Costo por contratación (cost per hire)

El costo por contratación (cost per hire) es una métrica de reclutamiento que muestra cuánto gasta una empresa, en promedio, para cubrir una vacante. Suma todos los costos ligados a la contratación en un periodo, tanto el dinero pagado a terceros como el tiempo interno y las herramientas usadas, y divide el total por la cantidad de personas contratadas en ese periodo. El resultado es el precio de una sola contratación, lo que hace comparables los presupuestos de reclutamiento entre equipos, años y canales.

La métrica fue estandarizada por SHRM y ANSI para que las empresas pudieran compararse entre sí. Los valores absolutos varían mucho según el país, la seniority y la industria, así que el número es más útil cuando se sigue en el tiempo y se desglosa por puesto o canal que cuando se compara con un promedio global.

Fórmula del costo por contratación

Costo por contratación = (costos externos de reclutamiento + costos internos de reclutamiento) ÷ cantidad de contrataciones

Si una empresa gasta 40.000 en costos externos y 20.000 en internos en un trimestre y hace 15 contrataciones, el costo por contratación es 60.000 ÷ 15 = 4.000. La fórmula es simple; el trabajo está en decidir qué entra en cada categoría y aplicar la misma regla siempre.

Qué cuenta como costo de reclutamiento

Los costos externos son pagos a terceros:

• Honorarios de agencias y headhunters
• Publicaciones en portales de empleo y avisos patrocinados
• Campañas de marca empleadora y publicidad de la página de carreras
• Eventos de reclutamiento, ferias de empleo y alianzas con universidades
• Verificaciones de antecedentes, assessments y pruebas
• Suscripciones a ATS y herramientas de sourcing
• Reubicación y bonos por firma
• Viajes de candidatos y gastos de entrevistas

Los costos internos son los recursos propios de la empresa dedicados a contratar:

• Salarios del equipo de reclutamiento, prorrateados al tiempo dedicado a contratar
• Tiempo de los managers y entrevistadores, estimado como horas × costo por hora
• Bonos por referidos de empleados
• Administración del onboarding, si la empresa la incluye en la definición

Dos cosas suelen excluirse: el salario de la persona contratada y el costo de la vacante mientras el puesto estuvo abierto. Lo segundo importa y vale la pena medirlo, pero pertenece al tiempo de cobertura, no al costo por contratación.

Cómo usar el costo por contratación

Comparar canales. El costo por contratación por fuente muestra si las agencias, los portales, los referidos o la página de carreras traen contrataciones al menor costo. Cruzado con datos de calidad de contratación, muestra qué canal merece más presupuesto y no solo cuál es el más barato.

Presupuestar y proyectar. Si el plan de contratación del próximo año prevé 30 personas y el costo por contratación es 3.500, el presupuesto de reclutamiento necesita al menos 105.000 antes de cualquier cambio en la mezcla o el mercado. Este es el vínculo entre la planificación de la fuerza laboral y finanzas.

Justificar inversiones. Un ATS, un programa de referidos o una campaña de marca empleadora suman costo a corto plazo. El costo por contratación antes y después es la forma más limpia de mostrar si se pagaron solos.

Detectar problemas. Un costo por contratación en alza con un volumen de contrataciones estable suele indicar mayor tiempo de cobertura, más uso de agencias o una experiencia del candidato más débil que pierde gente en las etapas finales.

Cómo bajar el costo por contratación sin bajar la calidad

1. Pasa de agencias a canales propios. Una página de carreras, un programa de referidos y una base de candidatos anteriores son inversiones únicas que recortan el costo por contratación durante años.
2. Acorta el proceso. Cada ronda extra de entrevistas cuesta tiempo de los entrevistadores y pierde candidatos. Define etapas, responsables y plazos, y elimina los pasos que no cambian la decisión.
3. Vuelve a contactar a candidatos anteriores. Los finalistas de búsquedas previas ya están evaluados y suelen ser más baratos de contratar que empezar de cero.
4. Registra bien la fuente de contratación. Sin eso, la comparación de canales es adivinar.
5. Automatiza la administración. Agendar entrevistas, actualizar estados, generar ofertas y el papeleo de onboarding consumen horas de reclutador que cuentan como costo interno.

Seguimiento del costo por contratación en PeopleForce

PeopleForce Recruit aporta el denominador y el desglose por canal: cada vacante tiene un pipeline con etapas definidas, cada candidato lleva una fuente y la contratación se registra cuando se acepta la oferta, así que la cantidad de contrataciones por periodo y por fuente está disponible sin planillas. Las vacantes se publican en portales de empleo y en una página de carreras con tu marca desde el mismo lugar, y los candidatos referidos quedan etiquetados al ingresar. Cuando se contrata a alguien, su perfil pasa a Core HR con fecha de ingreso, que es con lo que el cálculo del costo por contratación se cruza con el gasto registrado en finanzas. La agenda de entrevistas, los mensajes a candidatos y los documentos de oferta corren dentro de Recruit, así que las horas de reclutador que forman el costo interno se mantienen bajas.