Integracja Outlook Calendar: rozmowy, 1:1 i nieobecności

Możliwości integracji

Planowanie odczytuje z Microsoft informację o dostępności, a każde wydarzenie w kalendarzu pozostaje powiązane z rozmową rekrutacyjną lub spotkaniem 1:1, z którego powstało.

Planowanie według rzeczywistej dostępności

Po zainstalowaniu integracji pole daty w formularzach rozmowy rekrutacyjnej i spotkania 1:1 zamienia się w wybór dostępnych terminów: PeopleForce odczytuje z Microsoft wolny i zajęty czas zaproszonych osób prowadzących rozmowę w wybranym dniu — przy 1:1 obu uczestników — i proponuje tylko terminy, w których wszyscy są wolni. Skład prowadzących ustala się za jednym razem zamiast w trzech wiadomościach. Zajętość to jedyne dane kalendarza, które trafiają na ekran PeopleForce — bez tytułów i szczegółów. Gdy firma korzysta z obu integracji kalendarza, dostępność odczytywana jest z Outlooka.

Każde wydarzenie pozostaje powiązane z rekordem w PeopleForce

Wydarzenie w Outlooku nie jest kopią, która z czasem się rozjeżdża. Pozostaje powiązane z rozmową lub spotkaniem 1:1, z którego powstało, więc jedna zmiana w PeopleForce aktualizuje zaproszenie, które uczestnicy już mają, i wszyscy pracują z tą samą godziną.

Mechanika

Automatyczne tworzenie wydarzeń w trzech modułach

Nic nie jest kopiowane ręcznie i nic nie czeka na nocną synchronizację. Każdy rekord staje się wydarzeniem w kalendarzu w chwili zaplanowania lub zatwierdzenia w PeopleForce i pozostaje z nim powiązany.

Rekord w PeopleForce	Kierunek	Kiedy powstaje	Wydarzenie w Outlooku
Zaplanowano rozmowę rekrutacyjną	PeopleForce Outlook	Przy planowaniu Zmiana terminu przesuwa wydarzenie; anulowanie je usuwa.	W kalendarzu organizatora, z zaproszonymi osobami prowadzącymi rozmowę — i kandydatem, jeśli rozmowa wysyła mu powiadomienie. Link do Microsoft Teams dodawany jest, gdy metodą rozmowy jest Microsoft Teams.
Zaplanowano spotkanie 1:1	PeopleForce Outlook	Przy planowaniu Zmiana terminu przesuwa serię; anulowanie ją usuwa.	W kalendarzu organizatora z zaproszonym drugim uczestnikiem, powtarzane zgodnie z harmonogramem 1:1, zawsze z linkiem do Microsoft Teams. Jednorazowe spotkanie poza harmonogramem ma własne wydarzenie, również z linkiem.
Zatwierdzono wniosek o nieobecność	PeopleForce Outlook	Przy zatwierdzeniu Wycofanie lub usunięcie wniosku usuwa wydarzenia.	W kalendarzu osoby, której dotyczy nieobecność — jedno całodniowe wydarzenie dla całego wniosku albo jedno wydarzenie na dzień we wnioskowanych godzinach, zależnie od polityki nieobecności.

Nieobecność podlega swojej polityce: to polityka decyduje, czy wydarzenie obejmuje całe dni czy wnioskowane godziny, czy osoba jest oznaczona jako zajęta i — przy wydarzeniach całodniowych — czy wpis jest prywatny.

Moduły

Skąd pochodzą te wydarzenia

Moduł	Wydarzenia
PeopleRecruit	Rozmowy rekrutacyjne
PeoplePerform	Spotkania 1:1
Core HR	Nieobecności

Jak dane odpowiadają sobie w obu systemach

Rekordy przepływają w jedną stronę, a z powrotem wraca tylko jeden wąski kanał — odpowiedź dla przeglądu IT w trzech punktach.

Źródło danych: PeopleForce

Rozmowy, spotkania 1:1 i nieobecności są tworzone, zatwierdzane i zmieniane tutaj, razem z politykami, rolami i historią. Kalendarz odzwierciedla każdą zmianę.

Zapis do Outlooka: wydarzenie w kalendarzu

Każdy rekord staje się wydarzeniem we własnym kalendarzu właściwej osoby, na każdym jej urządzeniu. Edycja w Outlooku zmienia tylko to wydarzenie; rekord HR pozostaje nadrzędny w PeopleForce.