Integracja z Google Calendar: rozmowy, spotkania 1:1 i nieobecności

Co integracja dodaje do kalendarzy

Wystarczy planować w PeopleForce: nikt nie przepisuje ręcznie spotkań do kalendarza ani nie wkleja linków do wideorozmów. Integracja jest podłączona w ponad 500 firmach.

Zautomatyzowane procesy również mogą dodawać wydarzenia dzięki krokowi „Utwórz wydarzenie w kalendarzu”: na przykład spotkanie powitalne w pierwszym tygodniu nowego pracownika.

Rozmowy rekrutacyjne z linkiem do Google Meet

Gdy planujesz rozmowę rekrutacyjną, trafia ona do Twojego Google Calendar, a zaproszenia dostają osoby prowadzące rozmowę oraz kandydat (o ile nie odznaczysz opcji „Zaproś kandydata”). Wydarzenie zawiera nazwę stanowiska, dane kandydata i CV, a przy rozmowie w Google Meet także link do spotkania. W ostatnim roku tą drogą trafiło do Google Calendar ponad 110 000 rozmów rekrutacyjnych.

Cykliczne spotkania 1:1 z tematami do omówienia

Spotkanie 1:1 powtarzane co tydzień lub co miesiąc trafia do kalendarza organizatora jako jedno wydarzenie cykliczne, z zaproszeniem dla pracownika, linkiem do Google Meet i tematami do omówienia (poza prywatnymi). Spotkanie 1:1 dodane poza cyklem pojawia się jako osobne wydarzenie.

Zatwierdzone nieobecności w kalendarzu pracownika

Po zatwierdzeniu wniosku nieobecność pojawia się we własnym kalendarzu pracownika, na cały dzień lub na wnioskowane godziny. Sposób wyświetlania zależy od typu aktywności w polityce nieobecności: czas niepracujący jest oznaczany jako „Zajęty”, a czas pracujący, np. praca zdalna, jako „Wolny”. Po wycofaniu wniosku wydarzenie znika.

Wolne terminy z kalendarzy wszystkich uczestników

Przy wyborze terminu PeopleForce sprawdza kalendarze osób prowadzących rozmowę rekrutacyjną albo obu stron spotkania 1:1 i pokazuje tylko te terminy, które są wolne we wszystkich tych kalendarzach, w odstępach co 15 lub 30 minut. Odczytuje, kiedy dana osoba jest zajęta, a nie to, czego dotyczą jej wydarzenia.

Jak to działa

Co przepływa między PeopleForce a Google Calendar

Dane płyną prawie wyłącznie w jedną stronę. PeopleForce tworzy wydarzenie chwilę po tym, jak coś zostanie zaplanowane lub zatwierdzone, i na bieżąco aktualizuje rozmowy rekrutacyjne oraz spotkania 1:1, gdy się zmieniają. W drugą stronę wraca link do Google Meet, który PeopleForce pokazuje jako przycisk „Dołącz”, oraz informacje o dostępności potrzebne przy wyborze terminu.

Co jest przesyłane	Kierunek	Kiedy	Dane
Rozmowy rekrutacyjne Planowane w module Recruit	PeopleForce Google Calendar	po zaplanowaniu aktualizowane po zmianie terminu, usuwane po odwołaniu	tytuł zaproszenia jako nazwa wydarzenia, termin, lokalizacja, osoby prowadzące rozmowę, kandydat (jeśli dostaje zaproszenie), informacje o stanowisku i kandydacie, CV, link do Google Meet
Spotkania 1:1 Tworzone w module Perform	PeopleForce Google Calendar	po utworzeniu jedno wydarzenie cykliczne dla spotkań 1:1 powtarzanych co tydzień lub co miesiąc	„Spotkanie 1:1: imię i nazwisko <> imię i nazwisko”, termin, uczestnicy, tematy do omówienia oprócz prywatnych, link do Google Meet
Zatwierdzone nieobecności Wnioski o nieobecność	PeopleForce Google Calendar	po zatwierdzeniu usuwane po wycofaniu	typ nieobecności jako tytuł, daty lub godziny, status „Zajęty” lub „Wolny”, widoczność publiczna lub prywatna
Wydarzenia z procesów Krok „Utwórz wydarzenie w kalendarzu”	PeopleForce Google Calendar	po uruchomieniu kroku	tytuł, opis, godzina lub cały dzień, lokalizacja, goście, status „Zajęty” lub „Wolny”
Link do Google Meet Rozmowy i spotkania 1:1	Google Calendar PeopleForce	po utworzeniu wydarzenia lub po przełączeniu rozmowy na Google Meet	link do Meet, widoczny jako „Dołącz” przy rozmowie i spotkaniu 1:1
Zajęte terminy Dla wyboru terminu	Google Calendar PeopleForce	podczas planowania	zajęte godziny dla każdej osoby w wybranym dniu, bez szczegółów wydarzeń

