Integración con Google Calendar: entrevistas, reuniones 1:1 y ausencias

Qué agrega la integración a tus calendarios

Basta con programar en PeopleForce: nadie copia una reunión al calendario ni pega a mano un enlace de video. Más de 500 empresas tienen la integración conectada.

Los flujos de trabajo también pueden agregar eventos con el paso Crear un evento de calendario: por ejemplo, una reunión de bienvenida en la primera semana de una persona recién contratada.

Entrevistas con enlace de Google Meet

Cuando programas una entrevista, se agrega a tu Google Calendar y se invita a quienes entrevistan y también a la persona candidata, salvo que desmarques la casilla Invitar candidato. El evento incluye la vacante, los datos y el currículum de la persona candidata y, si el método es Google Meet, un enlace de Meet. En el último año, más de 110.000 entrevistas llegaron así a Google Calendar.

Reuniones 1:1 recurrentes con sus temas de conversación

Una reunión 1:1 semanal o mensual se convierte en un único evento recurrente en el calendario de quien la organiza. La otra persona recibe la invitación, y el evento incluye un enlace de Google Meet y los temas de conversación que no son privados. Una reunión 1:1 que se agrega fuera de la serie tiene un evento aparte.

Ausencias aprobadas en el calendario de quien se ausenta

Cuando se aprueba la solicitud, la ausencia aparece en el calendario de esa persona, todo el día o durante las horas solicitadas. La política de licencias define cómo se muestra: ocupado si es tiempo no trabajado y libre si se sigue trabajando, por ejemplo, desde casa. Si se retira la solicitud, el evento se elimina.

Horarios libres según los calendarios de quienes participan

El selector de horario revisa los calendarios de quienes entrevistan, o de las dos personas de una reunión 1:1, y solo muestra los horarios en los que todas esas personas están libres, en intervalos de 15 o 30 minutos. Tiene en cuenta cuándo están ocupadas, no qué eventos tienen.

Funcionamiento

Qué datos se intercambian entre PeopleForce y Google Calendar

Casi todo va en una sola dirección. PeopleForce crea cada evento unos instantes después de que se programe o se apruebe algo, y mantiene al día las entrevistas y las reuniones 1:1 a medida que cambian. En sentido contrario llegan el enlace de Google Meet, que PeopleForce muestra como un botón Unirse, y los horarios ocupados para el selector de horario.

Qué se transfiere	Dirección	Cuándo	Datos
Entrevistas Programadas en Recruit	PeopleForce Google Calendar	al programarse se actualizan si se reprograman y se eliminan si se cancelan	asunto como título, hora, ubicación, quienes entrevistan, persona candidata (si se la invita), datos de la vacante y de la persona candidata, currículum, enlace de Google Meet
Reuniones 1:1 Configuradas en Perform	PeopleForce Google Calendar	al configurarse un solo evento recurrente para las reuniones 1:1 semanales y mensuales	“Reunión 1-a-1: nombre <> nombre”, hora, participantes, temas de conversación (excepto los privados), enlace de Google Meet
Ausencias aprobadas Solicitudes de licencia	PeopleForce Google Calendar	al aprobarse se eliminan si se retira la solicitud	tipo de licencia como título, fechas u horas, ocupado o libre, público o privado
Eventos de flujos de trabajo Paso Crear un evento de calendario	PeopleForce Google Calendar	al ejecutarse el paso	título, descripción, hora o todo el día, ubicación, personas invitadas, ocupado o libre
Enlace de Google Meet Entrevistas y reuniones 1:1	Google Calendar PeopleForce	al crearse el evento o al cambiar una entrevista a Google Meet	el enlace de Meet, que aparece como Unirse en la entrevista y en la reunión 1:1
Horarios ocupados Para el selector de horario	Google Calendar PeopleForce	al elegir un horario	períodos ocupados por persona en el día elegido, sin detalles de los eventos

Si mueves un evento en Google Calendar, PeopleForce conserva la hora original. Si reprogramas la entrevista o la reunión 1:1 en PeopleForce, el calendario se actualiza.

¿Programas entrevistas en Recruit?

Mira cómo funcionan juntos el selector de horario, los enlaces de Meet y las plantillas de invitación

Ver la programación de entrevistas

Configuración

Cómo se configura la conexión

Una sola conexión cubre a toda la empresa. Alguien con el rol de administrador avanzado (super admin) de Google Workspace autoriza una clave, una persona con acceso a los ajustes de Integraciones en PeopleForce la instala y nadie tiene que conectar su calendario por su cuenta.

Paso 1 · Google Workspace

Crea una clave y autorízala

La autorización requiere una cuenta de administrador avanzado de Google Workspace.

Crea una cuenta de servicio en Google Cloud con la API de Google Calendar habilitada y descarga su clave JSON. En las organizaciones de Cloud creadas a partir del 3 de mayo de 2024, primero alguien con el rol Administrador de políticas de la organización tiene que permitir la creación de claves
Autoriza su ID de cliente para la delegación de todo el dominio con el permiso https://www.googleapis.com/auth/calendar, en Seguridad → Control de acceso y datos → Controles de API
La delegación puede tardar hasta 24 horas en aplicarse y, si la aprobación de varias partes está activada, otra persona con el rol de administrador avanzado la confirma

Paso 2 · PeopleForce

Pega e instala la clave

Ajustes → Integraciones → Google Calendar, a cargo de una persona con permisos de administración en PeopleForce o con un rol que dé acceso a los ajustes de Integraciones.

Pega el contenido de la clave JSON en el campo JSON y haz clic en Instalar
PeopleForce prueba la clave en el calendario de quien la instala, así que su correo en PeopleForce tiene que ser una cuenta de tu Google Workspace
Después quedan incluidas todas las personas que tengan en PeopleForce un correo laboral de tu Workspace

Condiciones de la integración

A qué calendarios llega, para qué se usa el acceso y de qué lado queda la fuente de verdad.

Funciona con cuentas de Google Workspace

Las personas se identifican por el correo laboral que tienen registrado en PeopleForce, así que una dirección fuera de tu Workspace, como un Gmail personal, no queda incluida. La integración cubre la organización de Google Workspace en la que se autorizó la clave con una cuenta de administrador avanzado.

A qué da acceso la clave

El permiso de calendario y la delegación de todo el dominio le dan a la clave acceso completo a Google Calendar en todas las cuentas de tu Workspace. PeopleForce solo lo usa para agregar, actualizar y eliminar los eventos que crea, leer los horarios ocupados para el selector de horario y probar la conexión en el calendario de quien hizo la instalación. Los eventos de entrevistas y de reuniones 1:1 son privados de forma predeterminada; nuestro equipo puede hacerlos públicos si lo solicitas.

PeopleForce sigue siendo la fuente de verdad

Los cambios hechos en Google Calendar no se reflejan en PeopleForce. Al conectar no se copia nada: se agrega lo que se programa o se aprueba a partir de ese momento, y una reunión 1:1 recurrente creada antes aparece la próxima vez que se editen sus ajustes. Las ausencias importadas nunca se agregan, y si se desconecta la integración, los eventos existentes se mantienen.