Funciones
Qué agrega la integración a tu Google Workspace
Las cuentas y los datos del directorio siguen lo que pasa en PeopleForce, así que nadie vuelve a escribir en la Consola del administrador los datos de una persona recién contratada ni tiene que ocuparse, semanas después, de la cuenta de alguien que ya se fue. Más de 300 empresas la tienen conectada.
Cuentas para quienes se incorporan
Cuentas que se eliminan cuando alguien se va
Datos del directorio siempre al día
¿Prefieres decidir caso por caso? Crea o elimina una cuenta desde el menú Acciones de la persona, o agrega una acción de Google Workspace a un flujo de trabajo, por ejemplo, uno que se ejecute en la fecha de contratación o de desvinculación.
Funcionamiento
Qué datos pasan entre PeopleForce y Google Workspace
Todo va en un solo sentido, de PeopleForce a Google Workspace, en tres momentos: cuando se agrega a una persona, cada hora mientras forma parte de tu equipo y después de su salida. Nada de lo que se edita en Google se refleja en PeopleForce.
| Qué se transfiere | Dirección | Cuándo | Datos |
|---|---|---|---|
Cuentas nuevas Aprovisionamiento automático | PeopleForce Google Workspace | al agregar a una persona con correo laboral, desde Nueva contratación, al contratar a una persona candidata o por la API | correo laboral como dirección, nombre y apellido, correo personal, teléfono móvil y del trabajo, ID de empleado, puesto, líder |
Eliminación de cuentas Aprovisionamiento automático | PeopleForce Google Workspace | la noche tras la fecha de desvinculación de inmediato si la fecha ya pasó, si se elimina a la persona o si pierde el acceso | elimina la cuenta que creó PeopleForce; no se suspende ni se transfiere nada |
Actualizaciones de perfil Sincronización unidireccional | PeopleForce Google Workspace | cada hora para las personas cuyo perfil se guardó desde la última ejecución | los campos que elijas, en las cuentas que coinciden con un correo laboral; los campos vacíos se omiten |
Cuentas individuales Menú Acciones o paso de flujo de trabajo | PeopleForce Google Workspace | cuando lo ejecutas o cuando el flujo de trabajo llega al paso | crea o elimina la cuenta de una persona, como se describe arriba |
En cada campo que sincronizas, el valor de PeopleForce reemplaza lo que haya en Google cada vez que se sincroniza a esa persona: en la primera ejecución, a todas las personas, incluidas las cuentas creadas directamente en Google. Elige los campos antes de activar la sincronización.
Configuración
Cómo se configura la conexión
Una sola conexión cubre tu Google Workspace. Alguien con permisos de administración en PeopleForce la inicia, quien administra tu Google Workspace autoriza el acceso y tú eliges qué automatizar.
Instala y autoriza el acceso
Ajustes → Integraciones → Google Workspace → Instalar, a cargo de una persona con permisos de administración en PeopleForce.
Inicia sesión en Google con una cuenta de administrador de Google Workspace que pueda gestionar usuarios
Permite que PeopleForce gestione las cuentas de usuario de tu Workspace
Las personas que ya están en PeopleForce no reciben cuentas, y no se envían datos de perfil hasta que actives la sincronización
Elige qué automatizar
En la misma página de ajustes; después, haz clic en Guardar.
Aprovisionamiento automático, activado en una conexión nueva: crea cuentas para las personas que agregas y las elimina cuando alguien se va, se elimina su perfil o pierde el acceso a PeopleForce
Habilitar sincronización unidireccional, desactivada hasta que la marques: envía los cambios de perfil cada hora, con los campos que elijas
Desmarca las dos opciones para trabajar desde el menú Acciones y los flujos de trabajo
Condiciones de la integración
Qué es la cuenta, qué pasa cuando alguien se va y de qué lado queda la fuente de verdad.
El correo laboral pasa a ser la dirección de Google
Cuando alguien se va, la cuenta se elimina
PeopleForce sigue siendo la fuente de verdad
Preguntas frecuentes
Guía paso a paso en el centro de ayuda¿Crea cuentas para las personas que ya están en PeopleForce?
No. La opción Aprovisionamiento automático cubre a las personas que agregas después de activarla. Para quienes ya están en PeopleForce, y para las personas importadas desde un archivo o recontratadas, usa Crear un usuario de Google Workspace en su menú Acciones o un paso de flujo de trabajo.
¿Qué pasa con los nombres y las fotos que ya están en Google cuando activamos la sincronización?
En todas las cuentas de Google que coinciden con el correo laboral de alguien, los campos que marques se reemplazan por los valores de PeopleForce en la primera ejecución. Antes de activar la sincronización, desmarca cualquier campo que prefieras seguir gestionando en Google, como la foto.
¿Suspende o elimina la cuenta de quien se va, y cuándo?
Elimina la cuenta que creó PeopleForce la noche posterior a la fecha de desvinculación, o de inmediato si la fecha ya pasó. No existe la opción de suspender, así que primero transfiere en Google los archivos y el correo de esa persona.
¿Qué acceso obtiene PeopleForce a nuestro Google Workspace?
El permiso de administración de usuarios de Google, admin.directory.user, que cubre todas las cuentas de usuario de tu Workspace, además del perfil básico de quien hace la conexión. PeopleForce lo usa para crear y eliminar las cuentas que gestiona y para actualizar los campos que elijas. No tiene acceso al correo, los archivos ni los calendarios.
¿Podemos limitarla a una unidad organizativa o a un grupo, o conectar dos Workspaces?
Por ahora, no. Un Google Workspace se conecta a una sola cuenta de PeopleForce, y PeopleForce no asigna una unidad organizativa ni un grupo a las cuentas nuevas. Puedes moverlas después en la Consola del administrador.
¿Es lo mismo que la integración con Google Calendar o Acceder con Google?
No. Esta integración gestiona las cuentas y los datos del directorio. Google Calendar agrega entrevistas, reuniones 1:1 y ausencias a los calendarios, y Acceder con Google es una opción de inicio de sesión. Cada una se configura por separado.
