Рекрутингове програмне забезпечення

Бажаєте залучати кандидатів на роботу за допомогою ефективного та результативного рекрутингу? Скористайтеся правильним програмним забезпеченням.

Що таке програмне забезпечення для рекрутингу?

Програмне забезпечення для рекрутингу — це загальний термін, який може включати модуль для рекрутингу в HRM-системі, CRM-програму для рекрутингу, окрему програму для рекрутингу ATS (Applicant Tracking System) або будь-який монофункціональний рекрутинговий інструмент (додаток). Всі вони мають одну мету: допомогти покращити процес залучення кандидатів у компанії шляхом автоматизації повторюваних завдань, функціонального управління процесом і документацією, а також надання розширеної аналітики та звітності.

Це залежить від потреб компанії і від того, яке програмне забезпечення для рекрутингу вона обирає. Програмне забезпечення для рекрутингу в малому бізнесі, безумовно, відрізнятиметься від програмного забезпечення для великих корпорацій, оскільки їхні кадрові процеси також будуть відрізнятися. Зрештою, корпоративні HR-відділи мають зовсім інші плани дій та аналітичні потреби.

Функції програмного забезпечення для рекрутингу

Ми не хочемо вдаватися в подробиці про монофункціональні рекрутингові інструменти або програмне забезпечення типу CRM. Чому? Існує багато простих інструментів, і відмінності між різними рішеннями часто ледь помітні або взагалі відсутні (за винятком, можливо, візуального оформлення). Це, наприклад, календарі, додатки для збору документів, віртуальні комунікатори для чатів і відеодзвінків, системи автоматизації розсилки тощо.

З іншого боку, CRM-програмне забезпечення використовується для того, щоб персоналізувати шлях кандидата і переконати його подати своє резюме в нашу компанію. Воно підтримує процеси "навколо" рекрутингу, такі як

• брендинг роботодавця

• створення контенту для пошукачів

• оптимізація комунікації з кандидатами, які активно шукають роботу, та пасивними кандидатами (включаючи покращення сторінки "Кар'єра" та активності в соціальних мережах).

Ми зосередимося лише на програмному забезпеченні для рекрутингу, яке підтримує діяльність рекрутерів від етапу подачі заявки кандидатом, через відбір, до пропозиції працевлаштування, тобто на системі ATS.

Система відстеження кандидатів, також відома як система управління підбором персоналу або рекрутингова платформа, може бути окремим рішенням або частиною HRM-системи. Її основними функціями є:

• розміщення та управління оголошеннями про найм на кар'єрних сторінках, порталах з працевлаштування та рекрутингових платформах

• відстеження статусу заявок на роботу та резюме — визначення того, які кандидати подали заявки на які посади і на якому етапі процесу вони зараз перебувають

• планування комунікацій з кандидатами — надсилання кореспонденції з використанням шаблонів повідомлень, автоматичних нагадувань, планування зустрічей;

• парсинг резюме — аналіз заявок, що надходять, групування їх у базі даних для перегляду за допомогою різних фільтрів;

• аналітика та звітність, які дозволяють постійно контролювати різні показники ефективності процесу, такі як вартість одного найму, час найму, витрати на оборот і т.д.

Як працює рекрутингова програма?

Робота рекрутингової програми базується на автоматизації завдань, які виникають на послідовних етапах процесу.

• Ми використовуємо шаблони для створення опису вакансії або планування схеми електронного листування з кандидатом.
• Створюємо візуалізацію етапів рекрутингу — популярним рішенням є використання канбан-дошки.
• Для ефективного підбору кандидатів використовуємо інтеграцію системи з джоб-сайтами чи агенціями з працевлаштування.
• Ми збираємо заявки кандидатів у базі даних — ми можемо аналізувати їх, фільтрувати, тегувати, додавати примітки тощо.
• Використовуємо скринінгові тести для відбору потрібних талантів.
• Проводимо опитування для отримання зворотного зв'язку та визначення задоволеності кандидатів процесом рекрутингу (Candidate Experience).
• Ефективно спілкуємося з кандидатами, також повністю контролюємо кореспонденцію.
• Ми керуємо персональними даними відповідно до законодавства (включаючи GDPR).
• Створюємо звіти та аналізуємо заздалегідь обрані KPI.