Jeśli przesuniesz wydarzenie w Google Calendar, PeopleForce zachowa pierwotny termin. Jeśli przełożysz rozmowę lub spotkanie 1:1 w PeopleForce, kalendarz się zaktualizuje.

Planujesz rozmowy rekrutacyjne w module Recruit?

Zobacz, jak współdziałają wybór terminu, linki do Meet i szablony zaproszeń

Zobacz planowanie rozmów

Konfiguracja

Jak skonfigurować połączenie

Jedno połączenie obejmuje całą firmę. Superadministrator Google Workspace autoryzuje klucz, osoba z dostępem do ustawień integracji w PeopleForce go instaluje i nikt nie musi podłączać własnego kalendarza.

Krok 1 · Google Workspace

Utwórz i autoryzuj klucz

Klucz musi autoryzować superadministrator Google Workspace.

Utwórz w Google Cloud konto usługi, włącz Google Calendar API i pobierz klucz JSON tego konta. W organizacjach Google Cloud utworzonych 3 maja 2024 r. lub później tworzenie kluczy musi najpierw dopuścić osoba z rolą Organization Policy Administrator (roles/orgpolicy.policyAdmin)
Autoryzuj identyfikator klienta tego konta do przekazywania dostępu w całej domenie z zakresem https://www.googleapis.com/auth/calendar w sekcji Bezpieczeństwo → Dostęp do danych i kontrola nad nimi → Dostęp do interfejsów API
Przekazywanie dostępu zaczyna działać w ciągu 24 godzin, a jeśli włączone jest zatwierdzenie przez wiele osób, potwierdza je drugi superadministrator

Krok 2 · PeopleForce

Wklej klucz i zainstaluj

W sekcji Ustawienia → Integracje → Google Calendar ten krok wykonuje administrator PeopleForce albo osoba, której grupa uprawnień daje dostęp do ustawień integracji.

Wklej zawartość klucza JSON w pole JSON i kliknij „Instaluj”
PeopleForce testuje klucz na kalendarzu osoby instalującej integrację, dlatego jej adres e-mail w PeopleForce musi należeć do konta w tym Google Workspace
Integracja obejmuje wtedy wszystkie osoby, których służbowy adres e-mail w PeopleForce należy do Twojego Workspace

Zasady działania integracji

Do czyich kalendarzy dociera, do czego służy dostęp i która strona pozostaje głównym źródłem danych.

Działa z kontami Google Workspace

Osoby rozpoznajemy po służbowym adresie e-mail z PeopleForce, więc adres spoza Twojego Workspace, np. prywatny Gmail, nie jest objęty integracją. Integracja obejmuje tę organizację Google Workspace, której superadministrator autoryzuje klucz.

Do czego klucz daje dostęp

Zakres OAuth dla kalendarza i przekazywanie dostępu w całej domenie dają kluczowi pełne uprawnienia do Google Calendar na każdym koncie w Twoim Workspace. PeopleForce korzysta z nich wyłącznie do dodawania, aktualizowania i usuwania swoich wydarzeń, sprawdzania dostępności przy wyborze terminu oraz testowania połączenia na kalendarzu osoby instalującej integrację. Wydarzenia rozmów rekrutacyjnych i spotkań 1:1 są domyślnie prywatne; na Twoją prośbę nasz zespół może ustawić je jako publiczne.

PeopleForce pozostaje głównym źródłem danych

Zmiany wprowadzone w Google Calendar nie wracają do PeopleForce. Przy podłączeniu nic nie jest kopiowane: do Google Calendar trafia to, co zaplanowano lub zatwierdzono później, a cykliczne spotkanie 1:1 utworzone wcześniej pojawi się po najbliższej zmianie jego ustawień. Nieobecności zaimportowane do PeopleForce nigdy tam nie trafiają, a po odłączeniu integracji istniejące wydarzenia zostają w kalendarzach.