Legajo del trabajador: qué debe tener y cómo pasarlo a legajo digital

En resumen: el legajo del trabajador es el registro que reúne los datos, documentos e historia laboral de cada colaborador, desde el ingreso hasta la baja. Un buen legajo incluye datos personales, contrato, puesto, sueldo, certificados y antecedentes de desempeño. Pasarlo a un legajo digital te permite tener todo en un solo lugar, con histórico y sin carpetas dispersas.

En las conversaciones que tenemos con equipos de RRHH de la región, "legajo" es la palabra que más se repite. Nadie duda de que haya que tenerlo. La duda es otra: qué se puede meter adentro, cómo se ordena lo que ya existe y qué queda cuando alguien se va. Esta guía responde esas preguntas.

¿Qué es el legajo del trabajador?

El legajo del trabajador (también llamado legajo personal, y en Uruguay muchas veces "ficha") es el expediente de cada colaborador dentro de la empresa. Ahí vive todo lo que RRHH necesita saber de esa persona: quién es, cómo ingresó, qué puesto ocupa, cuánto cobra, qué documentos firmó y cómo fue su recorrido.

Durante años el legajo fue una carpeta física en un armario. Hoy, en la mayoría de las empresas, es una mezcla: una parte en papel, otra en un Excel, otra en el mail de alguien del equipo. Ese es justamente el problema. En el 37% de las llamadas donde un equipo de RRHH nos cuenta un dolor, el dolor es la información dispersa.

¿Qué documentos y datos tiene que tener un legajo?

Cada país tiene sus propios requisitos, así que conviene validar con tu asesor laboral qué documentación es obligatoria en tu caso. Como buena práctica, un legajo completo suele organizarse en cinco bloques.

Datos personales y de contacto

Nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, domicilio, contacto de emergencia y datos familiares relevantes para beneficios o licencias.

Datos de contratación

Fecha de ingreso, tipo de contrato, jornada, área, líder directo y centro de costo o razón social, si la empresa tiene varias.

Puesto, sueldo y trayectoria

Puesto actual, cambios de puesto, historial de sueldos y compensaciones. Este bloque es el que más se pierde cuando el legajo vive en carpetas, porque cada cambio queda en un papel distinto.

Documentos

Contrato firmado, CV, títulos, certificados laborales y de estudio, certificados médicos, constancias de capacitación y cualquier documento que la persona haya firmado durante su relación con la empresa.

Desempeño y antecedentes

Resultados de evaluaciones, objetivos, feedback, reconocimientos y también llamados de atención o sanciones, si los hubo.

¿Se pueden guardar PDFs escaneados, certificados y llamados de atención?

Sí. Un legajo digital admite cualquier documento que hoy tengas en papel o en tu computadora: PDFs escaneados, certificados, recibos, llamados de atención. Es una de las preguntas más frecuentes que escuchamos, casi siempre formulada así:

Se puede, y es un buen punto de partida si tienes años de carpetas acumuladas. Aun así, conviene separar los documentos por tipo (contrato, certificados, antecedentes) para encontrar rápido lo que buscas. En PeopleForce, los documentos del perfil se ordenan en carpetas y se abren con vista previa (PDF, imágenes y Word), sin descargarlos.

¿Qué pasa con el histórico de sueldos y cambios de puesto?

El histórico es parte del legajo, no un archivo aparte. Cada aumento, promoción o cambio de área debería quedar registrado con su fecha, de modo que puedas ver la foto de hoy y también cómo llegó esa persona hasta aquí.

En una planilla, el sueldo nuevo suele pisar al viejo y la historia se pierde. En un legajo digital, el cambio se suma al historial y puedes responder rápido "¿cuándo fue su último ajuste?". En PeopleForce, cada cambio de puesto, salario o condición de empleo se registra con su fecha de vigencia, y también puedes dejar programado un cambio a futuro, como un aumento que rige desde el mes próximo.

¿Qué pasa con el legajo cuando alguien se va?

El legajo no desaparece con la baja. En PeopleForce, al desvincular a alguien su perfil queda como desvinculado con todo su historial. Ver a los desvinculados es un permiso aparte y eliminar un perfil es una acción deliberada. El plazo para guardarlo depende de cada país: revísalo con tu asesor laboral.

Conservar los legajos de las bajas también sirve para analizar la rotación: cuánto duran las personas, en qué áreas se van más y por qué.

¿Cómo pasar de la carpeta o el Excel a un legajo digital?

No hace falta digitalizar todo el primer día. Estos pasos te ayudan a hacerlo en orden:

1. Define qué campos vas a usar. Parte de los cinco bloques de arriba y agrega lo propio de tu empresa (talle de uniforme, sede, idiomas).

2. Ordena la información en una sola planilla. Un Excel con una fila por colaborador y una columna por dato es la base para la carga inicial. En PeopleForce se importa de forma masiva desde Excel o CSV con un asistente, sin cargar persona por persona.

3. Junta los documentos por persona. Escanea lo que está en papel y nombra los archivos con un criterio fijo (apellido, tipo de documento, fecha).

