Koszt rekrutacji (cost per hire)

Koszt rekrutacji (cost per hire) to metryka rekrutacyjna pokazująca, ile firma wydaje średnio na obsadzenie jednego wakatu. Sumuje wszystkie koszty związane z zatrudnianiem w danym okresie, zarówno pieniądze wypłacone podmiotom zewnętrznym, jak i wewnętrzny czas i narzędzia, i dzieli tę sumę przez liczbę osób zatrudnionych w tym okresie. Wynik to cena jednego zatrudnienia, która czyni budżety rekrutacyjne porównywalnymi między zespołami, latami i kanałami.

Metrykę ustandaryzowały SHRM i ANSI, by firmy mogły się ze sobą porównywać. Wartości bezwzględne bardzo się różnią w zależności od kraju, poziomu stanowiska i branży, dlatego liczba jest najbardziej użyteczna, gdy śledzi się ją w czasie i rozbija według roli lub kanału, a nie porównuje z jedną globalną średnią.

Wzór na koszt rekrutacji

Cost per hire = (zewnętrzne koszty rekrutacji + wewnętrzne koszty rekrutacji) ÷ liczba zatrudnień

Jeśli firma wydała w kwartale 40 000 na koszty zewnętrzne i 20 000 na wewnętrzne i zatrudniła 15 osób, koszt rekrutacji wynosi 60 000 ÷ 15 = 4 000. Wzór jest prosty; praca polega na ustaleniu, co wchodzi do każdej kategorii, i stosowaniu tej samej reguły za każdym razem.

Co liczy się jako koszt rekrutacji

Koszty zewnętrzne to płatności na rzecz podmiotów trzecich:

• Wynagrodzenia agencji i headhunterów
• Ogłoszenia na portalach pracy i promowane oferty
• Kampanie employer brandingowe i reklama strony kariery
• Wydarzenia rekrutacyjne, targi pracy i partnerstwa z uczelniami
• Weryfikacja kandydatów, assessmenty i testy
• Subskrypcje ATS i narzędzi do sourcingu
• Relokacja i bonusy za podpisanie umowy
• Podróże kandydatów i koszty rozmów

Koszty wewnętrzne to własne zasoby firmy wydane na zatrudnianie:

• Wynagrodzenia zespołu rekrutacji proporcjonalnie do czasu poświęconego na rekrutację
• Czas menedżerów i osób prowadzących rozmowy, szacowany jako godziny × koszt godziny
• Premie za polecenia pracownicze
• Administracja onboardingu, jeśli firma włącza ją do definicji

Dwie rzeczy zwykle się wyklucza: wynagrodzenie nowej osoby oraz koszt wakatu w czasie, gdy stanowisko było nieobsadzone. To drugie ma znaczenie i warto je śledzić, ale należy do czasu obsadzenia stanowiska, a nie do kosztu rekrutacji.

Jak używać kosztu rekrutacji

Porównuj kanały. Koszt rekrutacji według źródła pokazuje, czy agencje, portale pracy, polecenia czy strona kariery dostarczają zatrudnienia najtaniej. W połączeniu z danymi o jakości zatrudnienia pokazuje, który kanał zasługuje na większy budżet, a nie tylko który jest najtańszy.

Budżetuj i prognozuj. Jeśli plan zatrudnienia na przyszły rok to 30 osób, a koszt rekrutacji wynosi 3 500, budżet rekrutacyjny musi wynieść co najmniej 105 000 przed jakimikolwiek zmianami w strukturze czy na rynku. To ogniwo między planowaniem zatrudnienia a finansami.

Uzasadniaj inwestycje. ATS, program poleceń czy kampania employer brandingowa na krótką metę podnoszą koszty. Koszt rekrutacji przed i po to najczystszy sposób pokazania, czy się zwróciły.

Wychwytuj problemy. Rosnący koszt rekrutacji przy stałej liczbie zatrudnień zwykle oznacza dłuższy czas obsadzenia, więcej agencji lub słabsze candidate experience, przez które kandydaci odpadają na późnych etapach.

Jak obniżyć koszt rekrutacji bez obniżania jakości

1. Przechodź od agencji do własnych kanałów. Strona kariery, program poleceń i baza wcześniejszych kandydatów to jednorazowe inwestycje, które obniżają koszt zatrudnienia na lata.
2. Skracaj proces. Każda dodatkowa runda rozmów kosztuje czas i traci kandydatów. Zdefiniuj etapy, właścicieli i terminy, i usuń kroki, które nie zmieniają decyzji.
3. Wracaj do wcześniejszych kandydatów. Finaliści poprzednich rekrutacji są już zweryfikowani i często tańsi w zatrudnieniu niż start od zera.
4. Rzetelnie śledź źródło zatrudnienia. Bez tego porównanie kanałów to zgadywanie.
5. Automatyzuj administrację. Planowanie rozmów, aktualizacje statusu, oferty i dokumenty onboardingowe pochłaniają godziny rekruterów, które są kosztem wewnętrznym.

Śledzenie kosztu rekrutacji w PeopleForce

PeopleForce Recruit dostarcza mianownik i podział na kanały: każdy wakat ma pipeline ze zdefiniowanymi etapami, każdy kandydat ma źródło, a zatrudnienie jest rejestrowane przy akceptacji oferty, więc liczba zatrudnień w okresie i według źródła jest dostępna bez arkusza. Wakaty można publikować na portalach pracy i brandowanej stronie kariery z jednego miejsca, a kandydaci z poleceń są oznaczani przy wejściu. Gdy kandydat zostaje zatrudniony, profil przechodzi do Core HR z datą zatrudnienia, z którą obliczenie kosztu rekrutacji łączy się z wydatkami zaksięgowanymi w finansach. Planowanie rozmów, komunikacja z kandydatami i dokumenty ofert działają wewnątrz Recruit, więc godziny rekruterów, które składają się na koszt wewnętrzny, pozostają niskie.