10 formas de acelerar la gestión documental en RRHH con firma electrónica

Tómate un segundo para pensar: ¿qué herramienta de RRHH se ha integrado tan profundamente en los procesos que sin ella volveríamos a la Edad de Piedra? Si tu respuesta es la firma electrónica, tienes toda la razón. Este elemento cotidiano se volvió parte integral del flujo de trabajo de cualquier manager de RRHH que se respete.

Y no es casualidad: según MBC Docs, las empresas que pasan a la gestión electrónica de documentos reducen los errores en el flujo documental un 90%. Y el mercado de la firma electrónica sigue creciendo: se espera que para 2026 sus ingresos aumenten hasta los 18.500 millones de dólares.

Parece que toda empresa debería tener firma electrónica. Sin embargo, si la idea de automatizar el flujo documental ya pasó por tu cabeza pero todavía no tienes las herramientas adecuadas a mano, es momento de incorporarlas a tu trabajo.

Aquí tienes 10 casos de uso en los que la firma electrónica salva tu flujo de gestión documental, y te salva a ti de errores, dolores de cabeza y el interminable seguimiento manual de firmas y documentos.

Simple, avanzada y cualificada: ¿qué tipos de firma electrónica existen?

Pero primero aclaremos los conceptos para que todos entendamos de qué firmas hablamos. ¡Sí, hay más de una!

Vamos por partes.

Una firma electrónica es el equivalente de la firma que una persona pone en un documento, y es totalmente legal y legítima.

Al mismo tiempo, este tipo de firma contiene una nota cifrada, protección y un vínculo con la identidad del firmante, lo que la hace válida según la legislación local e internacional.

Pero los tipos de firma electrónica, y en consecuencia su nivel de protección, varían. Desde la perspectiva de un especialista de RRHH, es importante saber que existen:

Ten en cuenta: si un tipo de firma cumple los estándares eIDAS, se considera válido según la legislación de la UE.

Pero la legislación laboral local sigue siendo importante, así que antes de adoptar la firma electrónica en tu equipo, consulta con tu asesor legal.

¿Cómo saber qué tipo de firma se ajusta a tu empresa y a los documentos que manejas con más frecuencia? Ahí tienes tu primer caso de uso.

Caso de uso #1. Asignar el tipo de firma según los requisitos de cada país

🇵🇱 Polonia, 🇸🇰 Eslovaquia, 🇦🇹 Austria, 🇩🇪 Alemania, 🇨🇿 República Checa

Documentos que puedes firmar con una firma electrónica avanzada (AES):

• Verificaciones de antecedentes de especialistas
• Formularios de consentimiento GDPR
• NDA y otros contratos
• Solicitudes de los empleados, incluidas las actualizaciones de datos personales
• Actas de entrega de equipos
• Solicitudes de reembolso de viajes o de viajes de negocios
• Cartas de referencia, etc.

Documentos que normalmente requieren una firma electrónica cualificada (QES):

• Contratos de trabajo
• Cuestionarios de empleados
• Acuerdos de no competencia
• Formularios médicos y fiscales
• Certificados, como los de antecedentes penales, y documentos legales
• Advertencias de despido

🇺🇦 Ucrania

Documentos que puedes firmar con una AES:

• Declaraciones de los empleados (por ejemplo, solicitudes de vacaciones, renuncias, traslados)
• Encuestas y cuestionarios internos
• Anuncios y comunicaciones internas
• Órdenes y directivas internas sin fuerza legal externa

Documentos que se recomienda firmar con una firma electrónica cualificada (QES):

• Acuerdos y contratos de trabajo
• Órdenes de contratación, despido o traslado interno
• Descripciones de puesto
• Informes disciplinarios
• Cualquier otro documento legalmente vinculante que pueda ser objeto de auditorías o inspecciones regulatorias

Caso de uso #2: automatizar la gestión documental con firma electrónica en una plataforma de RRHH

Si usas un sistema HRM, comprueba si ofrece software de firma electrónica o una integración que te permita obtener fácilmente las firmas de tus colegas, sin importar en qué parte del mundo estén.

En PeopleForce nos integramos con Autenti, un proveedor certificado que te permite usar firmas electrónicas cualificadas (QES) directamente dentro de la plataforma. Esto significa que no tendrás que cambiar de herramienta ni perder tiempo subiendo y descargando documentos. Todo ya está en tu cuenta de PeopleForce, donde puedes construir y automatizar tu flujo documental ideal.