4. Carga primero los activos. Después sigue con el histórico y con las bajas que quieras conservar.

5. Pide a cada colaborador que revise y complete sus datos. Es la forma más rápida de corregir errores y mantener el legajo al día.

El trabajo previo es lo que más acelera. Aldana David, HRBP de Open IT, lo resume así: "El ir preparando ya la información que queríamos automatizar hizo que la implementación fuera muchísimo más rápida". En Verde, una cooperativa uruguaya de unas 130 personas que nunca había tenido área de Capital Humano en más de 50 años, la parte central (perfiles creados de forma masiva e informes funcionando) quedó lista en 3 semanas.

Cómo se ve el legajo digital en una plataforma de RRHH

En PeopleForce, cada colaborador tiene un perfil que funciona como su legajo digital. Ahí se reúnen sus datos personales, su puesto, su líder, su historial laboral, su sueldo y compensaciones, sus habilidades y sus documentos. Los campos son flexibles: puedes sumar los que tu empresa necesite.

Lo que cambia respecto de la carpeta es lo que pasa alrededor del legajo:

• Documentos por carpetas y firma electrónica. Subes contratos, certificados o políticas al perfil, los ves con vista previa y los envías a firmar. Las certificaciones marcan cuándo están vencidas o por vencer.

• Autoservicio con permisos por rol. Cada colaborador ve su perfil y edita lo que le habilites, con permisos por rol campo por campo (ver o editar) para los datos propios, los de su equipo y los del resto.

• Ingresos y bajas con tareas asignadas. Cuando alguien entra o se va, se disparan tareas, documentos y mails a cada área. Si quieres profundizar en el ingreso, lee nuestra guía de inducción de personal.

• Organigrama que se arma solo. Se genera desde quién reporta a quién: cada cambio de líder se refleja solo. Más sobre esto en organigrama de una empresa.

• Informes. Con los datos en un solo lugar, puedes cruzar información de dotación, antigüedad o rotación sin armar planillas a mano.

Como dice Mariana Cabrera, Gerente de Capital Humano y Estrategia de Verde: "El centralizar la información es el real poder de la herramienta".

Qué mirar antes de elegir dónde guardar tus legajos

Si estás evaluando pasar tus legajos a un sistema, estas preguntas te ayudan a comparar:

• ¿Puedo configurar los campos del perfil según lo que usa mi empresa?

• ¿Admite cualquier tipo de documento (PDF, imágenes, escaneos)?

• ¿Guarda el histórico de puesto y sueldo, o solo el dato actual?

• ¿Qué pasa con la información de las bajas?

• ¿Cómo es la carga inicial: uno por uno o masiva desde un Excel?

• ¿Quién puede ver qué? ¿Puedo definir permisos por rol?

• ¿El legajo se conecta con vacaciones, evaluaciones e ingresos, o queda aislado?

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre legajo del trabajador y legajo personal?

Son lo mismo. Legajo del trabajador, legajo personal y, en Uruguay, ficha son formas distintas de llamar al registro que reúne los datos, documentos e historia laboral de cada colaborador. Lo importante no es el nombre sino que esté completo, actualizado y en un lugar donde RRHH pueda encontrarlo rápido.

¿Qué es un legajo digital?

Un legajo digital es la versión en sistema del legajo en papel. Reúne en un perfil online los datos, documentos e historial de cada colaborador, en lugar de repartirlos entre carpetas, planillas y mails. La ventaja principal es tener todo en un solo lugar, con histórico y con acceso controlado para cada persona del equipo.

¿Puedo subir documentos escaneados al legajo digital?

Sí, puedes subir PDFs escaneados, fotos de documentos y archivos digitales. Si tienes muchas carpetas en papel, puedes empezar escaneando un archivo por persona y después ordenar por tipo de documento. Separar contrato, certificados y antecedentes hace que encontrar un documento puntual sea mucho más rápido.

¿Qué pasa con el legajo cuando alguien se va de la empresa?

El legajo no se borra: en PeopleForce, el perfil queda como desvinculado y conserva todo su historial, con documentos, puestos, sueldos y motivo de salida. Ver a los desvinculados es un permiso aparte y eliminar un perfil es una acción deliberada. Cuánto tiempo guardarlo depende de cada país, así que confírmalo con tu asesor laboral.

¿Cuánto tarda pasar los legajos de Excel a un sistema?

Depende de cuán ordenada esté la información de partida, pero puede ser cuestión de semanas. En Verde, la parte central con perfiles creados de forma masiva quedó lista en 3 semanas. Tener los datos en una sola planilla ayuda, porque se importa de una vez desde Excel o CSV.

Ordena tus legajos en un solo lugar

Si hoy tus legajos viven entre carpetas, planillas y mails, no necesitas empezar de cero: necesitas un lugar donde juntarlos. En PeopleForce, el legajo digital es la base desde la que se ordenan los ingresos, las vacaciones, las evaluaciones y los informes.

Agenda una demo y te mostramos cómo se vería el legajo de tu equipo, con tus campos y tus documentos.