Integracja Microsoft Teams: powiadomienia HR i podsumowania

Możliwości integracji

Po podłączeniu zdarzenia HR trafiają tam, gdzie ludzie już ze sobą rozmawiają, a HR publikuje wiadomości na kanałach według harmonogramu, a nie ręcznie.

Osobiste powiadomienia o zdarzeniach HR

Wniosek czekający na akceptację, przypisane zadanie, wzmianka w notatce, przypomnienie o 1:1, ankieta Pulse i kudos przychodzą jako karty na czacie prywatnym. Każda karta otwiera odpowiednią stronę w PeopleForce, a po podjęciu decyzji aktualizuje się i pokazuje wynik.

Codzienne podsumowania na kanałach zespołów

Kto jest dziś na urlopie, urodziny, rocznice zatrudnienia, nowe osoby i święta państwowe przychodzą jedną wiadomością na wybrane kanały, o ustalonej godzinie i w ustalone dni. Podsumowanie wychodzi w dni, w które jest o czym informować, w domyślnym języku firmy.

Posty na kanałach z kudos i zmianami w zespołach

Po skonfigurowaniu automatyzacji typu Post każde kudos i ankieta utworzone w PeopleForce od razu pojawiają się na wybranych kanałach. Osobna automatyzacja typu Zdarzenie publikuje zmiany w zespołach: nowa osoba, aktualizacja profilu, odejście z firmy. Jej filtr osób decyduje, czyje zdarzenia są ogłaszane.

Mechanika

Jakie zdarzenia trafiają do Teams

Dane płyną z PeopleForce do Microsoft Teams: karty osobiste w momencie zdarzenia, podsumowania na kanałach według harmonogramu. Decyzje zapadają w PeopleForce, a karta w Teams aktualizuje się i pokazuje wynik.

Co jest przekazywane	Gdzie w Teams	Kiedy	Dane
Wnioski do akceptacji wnioski urlopowe i inne akceptacje	PeopleForce Microsoft Teams	przy złożeniu, przypomnienie do czasu decyzji czat prywatny osoby akceptującej	typ wniosku, typ urlopu, daty, link «Zobacz w PeopleForce», status końcowy: Zaakceptowany, Odrzucony, Wycofany
Powiadomienia robocze zadania, wzmianki, kudos, 1:1, ankiety, oceny	PeopleForce Microsoft Teams	w momencie zdarzenia czat prywatny osoby	nazwa zadania, notatka lub komentarz, treść kudos, link do spotkania, termin ankiety, termin oceny
Ogłoszenia gdy autor wybiera dostarczenie przez komunikator	PeopleForce Microsoft Teams	przy publikacji czat każdego odbiorcy	tytuł, autor, treść
Codzienne podsumowanie jedna wiadomość na kanał dziennie	PeopleForce Microsoft Teams	według harmonogramu wybrane kanały	kto jest dziś na urlopie, urodziny, rocznice zatrudnienia, nowe osoby, święta państwowe
Posty na kanałach kudos, ankiety i zmiany w zespołach	PeopleForce Microsoft Teams	w momencie zdarzenia wybrane kanały	kudos, ankiety, nowa osoba, aktualizacja profilu, odejście z firmy

Karty osobiste używają języka interfejsu odbiorcy w PeopleForce, a podsumowania na kanałach domyślnego języka firmy. Prywatne typy urlopów pojawiają się w podsumowaniu jako dzień roboczy lub wolny, więc powód zostaje w karcie osoby.

Linki do spotkań Teams na rozmowy rekrutacyjne tworzy integracja z Outlook Calendar

to ona tworzy wydarzenie i dodaje link do spotkania

Outlook Calendar

Kanały

Co można skonfigurować

Powiadomienia osobiste działają od razu. Poniższe parametry dotyczą automatyzacji dla kanałów, które tworzy się w sekcji Ustawienia → Integracje → Microsoft Teams i sprawdza wiadomością testową.

Parametr	Opcje
Typ automatyzacji	Codzienne podsumowanie, Post lub Zdarzenie; każda przypisana do jednego lub kilku kanałów
Kanały Teams	Jeden lub kilka kanałów z zespołów Microsoft 365; lista pobierana jest po podłączeniu
Typy urlopów w podsumowaniu	Wszystkie lub wybrane; prywatne typy widoczne jako dzień roboczy lub wolny
Filtr osób	Wszyscy albo wybrane osoby i grupy, dla podsumowania i postów o zdarzeniach
Harmonogram	Dni tygodnia, godzina i strefa czasowa codziennego podsumowania
Tytuł podsumowania	Dowolny tekst; domyślnie «Codzienne podsumowanie»
Test	Wysyła wiadomość testową na wybrane kanały od razu

Warunki działania integracji

Kto podłącza integrację, jak osoby są dopasowywane do kont Teams i gdzie odbywają się działania stojące za każdą kartą.

Podłączenie — przez administratora Microsoft 365

Administrator PeopleForce otwiera Ustawienia → Integracje → Microsoft Teams; przycisk prowadzi do ekranu zgody Microsoft. Administrator Microsoft 365 potwierdza ją raz, a ta jedna zgoda obejmuje całą organizację.

Dopasowanie osób — po służbowym e-mailu

Osoba otrzymuje karty, gdy jej e-mail w PeopleForce zgadza się z kontem Microsoft 365. Aplikacja PeopleForce instaluje się w jej Teams razem z pierwszą wiadomością, więc nie trzeba niczego konfigurować.

Działania — w PeopleForce

Karta w Teams pokazuje zdarzenie i prowadzi prosto do niego. Akceptacja wniosku, odpowiedź na ankietę czy wykonanie zadania odbywają się w PeopleForce lub aplikacji mobilnej, a karta w Teams aktualizuje status.