Con esta integración puedes firmar legalmente y con rapidez casi cualquier tipo de documento, y una vez firmados, se guardan automáticamente en las carpetas de los empleados, listos para consultarlos y revisarlos en cualquier momento.

Caso de uso #3: agilizar el onboarding, el offboarding y otros procesos con flujos de documentos para empleados

Imagina que necesitas pedirle a un nuevo empleado que firme varios documentos antes de empezar a trabajar en la empresa. Pueden ser el contrato de trabajo, el NDA, el consentimiento GDPR, cartas de referencia, etc. Todo debe organizarse correctamente y guardarse en la carpeta del empleado, y tienes que hacer seguimiento de los estados de firma para asegurarte de que todo se complete.

¿Y si hay varios nuevos empleados a la vez? Incluso un profesional de RRHH con experiencia dedicaría horas a esta tarea, salvo que combine las herramientas de flujos de trabajo y firma electrónica en PeopleForce.

Con la posibilidad de configurar flujos de trabajo que envíen automáticamente plantillas de documentos a los nuevos empleados según su fecha de inicio, puedes recoger las firmas con solo unos clics. El sistema te mostrará los estados de firma y guardará los documentos en el perfil del nuevo empleado. El empleado valorará la comodidad de firmar todo dentro del sistema sin tener que ir a ningún lado, lo que refuerza tu marca empleadora.

Lo mismo aplica al offboarding: al final de la etapa de un empleado en la empresa, también es más fácil tener todos los documentos firmados de una vez.

Caso de uso #4: enviar recordatorios automáticos y plazos para la firma electrónica

Cuando un documento debe firmarse antes de una fecha concreta, asegúrate de usar las herramientas de flujos de trabajo para los recordatorios.

Primero, el sistema enviará automáticamente un recordatorio al correo y al panel del empleado. Pero eso no es todo: puedes crear un flujo de trabajo para que, si por cualquier motivo el documento no se firma en la fecha indicada, el sistema le envíe otro recordatorio. Configura la notificación, incorpórala al flujo de trabajo y activa los recordatorios: PeopleForce se encargará de que los empleados no olviden firmar sus documentos.

Caso de uso #5: firmar documentos para verificaciones de antecedentes y solicitudes legales

Cuando se trata de documentos relacionados con seguridad o asuntos legales, una firma electrónica simple no basta. En situaciones en las que el departamento de RRHH necesita solicitar un certificado de antecedentes penales, verificar los antecedentes de un candidato, firmar un acuerdo de responsabilidad material o preparar documentos para procedimientos judiciales, necesitarás una firma electrónica cualificada (QES).

Este tipo de firma tiene plena validez legal y es reconocida por los tribunales y otros organismos reguladores. Es perfecta para:

• Certificados de antecedentes penales
• Documentos notariados
• Acuerdos de responsabilidad material
• Contratos que regulan la propiedad intelectual
• Reclamaciones o advertencias legales
• Correspondencia con autoridades legales o policiales

En lugar de imprimir, escanear, enviar y esperar una firma física, todo puede hacerse en unos pocos clics con la firma electrónica integrada en tu sistema de RRHH.

Caso de uso #6: actualización masiva de políticas y documentos internos

Si tu cultura corporativa evoluciona rápido y actualizas con frecuencia la información dentro de la empresa, casi seguro necesitas la confirmación de los empleados, y probablemente sus firmas. ¿Qué haces cuando tienes más de 100, 200 o incluso más empleados?

Por ejemplo, si cambias la política de vacaciones, actualizas las reglas sobre información confidencial o lanzas un nuevo sistema de bonos, el departamento de RRHH tendrá que recoger la confirmación de todos los empleados. Antes, esto significaba múltiples recordatorios, un seguimiento manual de quién firmó y quién no, y reunir todo para las auditorías.

Con la firma electrónica, este proceso se vuelve mucho más simple. Puedes subir documentos de forma masiva, asignar firmantes con la coincidencia automática de nombres, y cada empleado recibirá una notificación y firmará todo en solo dos clics. Además, puedes ordenar las firmas por estado y ver fácilmente quién todavía tiene que firmar.

