Integración con Outlook Calendar: entrevistas, 1:1 y ausencias

Capacidades de la integración

La planificación lee de Microsoft el tiempo libre y ocupado, y cada entrada del calendario sigue vinculada a la entrevista o al 1:1 del que salió.

Planificación según la disponibilidad real

Con la integración instalada, el campo de fecha en los formularios de entrevista y de 1:1 se convierte en un selector de disponibilidad: PeopleForce lee de Microsoft el tiempo libre y ocupado de los entrevistadores invitados para el día que elegiste (en un 1:1, el de ambas personas) y ofrece solo los horarios en que todos están libres. El panel se acuerda en un solo paso en lugar de tres mensajes. El tiempo ocupado es el único dato del calendario que llega a una pantalla de PeopleForce: nunca títulos ni detalles. Si tu empresa usa las dos integraciones de calendario, la disponibilidad se lee de Outlook.

Cada entrada sigue vinculada a su registro en PeopleForce

La entrada de Outlook no es una copia que se desfasa. Sigue vinculada a la entrevista o al 1:1 del que salió, así que un cambio en PeopleForce actualiza la invitación que las personas ya tienen y todos trabajan con la misma hora.

Mecánica

Creación automática de eventos en tres módulos

Nada se copia a mano y nada espera una sincronización nocturna. Cada registro se convierte en una entrada del calendario en cuanto se programa o se aprueba en PeopleForce, y sigue vinculado a ella después.

Registro en PeopleForce	Dirección	Cuándo se crea	Entrada en Outlook
Se programa una entrevista	PeopleForce Outlook	Al programarla Reprogramar mueve el evento; cancelar lo elimina.	En el calendario del organizador, con los entrevistadores invitados, y también el candidato cuando la entrevista le envía una notificación. Se agrega un enlace de Microsoft Teams cuando el método de la entrevista es Microsoft Teams.
Se programa un 1:1	PeopleForce Outlook	Al programarlo Reprogramar mueve la serie; cancelar la elimina.	En el calendario del organizador con la otra persona invitada, repitiéndose según la frecuencia del 1:1 y siempre con un enlace de Microsoft Teams. Una reunión puntual fuera de la frecuencia tiene su propio evento, también con enlace.
Se aprueba una solicitud de ausencia	PeopleForce Outlook	Al aprobarla Retirar o eliminar la solicitud elimina los eventos.	En el calendario de la persona a la que pertenece la ausencia: un evento de día completo para toda la solicitud o un evento por día en las horas solicitadas, según la política de ausencias.

Cada ausencia sigue su política: la política decide si el evento cubre días completos o las horas solicitadas, si la persona aparece como ocupada y, en los eventos de día completo, si la entrada es privada.

Módulos

De dónde vienen estos eventos

Módulo	Eventos
PeopleRecruit	Entrevistas
PeoplePerform	Reuniones 1:1
Core HR	Ausencias

Cómo se corresponden los datos entre los dos sistemas

Los registros viajan en un solo sentido y vuelve un único canal estrecho: la respuesta que pide una revisión de IT, en tres líneas.

Fuente de verdad: PeopleForce

Las entrevistas, los 1:1 y las ausencias se crean, se aprueban y se cambian aquí, con las políticas, los roles y el historial que hay detrás. El calendario sigue cada cambio.

Escrito en Outlook: la entrada del calendario

Cada registro se convierte en una entrada en el calendario de la persona correspondiente, en cualquier dispositivo que use. Una edición hecha allí cambia solo esa entrada; el registro de HR sigue siendo el oficial en PeopleForce.

De vuelta: solo tiempo libre y ocupado

Se solicita en el momento en que alguien elige un horario, se usa para filtrar las opciones y no se guarda: sin títulos, sin asistentes, sin detalles.