-service w skali roku
Około 85% zespołu logującego się co miesiąc
„Ja swoje procesy buduję właśnie w PeopleForce – nawet jeśli nasz własny system też by mi to umożliwił. Nad nim nie mam pełnej kontroli, a nad PeopleForce mam, więc po prostu łatwiej mi tu działać i wszystko utrzymać w jednym miejscu.”
Jeden spójny ekosystem – integracja z CRM
Widoczni połączyli wewnętrzny CRM z PeopleForce w jeden sprawnie działający ekosystem. PeopleForce stał się nadrzędnym źródłem prawdy o zespole i „wymusza” aktualizację danych w wewnętrznym systemie OKO, a informacje istotne dla obsługi klientów wracają w drugą stronę. Systemy rozmawiają ze sobą przez webhooki i API, więc tej samej informacji nie trzeba wprowadzać dwa razy.
„Ustaliliśmy jasną hierarchię: OKO dba o klientów, a PeopleForce o zespół. Dzięki temu wszystko jest spójne i nie musimy wprowadzać tego samego w dwóch miejscach.”
Wsparcie, które popycha pracę do przodu
Ważnym elementem udanego wdrożenia była współpraca z opiekunem po stronie PeopleForce. To dzięki niej udało się przejść przez momenty, w których łatwo byłoby utknąć.
„Najważniejsze jest dla mnie rozwiązywanie problemów – nie lubię spotkań tylko po to, żeby pogadać. W PeopleForce za każdym razem dostaję konkretne wsparcie i praca idzie do przodu. Bez tego pewnie stanęłabym na niektórych procesach i po prostu by nie powstały.”
Co dalej?
Współpraca agencji Widoczni z PeopleForce to ciągły proces. Firma ma już zaplanowane kolejne etapy cyfryzacji obszaru HR i planuje wdrażać następne moduły.
„Widzę w PeopleForce naprawdę duże perspektywy i mam jeszcze bardzo wiele pomysłów, jak moglibyśmy z niego korzystać. To system, który rośnie razem z nami.”
O Widoczni
Widoczni to jedna z największych agencji digital marketingu AI Friendly w Polsce. Od ponad 25 lat pomaga firmom rozwijać sprzedaż i budować widoczność online, łącząc strategię, dane, technologię i doświadczenie ponad 170 specjalistów.
Agencja specjalizuje się w kompleksowym digital marketingu – od SEO i kampanii płatnych, przez UX i analitykę, aż po SEO AI, które pozwala markom budować widoczność nie tylko w Google, ale również w odpowiedziach generowanych przez ChatGPT, Gemini, Perplexity czy Google AI Overviews.
Widoczni koncentrują działania na realnych celach biznesowych klientów – sprzedaży, pozyskiwaniu wartościowych leadów i wzroście rentowności. Od lat działają zgodnie z zasadą: ich kampanie mają się finansować same.
Skuteczność agencji potwierdzają setki opinii klientów, liczne historie sukcesu oraz status Google Premier Partner.
Spis treści
Autor
Chcesz osiągnąć podobne wyniki w swojej firmie?
Poznaj PeopleForce i przekonaj się, jak łatwo możesz zautomatyzować codzienną pracę, zebrać dane o zespole w jednym miejscu i dopasować narzędzie do potrzeb Twojej firmy.