Caso de uso #7: cambios de puesto, ascensos o nuevas condiciones de compensación

Cuando la empresa o la legislación laboral local exige volver a firmar los contratos de trabajo por cambios de puesto, ascensos o cambios de responsabilidades, es esencial actualizar las condiciones de trabajo de la forma más fluida posible para ambas partes. Ya sea un nuevo nivel salarial, un complemento de bono, una enmienda al contrato o una orden interna, todo puede acordarse con firma electrónica en unos pocos clics.

A medida que cambia la estructura organizacional, la plataforma puede enviar el nuevo contrato al empleado, y así el proceso de transición o ascenso resulta fluido y agradable.

8) Caso de uso #8: firmar contratos con contratistas temporales o pasantes

Es un caso muy común en distintos departamentos: hay trabajo por proyecto, pero igual hace falta formalizarlo firmando un contrato de servicios temporal.

Incluso si la persona no es un empleado en el sistema y no tiene cuenta, PeopleForce (y la integración con Autenti) permite firmar con firma electrónica. Mantén todos tus contratos documentados y firmados de forma rápida y sin esfuerzo.

Caso de uso #9: flujo de gestión documental en movimiento

A veces, un manager necesita firmar con urgencia un contrato, un certificado o completar un traslado, pero está en un viaje de negocios, fuera de la oficina, trabajando desde casa o al teléfono. Antes, esto significaba demoras y dolores de cabeza para el manager de RRHH.

Con la firma electrónica, bastan unos clics en el smartphone. RRHH inicia el proceso, el manager firma el documento o una parte de él desde donde esté, y el proceso continúa sin interrupciones. Incluso si el equipo está repartido en distintas ciudades o países, es cómodo para todos.

Este caso de uso también aplica a candidatos o empleados: ¿reciben una oferta de trabajo y un contrato, o hay algo urgente que firmar mientras están fuera o durante el fin de semana? Pueden resolverlo todo desde el celular sin registrarse en servicios externos. PeopleForce permite gestionar todo desde una sola cuenta.

Caso de uso #10: preparar informes sobre gestión documental o firmas electrónicas

Todas las firmas vienen con certificados de validación: indican quién firmó el documento, cuándo, con qué tipo de firma y desde qué dispositivo. Estos datos tienen validez legal y pueden servir como prueba de las acciones de los empleados.

Además, el sistema registra automáticamente los documentos firmados y te permite filtrarlos por carpetas, estados o empleados concretos. Esto significa que los informes para la dirección, los auditores o los organismos públicos pueden generarse en unos pocos clics, sin recopilar información a mano ni crear hojas de cálculo adicionales.

Pasar a la firma electrónica: ¿por dónde empezar?

Digitalizar la gestión documental empieza con una hoja de ruta clara. Así es como la mayoría de los equipos inicia su camino hacia la firma electrónica:

• Audita tus procesos actuales. Entiende qué documentos siguen en papel y por qué.
• Elige tu proveedor de firma electrónica. Busca una herramienta segura, con reconocimiento legal y que encaje en tu flujo de trabajo.
• Alínate con el equipo legal. Asegúrate de que tu equipo legal esté de acuerdo en cuanto a cumplimiento y seguridad de los datos.
• Capacita a tu equipo de RRHH. Prepáralo para gestionar contratos, acuerdos y políticas de forma digital.
• Prueba y escala. Empieza con un grupo pequeño de empleados o un solo departamento, preferiblemente Operaciones, antes de extenderlo a toda la empresa.

Si quieres simplificar todo este proceso, PeopleForce te respalda: aquí puedes firmar, enviar y almacenar todo en un solo lugar. Sin herramientas extra, sin complicaciones extra.

Resumamos: ¿por qué necesitas la firma electrónica para la gestión documental?

La firma electrónica y la automatización de documentos son una forma real de ahorrar tiempo y minimizar la burocracia. Gracias a integraciones como las de PeopleForce, puedes recoger firmas, hacer seguimiento de los estados y almacenar documentos sin esfuerzo. Esto no solo acelera los procesos, sino que también reduce el riesgo de errores y permite que los equipos de RRHH se concentren en lo que realmente importa.

¿Te interesa el flujo documental automatizado o las funciones de nuestra integración de firma electrónica? Reserva una demo para ver cómo aplicarlas en la práctica con tu equipo.