Сьогодні рідко можна зустріти ATS, які не працюють у хмарному середовищі. Програмне забезпечення без підключення до Інтернету може добре працювати лише за певних обставин. Доступ до системи багатьох користувачів гарантує співпрацю між HR-фахівцями та керівниками інших підрозділів. Менеджери, які повідомляють про необхідність найму нових людей, можуть самостійно відстежувати процес рекрутингу в системі і спільно приймати рішення про кроки на наступних етапах процесу.

Які основні переваги використання рекрутингового програмного забезпечення?

Тепер давайте підсумуємо, що може отримати компанія, використовуючи рекрутингове програмне забезпечення. Вище ми вже згадували кілька переваг.

• Найважливішою з них буде автоматизація повторюваних завдань та економія часу і грошей (в тому числі на оплату праці рекрутерів).

• Весь рекрутинг можна координувати з одного місця, що полегшує відстеження його прогресу та планування наступних кроків — навіть якщо в ньому беруть участь кілька рекрутерів.

• Програмне забезпечення підвищує ефективність роботи рекрутерів — використання алгоритмів системи (ШІ) допомагає відбирати людей, які відповідають певному профілю компетенцій.

• Аналізуючи резюме та використовуючи фільтри, можна швидше звузити коло кандидатів і скоротити тривалість процесу рекрутингу, що дуже важливо, якщо до процесу долучається багато людей.

• Рекрутери можуть ефективніше спілкуватися з кандидатами, використовуючи шаблони та схеми листування. Це покращує якість рекрутингу, підвищує позитивні відчуття кандидатів (Candidate Experience) і допомагає формувати імідж роботодавця (Employer Branding).

• Використання ATS та її аналітичних інструментів дозволяє вдосконалити процес рекрутингу на основі отриманих даних.

• Використання програмного забезпечення гарантує, що весь процес буде відповідати законодавству — все, що вам потрібно зробити, це правильно налаштувати пункти політики конфіденційності, GDPR тощо.

• Коли ми говоримо про рекрутинг, ми зазвичай думаємо про оцифрований процес — з оголошенням про роботу в Інтернеті, резюме, що надходять електронною поштою або через онлайн-форми, та цифрове листування. Однак багато компаній все ще приймають традиційні резюме, і що тоді? Як поєднати класичний документ із сучасним програмним забезпеченням? Просто оцифруйте резюме і додайте його в систему з відповідним розширенням файлу. Знову ж таки, більше економії часу та більша ефективність для рекрутера.

Як програмне забезпечення для рекрутингу змінить роль рекрутера?

Використання програмного забезпечення в роботі вже нікого не дивує. Зрештою, ми всі хочемо заощадити час. Так чому б не віддати нудні і повторювані завдання алгоритмам? Навіть монофункціональний додаток, такий як календар, може підвищити нашу ефективність.

Мультипостинг, управління оголошеннями, перевірка того, який кандидат на якому етапі, пошук у стосі резюме в надії, що там ховається кандидат вашої мрії, рукописні нотатки на жовтих картках, прикріплених до кожної заявки, — все це залишилося в минулому! Якщо рекрутер використовує програмне забезпечення для рекрутингу — або ATS, або CRM-систему (або обидві!) — він виграє час, який може використати для кращого знайомства з кандидатами. Він може більше зосередитися на людях, а не на самому процесі.

Цікаво, чи може програмне забезпечення повністю замінити рекрутера? Алгоритми штучного інтелекту можуть оцінювати такі речі, як компетенції, знання та досвід. На основі розрахунків він може підібрати найкращих кандидатів. Однак тільки рекрутер може оцінити їхні м'які навички та побудувати стосунки з кандидатом — жодна система поки що не може цього зробити.

Підсумок

Програмне забезпечення для рекрутингу виконує завдання, які відбирають час рекрутерів. Воно дозволяє їм швидше відбирати підходящих кандидатів, керувати кількома завданнями і зосередитися на безпосередньому контакті з кандидатом. Ефективність рекрутингу зростає, а його вартість знижується — чого ще можна бажати? Проаналізуйте потреби вашої компанії, оберіть програмне забезпечення, яке забезпечить вам найбільші переваги, і насолоджуйтеся результатами більш успішного рекрутингу.